Découvrez comment APR Europe améliore le quotidien de ses collaborateurs en déplacement à travers le monde Sébastien ARMAND - Responsable Moyens Humains

  • 70Collaborateurs
  • 350Dépenses mensuelles
  • 30k€ de dépenses mensuelles
  • 2jours par mois libérés

L'avantage c'est que l'on peut être à l'autre bout du monde, dans le désert d'Amérique du sud ou en Australie et saisir ses notes de frais à distance et rapidement depuis l'application Jenji. Un collaborateur prend une photo de sa dépense, Jenji extrait les données et elle est instantanément transférée au siège en France ; d'autant plus que c'est simple d'utilisation, même en offline, la dépense est stockée et transmise dès qu'une connexion internet est disponible. Sébastien ARMAND - Responsable Moyens Humains chez APR - Europe

La gestion des notes de frais avant Jenji

Un volume de dépenses important, complexe et coûteux

La dimension internationale de l'activité d'APR Europe requiert le déplacement de 70 de ses collaborateurs sur les plus grandes compétitions automobiles mondiales (France, Europe, Australie, Amérique du Nord). La récurrence de ses déplacements génère naturellement un volume de frais conséquent (entre 20 et 35K€/mois) de nature diverse (frais de déplacement, déjeuner clients, hébergement).

A ce jour, le traitement de ces frais était opéré manuellement sur l'ensemble de la chaîne : chaque collaborateur saisissait dans un tableau transmis en fin de mois l'ensemble des dépenses, ses champs (catégorie de dépenses, date, montant HT, montant TTC, etc) joint avec l'ensemble des justificatifs papiers ou dépenses numérisées.

Un procédé contraignant pour les collaborateurs qui perdaient beaucoup de temps à regrouper les notes de frais et qui n'avaient aucune visibilté sur l'avancement du traitement. Cela générait en bout de chaîne, un volume de frais important à valider en quelques jours à la fin du mois pour le responable. Cette perte de temps se conjuguait avec une perte de gain quantifiable pour les différents services et notamment pour la comptabilité qui passait des jours à ressaisir l'ensemble de ces données dans leur logiciel de comptabilité.

Entre le moment où je commençais et le moment où je finissais, il s'écoulait au moins 3 jours, sans compter la comptabilité qui devait ressaisir l'ensemble des justificatifs. Il y avait environ une semaine de travail.

Pourquoi choisir une solution telle que Jenji ?

La capacité d'adaptation de la plateforme est un facteur différenciant qui nous a convaincu. Au quotidien, il y a des éléments à contrôler par rapport à une mission précise, l'intérêt est de pouvoir cibler instantanément et simplement notre recherche et Jenji permet de le faire grâce à ses champs personnalisés

Chez APR, les champs personnalisés, permettant la comptabilité analytique, sont indispensables. Ainsi, quand un collaborateur génère une note de frais en déplacement, le responsable peut désormais facilement identifier à quel type d'événement ou manifestation cela correspond (par la simple création en amont de catégorie « championnat » et « circuit » par le Responsable Administratif).

Désormais, chaque collaborateur saisit ses notes de frais à l’aide de son smartphone, le système de reconnaissance pré-remplit les champs classiques inscrits sur le ticket puis le collaborateur complète les champs spécifiques directement depuis son smartphone. Le responsable peut ainsi y accèder instantanément depuis son interface et visualiser le volume global de dépenses générées en temps réel par ses collaborateurs au cours d'un évènement précis.

La capacité de Jenji à traiter de nombreuses devises, avec l’Euro c’est plus simple en Europe, mais il y a encore de nombreuses monnaies étrangères, il nous fallait un outil capable de gérer le système des devises. Jenji gère simultanément plus de 56 devises à travers le monde et permet à APR Europe de convertir directement les monnaies, en appliquant le taux de change en temps réel afin de supprimer le retraitement des devises.

L’automatisation est totale car Jenji s’intègre jusqu’à notre outil comptable Sage ! Ainsi notre service comptable est affranchi de toute ressaisie. C’est un véritable gain de temps et économique sur une tâche coûteuse à relativement faible valeur ajoutée. Grâce à son intégration native avec la majorité des ERP comptables, dont Sage, Jenji permet à cette entreprise d'automatiser l'ensemble de son processus comptable.

La mise en place de Jenji

La mise en place de Jenji au sein de notre entreprise s’est déroulée rapidement, l’intégration était facile. Au moment où je traite les notes de frais, je n’ai pas le temps d’attendre certaines réponses à mes questions, il faut pouvoir le gérer maintenant, l’équipe a su être réactif au bon moment.

Une fois l’ensemble des données du client recueillit, l’équipe Customer Success livre une plateforme de test permettant au client de tester la solution configurée pour ses usages.

Jenji propose à l’ensemble de ses clients un protocole de tests. L’objectif est simple : permettre au client de tester l’intégralité de la solution avant de commencer son déploiement.

Bilan de l’utilisation de la solution Jenji

Une gestion structurée

Ce qui a fait la différence au niveau des salariés c’est le mobile. L’expérience utilisateur, simple et intuitive, a permis de faire accepter l’idée d’un changement de processus.

La gestion est devenue très ludique, le matin, j’ouvre l’application mobile Jenji pour valider au fur et à mesure les notes de frais. Ce n’est pas la même démarche grâce à cet outil, la gestion est répartie au quotidien.

Avant, le service comptabilité passait un temps fou à gérer les notes de frais, mais grâce à une interface personnalisable et intuitive, c’est devenu très ludique.

Avec Jenji, l’entreprise APR valide ses dépenses plus régulièrement, le directeur opérationnel vérifie la mise en conformité, le responsable les valide et les transmet à la comptabilité.

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