La Fédération Française de Rugby lance la dématérialisation de ses notes de frais en lien direct avec son système interne de convocation, pour l’ensemble de ses acteurs, aussi bien affiliés que salariés Une révolution en interne et un gain de temps et de contrôle inimaginables avant Jenji ! Découvrez toute l’histoire...

  • 156Salariés
  • 6000Dépenses annuelles
  • 127Utilisateurs actifs

Cette organisation, sous statut loi 1901 majoritairement composée de licenciés (près de 438 144 licenciés sont à ce jour affiliés à la Fédération Française de Rugby) génère environ 6 000 notes de frais chaque année.

La difficulté et les enjeux inhérents à l’activité de la Fédération consistent en sa capacité à prendre en charge les frais d’une population d’utilisateurs à la fois très importante (+ 10 000 personnes), mais également très hétérogène (médecins, entraîneurs, joueurs, stagiaires...) et mobiles, tant en France qu’à l’étranger lors des compétitions.

La fédération accorde aux licenciés le droit de se faire rembourser leurs frais lors d’événements organisés et lorsque ceux-ci ont reçu une convocation pour ces événements. Chaque dépense doit donc être associée à une convocation nominative, traçable.

Les équipes projet de Jenji ont réussi à identifier précisément les contraintes à prendre en compte, et à proposer des axes d’amélioration et d’automatisation inenvisageables jusqu’alors par les équipes de contrôle de la FFR, grâce à l’intégration automatique en comptabilité analytique des informations liées à la convocation.

Cette intégration comptable sophistiquée a pu être réalisée car chaque fonctionnalité de la plateforme Jenji est disponible en API, Interface Applicative de Programmation qui permet d’établir des connexions entre plusieurs logiciels pour que ceux-ci puissent échanger des données. Ainsi, dans le cadre de la Fédération Française de Rugby, Jenji a mis en place un connecteur dédié permettant de récupérer les données de chaque convocation créée dans le système interne à la FFR. Ces données sont ensuite stockées dans un espace Jenji dédié à l’organisation FFR. Lors de la création d’une dépense, le licencié accède ainsi uniquement aux données privées de sa convocation. Les données de la convocation sont ensuite associées aux axes analytiques pour être mises à disposition lors de la génération des écritures comptables en fin de mois.

Le workflow de validation dynamique de Jenji a également permis de résoudre un problème complexe dans l’automatisation du contrôle et de la validation des dépenses. En effet chaque convocation de la FFR est associée à un code de suivi budgétaire. Les Managers de la FFR sont organisés pour se partager la responsabilité du contrôle et du suivi des différents budgets. Le workflow dynamique de Jenji a permis d’associer dynamiquement le bon Manager pour chaque dépense en fonction du code budgétaire détecté automatiquement sur la convocation. Auparavant cette association était faite manuellement par des équipes internes qui devaient acheminer les dépenses dans chaque service.

Cette automatisation et ce confort d’utilisation permet de supprimer une tâche chronophage, initialement gérée par le siège et nécessaire pour identifier le responsable en charge de la validation des notes de frais de l’évènement.

Le déploiement de la solution Jenji a ainsi été réalisé de manière progressive, en validant très tôt la solidité technique de la solution, ainsi que sa parfaite intégration au sein de l'écosystème de la FFR sur un panel d’utilisateurs de test déterminé en amont.

Retrouvez prochainement le témoignage de Jeanne Teillac, Responsable du numérique à la Fédération Française de Rugby, et comment Jenji a pu révolutionner le quotidien des collaborateurs internes de la FFR.

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