L'intégration de vos notes de frais en comptabilité

Quel journal pour ses notes de frais ?

Le journal comptable pour vos notes de frais dépend de votre ERP comptable et de vos préférences. Classiquement, en France, on rencontre deux cas. Le premier est le journal des opérations diverses (OD) qui récupère les écritures comptables issues des notes de frais. Le second est le cas où il existe un journal dédié, souvent nommé NDF.

Comment intégrer ses notes de frais en comptabilité ?

L’intégration des dépenses professionnelles en comptabilité est une étape indispensable pour toute entreprise, le tout est de savoir comment ? Petite, moyenne ou grande entreprise, chacune est confrontée à la même problématique, mais plusieurs méthodes sont utilisées.

Traditionnellement, on retiendra le tableau Excel, avec diverses catégories regroupant l’ensemble des dépenses transmises par chaque collaborateur en fin de mois à l’équipe comptabilité de son entreprise. Une tâche chronophage et perte de temps, chaque fichier et chaque écriture comptable devant être retraité, unifié et complété avant d’être intégré à la comptabilité de l’entreprise. Une opération compliquée, non adapté et non optimisé pour une entreprise.

Aujourd’hui, pour les plus numériques d’entre elles, il est possible de saisir ses dépenses depuis un logiciel de gestion qui transfère automatiquement chaque écriture comptable instantanément, et ce sans aucune ressaisie pour le collaborateur, ni pour le service comptable. Oublié la problématique de gestion, le logiciel se connecte à votre outil comptable pour déverser l’ensemble de vos dépenses, et générer automatiquement vos écritures comptables au format natif.

En savoir plus…

Qu'est-ce que la comptabilité analytique en matière de dépenses professionnelles ?

Outil de gestion utilisé au sein d’une entreprise par l’équipe financière pour l’analyse des coûts, l’analyse des données des dépenses est souvent délaissée par manque de temps. Intégré en comptabilité, ces données sont que très rarement retraitées par les équipes. Hors, une analyse plus précise de ces chiffres est la plupart du temps indispensable pour faire des économies. Le fait de mettre en place un système de comptabilité analytique rattaché aux dépenses professionnelles de l’entreprise va permettre d’identifier les détails de chaque poste de dépenses, par catégorie, et ainsi visualiser les performances économiques de l’entreprise.

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises choisissent d’automatiser cette tâche, en adoptant un logiciel de gestion dotée d’une plateforme consacrée à l’analyse financière des dépenses. Ainsi, chaque entreprise prend le contrôle de ses dépenses, et en déduit des enseignements pour réaliser des économies et structurer ces processus internes.

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