Tout ce que vous devez connaître à propos des notes de frais

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est une dépense générée par le collaborateur dans le cadre de son activité professionnelle. Chaque salarié a le droit au remboursement de ses frais par l’employeur. Afin de permettre le remboursement, chaque collaborateur transmet l’ensemble de ses dépenses à son entreprise accompagné de leurs justificatifs.

Qu'est-ce qu'un justificatif de note de frais ?

Un justificatif de note de frais est une facture contenant l’ensemble des données utiles afin de garantir le remboursement de la dépense générée par le collaborateur auprès de son entreprise. Ce document est exigé par l’entreprise afin de garantir l’existence de cette dépense et le caractère professionnel de la dépense. Mais aussi exigé d’un point de vue comptable, fiscal et URSSAF en cas de contrôle.

Comment remplir une note de frais ?

Une note de frais se présente sous différents formats selon le type de dépenses. Lors de la saisie de ses frais, il convient de respecter certaines règles. Habituellement, chaque dépense doit inclure le nom du commerce, le montant (HT, TTC), la date, la catégorie de dépenses et le moyen de paiement utilisé. Il existe des particularités pour certaines dépenses. Les frais de repas doivent inclure le nom de l’invité en cas de rendez-vous client ainsi que le motif de l’invitation. Les frais d’hébergement sont remboursables lorsque le collaborateur se situe soit à plus de 50 km de son domicile, soit dans une zone nécessitant plus de 1h30 de transport pour y accéder. Les frais de déplacement doivent comporter la nature de la mission.

Que peut-on inclure dans la catégorie des notes de frais ?

Une dépense est reconnue comme une note de frais lorsqu’elle est réalisée dans les besoins et l’intérêt de l’activité professionnelle d’un collaborateur. Le collaborateur peut déclarer des frais de repas, des frais de déplacement (kilométriques et transports en commun), des frais d’hébergement et frais divers (achats de matériels …).

Comment se faire rembourser une note de frais ?

Chaque entreprise a l’obligation de rembourser les frais de ses collaborateurs engagés pour les besoins et dans l’intérêt de son activité professionnelle. L’employeur choisit entre le remboursement au réel ou l’indemnisation forfaitaire. Dans le cas d’un remboursement au réel, chaque collaborateur se doit de remplir et de conserver chacune de ses notes de frais accompagnées de son justificatif. Si l’employeur opte pour l’indemnisation forfaitaire, le collaborateur n’a pas besoin de transférer ses justificatifs à son employeur, il recevra une somme forfaitaire définie lors de la signature du contrat de travail.

Délai de remboursement d’une note de frais ?

Le remboursement des notes de frais d’un salarié est une tâche chronophage pour l’entreprise, le manager valide la dépense, le service comptabilité vérifie la conformité de la note et le service financier valide le remboursement. En fonction du processus mis en place par le service financier ou comptable, les délais sont plus ou moins long (tableau Excel ou logiciel de gestion). La loi ne se prononce pas clairement sur les délais légaux pour une note de frais, elle dispose que “l'action en paiement ou en répétition du salaire se prescrit par trois ans à compter du jour où celui qui l'exerce a connu ou aurait dû connaître les faits” (Article L3245-1 du Code de travail). Mais la jurisprudence considère que le collaborateur qui ne respecte pas le délai de transmission des pièces justificatives prévu par une “note de service” ne peut obtenir le remboursement (arrêt de la Chambre sociale de la Cour de cassation - 29 septembre 2009). L’employeur est dans l’obligation de rembourser ces frais dans un délai dit “raisonnable”, généralement défini par l’entreprise.

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