Mdoloris relève le défi de gérer des dépenses professionnelles dans le monde entier, instantanément converties dans la devise de l’utilisateur et du système comptable, et immédiatement conservées au format électronique dans un coffre-fort Un déploiement réellement 360° pour une start up mondiale de haute technologie !

  • 30Collaborateurs
  • 650Dépenses mensuelles
  • 15Utilisateurs actifs

Entreprise fondée sur les nouvelles technologies, Mdoloris recherchait une solution 100% numérique pour ses collaborateurs. Jenji a répondu en quelques semaines à l’ensemble des besoins de ce client ayant des commerciaux qui interviennent à travers le monde entier : dématérialisation de leurs dépenses professionnelles, certes, mais également gestion des devises (récupération des cours de 56 devises en temps réel), workflow de validation et interfaces adaptées aux besoins de l’ensemble des équipes, jusqu’à la réconciliation des données comptables.

Les commerciaux Mdoloris résident en effet dans le monde entier Etats-Unis, Mexique, Malaisie, République tchèque, Portugal, Espagne, France, Allemagne ou encore Pologne) et doivent rendre des comptes à la maison mère sur leurs dépenses professionnelles. Jenji permet à ses utilisateurs de convertir automatiquement et instantanément les dépenses saisies en devises étrangères dans la devise principale du pays de résidence du de l’utilisateur. Ainsi à chaque clôture des frais de fin de mois, le remboursement s’effectue selon la devise du pays et sur le compte personnel du commercial.

Le caractère très mobile des populations à gérer a été le défi relevé par Jenji, non seulement à travers la gestion temps réel des devises, mais surtout grâce à l’option de coffre fort électronique à valeur probante proposée par Jenji* qui permet à l’utilisateur où qu’il soit dans le monde de jeter son justificatif dès qu’il l’a numérisé (photographié avec son mobile par exemple), le fichier dématérialisé étant opposable en cas de contrôle fiscal ou URSSAF. Jenji créé en quelques secondes une dépense, et sauvegarde instantanément la copie numérique et fiable du justificatif dans un coffre-fort à valeur probante. Plus de pertes de justificatif pour les collaborateurs qui n’ont plus besoin de conserver ni de transmettre par voie postale les reçus papier.

D’un point de vue comptabilité également, la chaîne de traitement des dépenses est aujourd’hui parfaitement automatisée grâce à Jenji : une fois validée, la dépense ne nécessite aucun retraitement manuel, la charge de travail est ainsi nettement réduite et les contrôles assurés : une solution réellement 360° sur l’approche des dépenses professionnelles, pour tous les acteurs de l’entreprise.

Retrouvez prochainement le témoignage de Charlotte Desmedt, International Sales Administrator, en charge notamment de la gestion administrative des dépenses professionnelles de l’ensemble des collaborateurs de Mdoloris.

*En partenariat avec Docaposte, filiale du Groupe La Poste.

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