Découvrez comment le Groupe Cadiou automatise l’intégralité de la gestion de ses dépenses Franck SEGALOU - Comptable - Service Comptabilité fournisseurs

  • 420collaborateurs
  • 302dépenses mensuelles
  • 13k€ de dépenses mensuelles

Jenji c'est un véritable confort de travail, tout est sur la plateforme, nous ne sommes plus obligés de solliciter nos collaborateurs pour récupérer leurs frais, avant il y avait toujours des justificatifs qui se perdaient, maintenant ils sont disponibles en temps réel et conservés automatiquement. Franck SEGALOU - Comptable -Service Comptabilité fournisseurs

La gestion des notes de frais avant Jenji

Une saisie longue et chronophage

Répartis sur l'ensemble du territoire français, la mise en place d'une solution de gestion de dépenses professionnelles au sein de l'entreprise devenait nécessaire.

Chaque commercial génère de nombreux frais de déplacement, l'objectif était de traiter ces dépenses plus efficacement. Doté d'une carte de frais professionnel, chaque commercial remplissait un tableau Excel, à transmettre avec ses justificatifs par voie postale, ou lors de leur déplacement au siège. Chaque semaine, la charge de travail pour un collaborateur représentait environ une demi-journée, une tâche administrative synonyme de perte de temps et sans valeur ajoutée.

Après réception des justificatifs, le service comptabilité devait ressaisir manuellement chaque donnée, afin d'intégrer ces dépenses dans leur logiciel comptable.

  • Une saisie des dépenses chronophages
  • Une transmission des justificatifs lentes et difficiles
  • Un circuit de validation et de remboursement complexe à tous les niveaux
  • Une ressaisie interminable des justificatifs dans l'ERP comptable
  • Un archivage papier accompagné des risques liés à ce mode de stockage (pertes, dégradations..)

Pourquoi choisir une solution tel que Jenji ?

Nous cherchions un moyen de gérer nos frais plus simplement : un de nos commerciaux, qui utilisait le plan Solo de Jenji, a proposé la solution à notre service comptabilité. Nous l'avons testé et Jenji a su répondre à nos attentes, nous avons consulté d'autres logiciels en parallèle, mais les autres solutions étaient trop complexe pour juste gérer des notes de frais, l'outil Jenji est intuitif, pratique et simple d'utilisation.

La mise en place de Jenji

Jenji, l'outil modulable selon les besoins de chaque client

Nous avions des attentes particulières en terme de personnalisation et d'intégration, la mise en place s'est déroulé au fur et à mesure et a mis un peu de temps avant que l'intégration soit parfaite, mais la solution était là.

Chez Jenji, nous organisons pour chacun de nos clients plusieurs ateliers de travail afin d'appréhender les divers processus de l'entreprise et comprendre leur environnement, notre outil n'est pas une solution “prête à l'emploi”, sans personnalisation. Nous ne vendons pas un outil, nous mettons à disposition une solution ainsi qu'un accompagnement personnalisé.

Notre objectif était de dérisquer la mise en place en permettant à l'entreprise Cadiou de se familiariser avec l'ensemble de nos fonctionnalités lors des protocoles de test.

Pourquoi cela est important ?

Chaque cas est différent, l'entreprise Cadiou utilise de la comptabilité analytique sous Cegid, le défi Jenji était de mettre en place l'intégration des données avant même de démarrer le contrat, afin de montrer le fonctionnement intégral de notre solution. Nicolas André, directeur de projet, chez Jenji.

L'entreprise a également été séduite par la possibilité de créer des catégories de dépenses, afin de distinguer un ensemble de dépenses par rapport à certains évènements (collaborateurs, salons, etc.).

Bilan de l'utilisation de la solution Jenji

Une solution appréciée à tous les niveaux de l’entreprise

Les commerciaux gagnent du temps et se libèrent des papiers

● une simple photo suffit, le système de reconnaissance (OCR) extrait chaque donnée utile et pré-rempli automatiquement les champs nécessaires.

●une simple numérisation suffit, chaque justificatif est conservé sous format dématérialisé grâce à la mise à disposition d’un coffre-fort électronique personnalisé. L’option Jenji Vault, en partenariat avec le groupe Docapost permet de garantir la conservation légale et opposable des pièces justificatives issues des dépenses professionnelles, lors de contrôles fiscal ou URSSAF.

Cette possibilité allège le processus pour le collaborateur, fini la saisie, la collecte et la centralisation des justificatifs tout est synchronisé instantanément.

Même les devises fonctionnent parfaitement, nous avons des commerciaux en Angleterre, avec Jenji c’est simple le montant en Euro est automatiquement compensé.

Le service comptabilité se libèrent de la saisie et les responsables contrôlent plus rapidement

Je passais du temps à tout gérer, tout contrôler, cela représentait une charge volumineuse de travail, des papiers à trier, maintenant tout est sur la plateforme c’est beaucoup plus simple. Sur un mois, il fallait une journée complète pour traiter ses notes de frais, et ce juste pour le service comptabilité.

Dans cette entreprise, le comptable valide, contrôle et rembourse seul la plupart des frais de chaque collaborateur et le directeur commercial intervient sur certaines notes plus volumineuses. L’important était de conserver une vision globale sur les frais, avec l’application Jenji, le directeur commercial accède à l’ensemble des données, ainsi il peut intervenir à tout moment et plus rapidement.

La plateforme Jenji s’adapte au rythme des dépenses effectuées par les commerciaux et permet de les contrôler au fur et à mesure, afin d’obtenir des remboursements réguliers.

Jenji c’est un confort de travail, tout est à l’écran, on est pas obligé d’aller chercher des frais, et appeler les commerciaux pour avoir un justificatif, il y avait toujours des justificatifs qui se perdaient, et là c’est remboursé sur la note réelle numérisée. C’est un gain de temps, le fait de ne pas devoir refaire une écriture comptable derrière, cela change beaucoup de chose, maintenant c’est plus du contrôle de la part du comptable que vraiment du travail.

  • Un système de reconnaissance intelligent qui extrait automatiquement les données
  • Plus aucune ressaisie pour le collaborateur et la comptabilité ainsi plus de risques d’erreurs
  • Des commerciaux qui gagnent du temps, libérés des papiers
  • Une transmission temps réel du collaborateur au comptable, contrôle repensé et simplifié
  • Une intégration automatique dans le logiciel comptable de l’entreprise
  • Suppression des frais de traitement et de transmission liés au papier et à son stockage, chaque justificatif est archivé sous format PDF dans un coffre fort électronique (Système d’Archivage Electronique)

L’entreprise Cadiou satisfaite de son nouvel outil a prévu d’équiper prochainement une entité de son Groupe « Cadiou Transport » afin d’équiper l’ensemble de ses chauffeurs.

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