Découvrez comment Keensight Capital a mis en place la dématérialisation de ses notes de frais avec Jenji Adrien VAN EYNDE - Directeur financier

  • 25Collaborateurs
  • 200Dépenses mensuelles
  • 10k€ de dépenses mensuelles
  • 2/3Temps de traitement gagné

Jenji s’inscrit comme la solution pionnière de notre démarche de digitalisation. Les performances de l’outil et le gain de temps induit pour les équipes de Keensight Capital nous ont conforté et nous poussent à poursuivre activement cette démarche au-delà de la gestion des notes de frais. Adrien VAN EYNDE - Directeur financier chez Keensight Capital

La gestion des notes de frais avant Jenji

Un processus manuel, centré sur une personne, et avec une analyse limitée

Comme la plupart de nos clients, la gestion des dépenses professionnelles chez Keensight Capital était une tâche pénible et chronophage. L’équipe Jenji a su répondre aux besoins et accompagner la démarche de dématérialisation menée par cette société.

En fin de mois, notre assistante de direction récoltait de la part des collaborateurs l’ensemble des justificatifs (tickets de caisse, justificatifs de parking, de repas…) et les saisissait dans un fichier Excel. Le défi était de traiter les dépenses rapidement afin de permettre le remboursement dans les meilleurs délais. Ce n’était pas toujours une tâche facile, et cela nécessitait d’échanger en permanence avec les collaborateurs pour récolter les détails et les informations relatifs à chaque note de frais.

Avant Jenji, aucune action n’était réalisée par les collaborateurs sur leurs notes de frais, le rôle de l’assistante de direction était de saisir l’ensemble des justificatifs, sans pré-saisie de la part des employés, cette tâche secondaire et sans grande valeur ajoutée était pour elle très chronophage.

La transmission et la conservation des justificatifs se faisaient au format papier : à la fin de chaque fin de mois, un fichier Excel était imprimé pour permettre la vérification des dépenses par la direction.

L’analyse des coûts liée aux notes de frais par la direction financière était rendue ardue et limitée par le caractère manuel du processus.

Dans quelle démarche s’inscrit le besoin d’automatisation de la gestion des dépenses ?

En forte croissance, la société a vu son effectif augmenter et son volume de dépenses professionnelles devenir difficile à gérer de façon manuelle. L’automatisation et le contrôle des coûts étaient devenus nécessaires. Investissant notamment dans le domaine du numérique, la réorganisation de ses processus internes devait naturellement s’orienter vers les nouvelles technologies.

Nous gérons des fonds investissant dans le domaine du numérique, le fait de fonctionner manuellement et le fait de devoir conserver des documents papiers n’était pas cohérent avec la dynamique de notre société.

Pourquoi choisir une solution telle que Jenji ?

La société a eu l’occasion de tester plusieurs solutions d’expense management : plus chère, moins intuitif et avec un taux de reconnaissance de caractère (OCR) nettement plus faible et plus long comparé à ce que nous proposons.

Plusieurs facteurs ont été déterminant pour Keensight Capital :

Notre structure et nos équipes

  • une équipe à l'écoute des besoins
  • une qualité de service ainsi qu’une proximité pendant les échanges
  • une solution française en forte croissance et experte dans son domaine, basée sur les nouvelles technologies

Notre produit

  • un outil simple et intuitif pour les équipes
  • une plateforme adaptable au processus et à la taille de l’entreprise
  • un système de reconnaissance de caractère (OCR) fiable et performant

Notre solution

  • une option valeur probante des justificatifs en partenariat avec Docapost, une filiale du Groupe LaPoste, qui garantit l’opposabilité fiscale et URSSAF des justificatifs papier numérisés en cas de contrôle.
  • un impact environnemental (ESG), grâce à Jenji la société n’imprime plus les justificatifs, ni les feuilles Excel.
  • une vision financière apportée aux données, grâce à la possibilité d’inclure des axes analytiques et d’effectuer de la refacturation.

Les dépenses engagées par les salariés peuvent être réparties analytiquement. Dès qu’un collaborateur intègre une dépense, l’information est optimisée grâce à Jenji.

La mise en place de Jenji

Après une phase de test prolongée et le traitement de points techniques, l’utilisation de Jenji a été généralisé à l’ensemble des salariés depuis avril 2018. L’outil a été parfaitement adopté par l’ensemble des équipes.

Les collaborateurs ont très vite assimilé l’utilisation de la plateforme et la mise en place a été un succès. Ce qui leur plaît, c’est de pouvoir le faire en temps réel, c’est intuitif et sans papier ! Nous ne souhaitions pas imposer à nos collaborateurs plus de 30 minutes pour saisir quelques notes de frais, grâce à Jenji, chaque dépense est saisie en quelques secondes, et ce sans ressaisie !

Le risque était avant tout l’onboarding des salariés, qui avaient pour habitude de transmettre en fin de mois les tickets directement à la personne en charge des dépenses. Le défi était d’intégrer une nouvelle étape dans le quotidien des collaborateurs, une étape simple et rapide, défi réussi !

Bilan de l’utilisation de la solution Jenji

Globalement, l’acquisition d’une solution de gestion des notes de frais a permis de structurer cette tâche. Le changement a eu un impact positif sur les équipes, et sur le temps passé par l’équipe financière.

Le temps consacré au traitement des notes a été divisé par 3 environ (de 15h à 5h par mois)

L’assistante de direction a conservé son statut de manager en charge de la vérification des dépenses, mais la manière de le faire a évolué.

Grâce à la vision financière que Jenji apporte à chaque donnée, l’entreprise gère en quelques clics ses dépenses et visualise l’ensemble des coûts liés aux dépenses professionnelles grâce à l’intégration d’axes analytiques.

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