Algolia choisit Jenji pour la gestion de ses notes de frais et dépenses professionnelles, découvrez pourquoi ! Anh Thu TRINH - Responsable comptable et Julien LEMOINE - CTO

  • 150Collaborateurs
  • 274Dépenses mensuelles
  • 62utilisateurs actifs
  • 2/3Temps de traitement gagné

Ce qui nous a convaincu, au-delà de la qualité de la plateforme Jenji, c’est l’accompagnement client mené par les équipes : compréhension des attentes, aide à la mise en place des besoins spécifiques en terme d’axes analytiques notamment, amélioration constante de l’offre selon de nos remarques… Jenji, c'est une réelle équipe à l’écoute de ses clients, qui se préoccupe vraiment de la satisfaction de ses utilisateurs ! Anh Thu TRINH - Responsable comptable

La gestion des notes de frais avant Jenji, c’était comment pour Algolia ?

Chronophage, sans automatisation et en fin du mois

Comment traitiez-vous vos notes de frais sans Jenji et quelles difficultés pouviez-vous rencontrer lors de la saisie de vos dépenses ?

Manuellement, via des spreadsheets sur Google Doc, une feuille par employé et par mois. La principale difficulté est sur le fait de ne rien oublier, comme c'est une fois par mois cela nécessite un minimum d'organisation pour se souvenir de toutes les dépenses. Julien LEMOINE - CTO

Bien que pour Algolia, la gestion des notes de frais était un besoin identifié par l’ensemble des équipes, aucun processus n’était encore mis en place.

Le mode de fonctionnement était avant tout un processus très manuel, laisser à la volonté du collaborateur qui avait plusieurs possibilités pour saisir et transmettre ces notes de frais (fichier Excel, impression des justificatifs, transmission en fin de mois...).

Par la suite, la comptabilité effectuait les vérifications en fin de mois après transmission des pièces comptables par l’ensemble des collaborateurs.

Quels étaient les objectifs et les missions recherchées dans la mise en place d’une solution de gestion de notes de frais ?

“Data Driven” est le maître-mot aujourd’hui pour les équipes d’Algolia

Anh Thu, responsable du service comptabilité, nous explique la nécessité de se concentrer sur l’analyse de l’ensemble des données. L’un des enjeux de cette entreprise était de s’équiper d’une plateforme capable d’apporter une analyse approfondie et automatique des données issues des dépenses professionnelles, afin de pouvoir se concentrer sur l’analyse d’autres sources de données.

En parallèle, Algolia avait pour volonté de se débarrasser du stockage papier de leurs justificatifs, devenu problématique pour cette entreprise évoluant dans le domaine du numérique. En effet, depuis mars 2017, n’étant plus nécessaire légalement de conserver l’ensemble de ses justificatifs papier sous leur format d’origine, Algolia souhaitait une solution capable de garantir la conservation numérique des justificatifs papier, et ceux conformément à la réglementation en vigueur.

Principaux besoins

  • Automatisation du traitement des données de manière précise et efficace
  • Visualisation selon des axes analytiques précis des postes de dépenses
  • Conservation numérique des justificatifs papier

Pourquoi choisir une solution telle que Jenji ?

Pour sa personnalisation, son développement interne français, ainsi que l’accompagnement des équipes

Avant de faire notre choix, nous avions fait appel à d’autres acteurs du marché de l’expense, tel que Concur, Expensify, ou encore Cleemy, mais le produit Jenji ainsi que la qualité des réponses apportées à nos besoins par les équipes ont su faire la différence pour nous. Anh Thu TRINH - Responsable comptable

L'équipe a su nous accompagner dans le passage vers la numérisation de nos justificatifs papier, parfois complexe les nouvelles réglementations ne sont pas toujours simple à interpréter, mais l’équipe a pris le temps de nous informer de la marche à suivre et des enjeux liées au stockage de nos pièces comptables. Anh Thu TRINH - Responsable comptable

L’autre point à préciser (vivement souligné par nos équipes de développements) est que Jenji est une solution française qui effectue l’ensemble de ses développements en interne, et qui s’améliore constamment ! Comme par exemple son système de reconnaissance (OCR) basé sur l’Intelligence Artificielle, comparé à d’autres types d’acteurs de gestion des dépenses, c’est un véritable gage de confiance pour nous. Anh Thu TRINH - Responsable comptable

Comment s’est déroulée la mise en place de Jenji au sein d’Algolia ?

Le déploiement de la solution auprès de l’ensemble des collaborateurs s’est étendu sur une période d’environ 1 mois, la complexité et les spécificités de ce compte ont nécessité un suivi régulier de la part des équipes Jenji, dans le but d’ajuster les axes analytiques.

Malgré les éléments spécifiques de nos demandes, Jenji et ses équipes ont su nous accompagner dans la mise en place de l’automatisation de l’affectation des analytiques, en fonction de notre traitement analytique spécifique, merci aux équipes qui ont su appréhender nos besoins afin de nous apporter les meilleurs conseils ! Anh Thu TRINH - Responsable comptable

Après un recueil précis des besoins d'Algolia ainsi que des nombreux échanges, Nicolas André, Account Manager dédié à ce compte, a su communiquer avec l’équipe technique et ainsi prendre le temps de mettre en place les diverses règles analytiques nécessaires.

En effet, le plan Enterprise choisi par la société permet au-delà d’une simple solution de gestion l’analyse des coûts liés aux dépenses professionnelles, au moyen de graphiques générés automatiquement ainsi que de filtres. Très vite, l’équipe comptable a pu accéder en quelques clics à la visualisation et au suivi de ces données.

Bilan de l’installation de Jenji

Aujourd’hui comment avez-vous perçu le changement de processus de gestion des dépenses au sein de votre entreprise ? Qu’est-ce qui a changé dans votre manière de saisir vos dépenses ?

Cela améliore la satisfaction des employées, la saisie de la note de frais ce fait au fure et à mesure sans avoir besoin de revenir dessus. Cela ce fait au fil de l'eau après chaque dépense, c'est principalement un sujet de moins à avoir en tête car il est facile de saisir la dépense quand elle vient d'être faite. Julien LEMOINE - CTO

Que pensez-vous du fait de pouvoir jeter votre justificatif une fois numérisé ? Est-ce un réel avantage pour vous ?

Oui c'est un avantage car cela minimise la perte des justificatifs, un mois représentant parfois de nombreux justificatifs. Julien LEMOINE - CTO

Aujourd’hui, l’ensemble des collaborateurs préoccupé par la gestion des notes de frais a accès à la plateforme Jenji. Réel gain de temps à tous les niveaux : collaborateurs, managers, équipes comptables. La problématique des dépenses professionnelles est devenue une mécanique encadrée par une solution qui a su répondre aux besoins précis d'Algolia.

⅔ de temps de gagner pour la comptabilité, aujourd’hui toutes les dépenses proviennent de la même source, c’est beaucoup plus simple et rapide de valider les notes de frais à distance. Le processus manuel est oublié, tout est sur l’outil, et dès que l’on veut une dépense précise, on y accède en quelques clics. Anh Thu Trinh, Responsable comptable

Satisfaite de la plateforme Jenji, Mme Trinh, responsable comptable chez Algolia, a su trouver le soutien dont elle avait besoin auprès de nos équipes afin de comprendre et de mettre en place cette gestion automatisée.

Réelle perte de temps pour les équipes, la gestion des frais est devenue rapide et simple ! Bien que la charge de travail reste la même, désormais l’ensemble de la chaîne de traitement a pu être redéfini et ciblé afin d’uniformiser les différents processus.

Rien de plus simple pour les collaborateurs et l’équipe comptable qui observent une réelle amélioration : déclaration des dépenses au fil de l’eau via leur smartphone, suivi et traçabilité des justificatifs, plus besoin de conserver les justificatifs, analyse automatique des coûts, intégration automatique des écritures comptables au format natif Quadratus.

Petit plus, pour les équipes d’Algolia, Jenji est devenu un gage de confiance, qui permet d’apporter une clarté dans les divergences de TVA ainsi que les différents types de dépenses éligibles à la récupération de TVA.

Véritable allié pour les dépenses professionnelles, Algolia est heureux de collaborer avec une solution telle que Jenji, qui améliore au quotidien l’expérience utilisateur.

Globalement, Jenji a su répondre aux attentes de cette start-up devenue une référence dans son domaine, au moment où celle-ci ne fait qu’accroître son importance sur le marché.

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