Gestion des notes de frais :
choisir un logiciel dédié,
pourquoi, comment,
avec quelles économies à la clé ?

Le développement du numérique et la multiplication des outils technologiques ont entraîné l’essor de logiciels spécialisés sur différents types de marché, notamment en matière de gestion note de frais ; plus ou moins efficaces, plus ou moins intelligents, plus ou moins connecté. Si dépense professionnelle rimait classiquement avec contraintes et perte de temps, ce domaine a considérablement évolué en capitalisant sur les nouvelles technologies et les offres se sont multipliées ; la question est lequel choisir, avec quel gain, en temps, en argent, en efficacité opérationnelle ? Car pour toute entreprise qui se développe, une solution de gestion automatisée devient indispensable et ne peut être que bénéfique, mais toutes ne proposent pas des moyens de contrôle efficaces ou encore une bascule directe dans votre comptabilité, vos écritures comptables, sans ressaisie et, ce, instantanément.

La question à se poser n’est donc plus aujourd’hui, pour tout chef d’entreprise ou directeur financier, s’il a besoin d’un logiciel de gestion de notes de frais mais comment, pour quel usage, avec quelle facilité de mise en place et quelles types de fonctionnalités ? Le tout à travers une approche ROIste qui doit être adaptée à chaque taille de structure, chaque organisation.

Déclarer ses frais professionnels ? C’est long, compliqué et, au final, coûteux. Selon une étude réalisée par HRS et la Fondation GBTA, le coût moyen pour le traitement d’une seule note de frais est de 53 €. Mais ça, c’était avant… Découvrez les solutions du marché qui transforment une tâche chronophage, synonyme de perte de temps, sans véritable plus value, en un processus pratique et fluide, automatisé en temps réel, qui va faciliter contrôle et prise de décision.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Ce terme rime avec dépense professionnelle. Dans un contexte salarié et employeur, les frais professionnels (1) sont les dépenses effectuées par le salarié ou le collaborateur, dans le cadre de son activité professionnelle, que l’employeur se doit de lui rembourser. Ces dépenses relèvent bien entendu de certaines catégories bien déterminées, selon le statut du salarié, et sont soumises à des règles précises, fiscales ou juridiques ; cela induit également, potentiellement, la traçabilité nécessaire en cas de contrôle. Autant de contraintes qui pèsent aussi bien sur les salariés que sur les chefs d’entreprise.

Comment fonctionne un logiciel de gestion de notes de frais ?

Un logiciel de gestion de notes de frais est une plateforme polyvalente, capable de vous accompagner dans les actes du quotidien liés au management des dépenses professionnelles. Il centralise et optimise en un seul flux l’ensemble des étapes d’une dépense professionnelle : numérisation, déclaration, transmission, validation, génération automatique des écritures comptables, export instantané en comptabilité, et enfin remboursement. Il est destiné à tout type d’utilisateur, et est capable de s’adapter à tous les profils : petites, moyennes, grandes entreprises, freelance, professions libérales dès lors que vous effectuez des notes de frais à titre professionnel. Du collaborateur, à l’indépendant, en passant par les assistants, les experts comptables, en euro ou dans une autre devise, chacun doit pouvoir trouver à travers la solution logicielle la réponse à son besoin spécifique. En effet, bien que les plateformes en ligne de gestion de notes de frais ont fleuri ces dernières années, l’important est d’analyser les fonctionnalités de chaque plateforme, ainsi que sa capacité à évoluer dans les prochaines années afin de trouver la solution qui conviendra le mieux à l’environnement spécifique de votre entreprise.

Concrètement, les logiciels les plus complets vous permettent d’enregistrer numériquement en temps réel votre justificatif, soit par la prise d’une photo à l’aide de votre smartphone soit par l’import d’un fichier PDF. Dans les deux cas, le fichier numérisé est analysé instantanément sur certains logiciels, capables de détecter les informations et de les réécrire informatiquement grâce à leur système OCR (2) ; cette opération est entièrement automatique ! Aucune ressaisie des dépenses n’est alors nécessaire, une simple vérification suffit. Dès l’enregistrement, le logiciel transmet le justificatif aux valideurs, qui ont alors la possibilité, en temps réel, de confirmer le remboursement afin de le transmettre au service comptabilité directement. La plupart des logiciels proposent ces fonctionnalités de base, la différence pouvant alors se faire sur la qualité de l’OCR et des systèmes d’alertes lorsqu’il y a de nombreux profils différents dans l’entreprise (assitant, manager valideur, comptabilité…).

En dehors de ce fonctionnement basique, d’autres logiciels ajoutent des fonctionnalités plus ou moins pertinentes selon les utilisateurs, qui accéderont à plus d’options en fonction de leurs besoins. A titre d’exemple, une solution réservée aux experts comptables permettra d’accéder via un portail Web à la gestion de l’ensemble des dossiers du Cabinet. Toujours dans le domaine des experts comptables, certains logiciels sont compatibles avec des logiciels de traitements comptables pour qu’il n’y ait aucune ressaisie ; d’autres, mieux, sont capables de gérer des développements spécifiques, sur devis, pour s’adapter à n’importe quel système comptable et n’importe quels circuits de validation. C’est précisément dans la simplification des actions de saisie et de transmission des information que ce type de logiciels trouve toute sa justification.

4 raisons de s’équiper d’une application de note de frais

1. Sécurité et traçabilité renforcées

Chaque élément est déclaré en temps réel, ainsi plus de risque de pertes de justificatifs, ni de détérioration du papier dans le temps, puisque tout est numérisé et stocké informatiquement.

Valeur probante des supports numériques : Certaines solutions de notes de frais offrent même la possibilité de ne plus se soucier de l’avenir de vos justificatifs après numérisation. Ils sont automatiquement envoyés dans un coffre-fort électronique, qui va constituer un archivage conforme auprès d’un tiers de confiance, archivage opposable en cas de contrôle URSAFF ou fiscal, et ce en parfaite conformité. Grâce à l’évolution récente de la législation sur le sujet qui reconnaît officiellement la valeur légale d’un document numérisé (3), certaines solutions ont fait le choix d’intégrer les conditions ainsi que des modalités d’archivage légal dans leur processus utilisateur. Finis les risques d’erreur humaine, puisque toute la chaîne est automatisée, et garantie sans ressaisie par le service comptabilité.

Fraude évitée : Enfin, ce type de logiciel est un outil de lutte contre la fraude, puisqu’il détecte automatiquement les déclarations en double, et vous alerte ; il empêche également la fraude qui pourrait provenir d’une modification du document justificatif, au niveau du montant ou même de la date.

2. Données accessibles instantanément

L’un des inconvénients dans la déclaration traditionnelle des dépenses professionnelles est qu’une fois transmise, celles-ci sont conservées au mieux dans des cartons au pire sur un coin de bureau, et sont accessibles seulement à la fin du mois par le service responsable de cette gestion qui réclame les originaux et oblige à de fastidieuses et coûteuses photocopies. Par la suite, il est encore plus compliqué d’y accéder puisque, bien souvent, elles sont stockées par une entreprise extérieure responsable de l’archivage.

Accessibilité et information temps réel : L’évolution du numérique facilite grandement l’accès à ces données, consultables par tous les acteurs de la chaîne, du collaborateur auteur de la dépense, à l’équipe en charge du remboursement, en passant par le manager et enfin le directeur financier, en particulier en cas de contrôle d’un organisme d’Etat. Chaque personne ayant un intérêt de consultation, de modification ou de validation dans ce processus va pouvoir accéder à distance et instantanément à ces données, avec les droits d’action qui lui sont propre. Et ce, sans limite dans le temps ! Les logiciels historisent en effet toutes les dépenses et proposent pour la plupart des fonctions de recherche avancée, par typologie, date, lieux… permettant de s’y retrouver aisément et, surtout, rapidement.

3. Gain d’argent quantifiable immédiatement

L’investissement dans ce type de logiciel engendre certes un poste supplémentaire de dépenses sur votre budget mais il est souvent négligeable et il faut le considérer comme un véritable investissement gagnant ! En termes de ROI (“Return On Investment”), suite à l’adoption de ce type de solution, c’est 2 à 3% de TVA qui est récupérée au regard de la loi française sur le total de vos dépenses, ce qui n’est pas insignifiant, faites le calcul vous-même !

Mais comment est-ce possible ? L’enregistrement d’une dépense étant une tâche contraignante et décourageante, le service comptabilité n’a bien souvent pas le temps d’enregistrer les dépenses non significatives. L’accumulation de cette “petite” TVA n’est donc pas récupérée, puisque non comptabilisée lors de la déclaration de TVA déductible faite à l’Etat. Et tout ce qui n’est pas déduit est une perte sèche pour chaque professionnel.

Grâce à un logiciel de gestion des notes de frais, le mécanisme est différent, les feuilles excel n’existent plus, le logiciel extrait automatiquement la TVA de chaque justificatif enregistré par un simple scan de la note de frais. Ainsi, toutes ces données sont directement transmises au service comptabilité et inscrites sur une ligne comptable dans le bilan du professionnel. Au final, le volume de TVA déductible est plus conséquent, ce qui permet de réduire l’enveloppe de la TVA collectée que doit récupérer l’Etat.

4. Gain de temps

Gain en termes de retour sur investissement, mais également gain de temps pour tous les acteurs de la chaîne, principalement ceux chargés de saisir, ou ressaisir, ces données ; comptables, bien sûr, mais aussi assistants ou collaborateurs, en particulier lorsqu’il est à l’autre bout du monde. Ainsi, ce gain s’accompagne d’une plus grande efficacité, puisqu’ils peuvent se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée et non administratives. Il en est de même pour les analystes financiers, qui accèdent à chaque type de dépenses automatiquement, sans avoir besoin de les saisir en amont. De plus, ces logiciels intelligents analysent la dépense, interprètent les données et effectuent une première analyse des chiffres, afin de faire ressortir l’essentiel, et ainsi détecter les éventuelles anomalies ou calculer la TVA directement.

Derrière la promesse de gain de temps et d’argent, se cachent toutefois de grandes disparités et les logiciels de gestion de notes de frais proposent des solutions plus ou moins complètes, des parcours plus ou moins fluides, des fonctionnalités plus ou moins personnalisables et évolutives dans le temps. L’approche traditionnelle des “gros” progiciels, par exemple, les rend souvent très attractifs en termes de complétude des fonctionnalités, et de packaging marketing, mais aussi très peu voire pas du tout évolutifs si votre organisation a des spécificités en termes d’organisation et/ou de systèmes informatiques de comptabilité. Certaines solutions proposées sont également plus intuitives que d’autres dans le parcours et la compréhension des écrans ; il faudra alors trouver un juste milieu entre une solution intuitive, et un Service client capable de répondre clairement et rapidement aux besoins d’assistance lors de la mise en place de l’outil.

Les éléments clefs à retenir dans votre décision, en dehors du prix bien sûr, seront donc la flexibilité des solutions et leur facilité de prise en mains, en particulier quand de nombreux profils interviennent dans les processus.

Quelques conseils supplémentaires pourront vous aider à vous faire votre propre opinion de la solution qu’il vous faut.

Les bonnes questions pour se repérer dans les logiciels de gestion de notes de frais

Le type de technologie : Une des divergences possibles entre les plateformes tient à la technologie employée. Il est donc nécessaire de s’intéresser au type d’OCR développé pour l’extraction des données, c’est-à-dire à l’efficacité de la reconnaissance optique de caractères, le mécanisme devant permettre d’extraire des informations de documents scannés, de fichiers PDF, ou encore de photos numérisées. Cette technologie relève de la désormais bien connue “intelligence artificielle”, plus précisément de la technologie dite de “deep learning” qui la révolutionnent. Le “deep learning” consiste en l’assimilation d’un ensemble de méthodes d’apprentissage automatiques, basée sur un réseau artificiel de neurones qui s’enrichit automatiquement des différentes informations, et qui évolue de manière autonome afin d’améliorer sa performance en terme de reconnaissance. Cette technologie s’enrichit au fur à mesure de son utilisation, ce qui signifie que plus il y a de données enregistrées, plus la technologie se perfectionne et avec elle sa capacité à extraire de façon parfaite les informations scannées.

L’interface d’utilisation : Au-delà, de la partie technique, votre logiciel vous accompagnera au quotidien, il doit donc vous convenir en termes d’interface et de confort d’utilisation. Car derrière le célèbre “parcours utilisateur” se joue l’enchaînement fluide des étapes, la facilité de compréhension des rubriques, la capacité de recherche dans une bibliothèque de documents et d’informations qui va vite devenir considérable, la possibilité d’extraire et de basculer les données du logiciel dans un autre, la typologie des dépenses, la personnalisation des écrans… Et sur ce sujet, jugez-en par vous-même à travers les vidéos de démonstration ou les plans gratuits que proposent souvent les acteurs : et vous verrez qu’il y a de grandes disparités. Or le gain en efficacité et en temps passera d’abord par une “adoption” facile de la solution par tous ses profils (culturellement et “informatiquement” très différents) d’utilisateurs, ensuite par une utilisation parfaitement intuitive au quotidien, avec un nombre de clics limités.

Le temps réel et l’orientation données : Autre piste importante d’analyse, celle de la capacité du logiciel à fournir un service en temps réel, à la déclaration, certes, mais également après… De nos jours, il paraît complètement hors d’usage de ne plus déclarer ses dépenses en temps réel, afin de les comptabiliser instantanément, dès lors que la technologie existe. Ce type de logiciels vous fait donc réellement gagner du temps, au moment de la saisie. Mais du temps, vous pouvez également en gagner grâce à un logiciel de gestion des dépenses professionnelles qui s’inscrive dans l’ère du “Big data”, c’est-à-dire qui soit capable de réagir en temps réel à un volume de données important et de retraiter ensuite ces données en fonction de règles de contrôle ou d’agrégation pré-établies. Le second axe de gain de temps est donc l’exploitation de votre dépense, qui a plus de valeur que le simple chiffre enregistré, et permet des optimisations financières et fiscales.

La capacité de connexion aux solutions d’entreprises : Lors du choix de votre logiciel, il est utile de vérifier sa capacité de connexion aux autres logiciels ou API que vous utilisez (logiciels comptables, de gestion ou encore de communication). Cette possibilité de connexion sera indispensable pour profiter de toute l’efficacité de votre nouveau logiciel et vous assurer qu’il ne sera pas un électron libre “de plus” et s’intégrera parfaitement à l’éco-système d’outils de gestion déjà présents dans votre entreprise : à cette condition, et seulement à cette condition, il vous facilitera réellement la tâche dans l’automatisation de vos processus. Chaque logiciel étant différent, chacun a la possibilité de collaborer avec votre existant avec plus ou moins de précision, plus ou moins d’agilité ou de temps de mise en place et enfin plus ou moins de flexibilité si vos systèmes informatiques sont peu connus, voire propriétaires...

Le nombre de devises disponible : Si vous avez l’habitude de passer des “expenses” à l’international, par exemple lors de voyages d’affaires, il faut également vous intéresser aux différentes devises que votre plateforme sera capable d’enregistrer. Certaines plateformes sont riches d’un panel large de devises ; d’autres non. Et contrairement à ce que l’on pourrait penser, cela ne concerne pas que les entreprises internationales ! Ainsi, chaque dépense sera automatiquement convertie et ce sans contraint ou risque de recalcul.

Phase de test Phase de test : Après avoir sélectionné un logiciel, vous aurez parfois, pas toujours, la possibilité de tester gratuitement la solution sur un laps de temps déterminé. Certaines entreprises vont même jusqu’à vous proposer une solution utilisable en mode “simplifié”, gratuitement, et ce sans limitation dans le temps. Quelle que soit la solution vers laquelle vous pensez vous diriger : testez-là, car c’est encore une fois de l’usage quotidien que viendra la véritable efficacité en terme de gain de temps.

Ces solutions matures et reconnues sont déjà adoptées par de nombreux professionnels ! Leur efficacité est parfaitement mesurable. Alors, qu’attendez-vous ?