Conservation de vos notes de frais

Combien de temps doit-on conserver ses notes de frais ?

Le délai de conservation des notes de frais doit respecter différents textes et délais de prescription. Selon, l’article L123-22 du Code de commerce, "les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans", la prescription des pièces est de 10 ans en matière de comptabilité. Mais le délai de prescription est différent d’un point de vue URSSAF et fiscal, le délai est réduit à 3 ans et l’année en cours.

Quelles sont les règles fiscales en matière de note de frais ?

En matière comptable, le Code Général des Impôts prévoit que les justificatifs sont des pièces susceptibles d'être contrôlés par l'admnistration fiscale. Tout assujetti à ce contrôle est dans l’obligation de se soumettre à la vérification des pièces et documents comptables, comme prévu par l’article L.13 du LPF. La période fiscale de conservation est de 6 ans pour le support papier et 3 ans pour le support informatique.

Comment conserver ses notes de frais ?

Aujourd'hui, l'article L120B du Livre des procédures fiscales offre la possibilité aux entreprises de conserver sous forme numérique leurs documents et pièces établies ou reçus sur support papier ou sur support informatique pendant la durée légale. Une entreprise a donc deux possibilités, conserver ses justificatifs papier ou conserver ses documents informatiquement après numérisation.

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