La valeur probante révolutionne les notes de frais :
bienvenue dans un monde 100 % numérique

L’évolution de notre société vers le « tout numérique » contraint le législateur à s’adapter aux nouvelles méthodes de travail des professionnels, autour de l’encadrement du monde numérique ; les règles évoluent et, avec elles, les process se modernisent. De grandes avancées ont été faites dans la réglementation de la valeur des données numérisées, impactant directement le mode de conservation des dépenses professionnelles et, donc, l’efficacité de leur gestion.

Ainsi, la loi de finance rectificative du 29 décembre 2016 par son article 16 a assoupli les règles fiscales en matière de conservation de documents comptables et de leurs pièces justificatives afin de permettre aux entreprises de conserver sous forme numérique leurs factures établies ou reçues. Cette loi s’est accompagnée d’un arrêté en date du 22 mars 2017 édicté par le Ministère de l’économie et des finances venant définir les modalités de numérisation ainsi que la date d’entrée en vigueur du texte.

La méthode classique antérieure à la loi de finance rectificative du 29 décembre 2016 : une méthode parfaitement obsolète.

Antérieurement, la loi, par son article L102B du livre des procédures fiscales, disposait que les factures émises ou reçues par l’entreprise devaient être archivées seulement sous leur format d’origine, en version papier ou électronique, jusqu’à la fin de la période fiscale de 6 ans pour le support papier et de 3 ans pour le support informatique. Cela signifiait que la facture numérisée d’origine papier n’avait aucune valeur légale, et donc aucune valeur fiscale.

Quand bien même la loi ne prohibait pas la numérisation de ces dépenses professionnelles, elle limitait leur portée. En effet, un professionnel qui, pour une question pratique, souhaitait conserver ses données sous forme numérique était dans l’obligation de conserver l’original sous forme papier en cas de contrôle fiscal ou URSSAF. Obligation qui présentait un désavantage significatif en termes de gestion, d’archivage, de sécurité, de fiabilité, mais aussi en termes de coût, coût induit par le stockage physique des documents.

L’apport de la nouvelle loi : la reconnaissance de la valeur probante de l’archivage numérique.

La modification de l’article L102B va permettre la transformation des habitudes des professionnels. Le législateur offre une perspective plus large à la conservation des données numérisées. En effet, il reconnaît officiellement la valeur probante du support numérique au même titre que le support papier. Plus simplement, la loi accorde aujourd’hui la même valeur à une facture numérisée ou à une facture conservée sous format papier. Cet apport est mentionné à l’alinéa 3 de l’article L102B : “[…] lorsque les documents et pièces sont établis ou reçus sur support papier, ils peuvent être conservés sur support informatique ou sur support papier […]>”. Désormais, le législateur offre une double option aux professionnels, la méthode traditionnelle sous forme papier, et la méthode moderne sous forme numérique. Cette évolution vers la numérisation permet la transformation de process lourd et chronophage, en un process efficace, sécurisé, traçable et en parfaite conformité.

Précisons le terme de ”valeur probante”. La valeur probante en tant que telle est une validité prouvée et reconnue par le législateur, ce qui signifie que la valeur du document est certifiée et opposable. La notion englobe l’ensemble des moyens techniques ainsi que l’organisation nécessaire à l’enregistrement, le stockage, et la restitution des documents ou données électroniques pour assurer leur intégrité et leur traçabilité pendant tout leur cycle de vie.

Bien que les délais de conservation n’aient pas été modifiés, les modalités de conservation ont évolué. C’est ce que nous explique dans son arrêté du 22 mars 2017 le ministre de l’économie et des finances. Il fixe les modalités de numérisation des factures papiers et les règles de conservation des factures numérisées.

En clair, cela se décompose en 3 points distincts.

Le premier est de garantir la reproduction des documents à l’identique, c’est-à-dire un résultat conforme à l’original en image et en contenu. En ce sens, les dispositifs de traitements de l’image sont interdits, et la compression de fichier ne doit pas engendrer de perte de qualité et de lisibilité des informations.

Le second point précise que l’archivage numérique doit être effectué par l’assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet, et tout cela dans le respect d’une organisation documentée à l’aide de contrôles internes. Il faut donc que les process de chaque entreprise soient clairement décrits et que des outils de traçabilité soient mis en place.

Enfin, le dernier point précise que l’intégrité des fichiers doit être préservée à l’issue de la numérisation sous format standard (PDF, ou PDF A/3) et assortie d’une signature électronique ainsi que d’un horodatage interne permettant d’authentifier l’auteur de l’archivage.

L’avantage de la loi pour vous, professionnels : l’autorisation de la destruction de vos papiers.

Nous avons donc évoqué ce que la loi change en théorie, mais que vous apporte-t-elle réellement ? La réponse est simple.

Traditionnellement, vous aviez pour habitude de conserver vos factures afin de permettre vos remboursements de frais et surtout, par la suite, en guise de justificatifs en cas de contrôle fiscal ou URSSAF. Même dans le cas où vous utilisiez un logiciel de numérisation pour les stocker électroniquement, quoi qu’il arrive vous aviez pour usage et pour obligation (fastidieuse) de conserver tous vos documents au format papier. Cette contrainte de conservation des papiers originaux présentait des inconvénients majeurs dans le process de gestion de vos notes de frais et ajoutait à la lourdeur du processus, sur l’instant et peut-être surtout en cas de contrôle a posteriori.

Par cette nouvelle rédaction de l’article, le législateur sous-entend que la conservation des documents originaux sur support papier une fois numérisés n’est plus nécessaire. C’est en ce sens l’atout majeur de ce changement. Lors d’un contrôle fiscal, si les modalités de numérisation posées par l’arrêté ont été respectées, il n’est plus obligatoire de présenter les originaux papiers des documents numérisés.

En clair, la loi autorise désormais la destruction de l’original une fois le document numérisé.

On comprend que le législateur souhaite favoriser la dynamique de la digitalisation en prenant en compte dans son évolution l’utilisation de nouvelles technologies pour optimiser le domaine des dépenses professionnelles. Vous êtes donc désormais en droit et en mesure de numériser, de conserver et de détruire ensuite la version non numérique de vos documents.

La fin de l’archivage papier ouvre la voie à l’efficacité pleine et entière des logiciels de gestion de frais professionnels.

L’entrée en vigueur de cette loi permet le développement de nouvelles méthodes pour faciliter la gestion de vos notes de frais et renforce l’utilité d’investir dans la digitalisation de ces processus.

Des solutions efficaces et parfaitement conformes de bout en bout existent pour favoriser l’optimisation de votre temps, de votre management, et de vos coûts !

De tous nouveaux logiciels de gestion des frais professionnels sont désormais en mesure de vous proposer l’option de la numérisation à valeur légale. Dans ce cas, ces plateformes vous mettent à disposition un coffre fort électronique afin de garantir la valeur probante de votre document. Sans cette option de coffre-fort, toutefois, la valeur probante n’est pas reconnue. Il convient donc de bien étudier les différentes fonctionnalités proposées par les très nombreux logiciels qui promettent de fluidifier la gestion de vos frais professionnels. Vérifiez donc si votre logiciel permet, en application de la loi, la reconnaissance de votre facture numérique au même titre que la facture papier. Si c’est le cas, votre dépense numérisée est conservée pour vous, sans vous soucier des inconvénients liés à la gestion de votre stock physique de factures. Lors d’un contrôle fiscal ou URSSAF, votre traçabilité est déjà effective, il vous suffit de donner accès à votre centre de stockage, là où vos tickets sont horodatés et triés selon plusieurs critères (dates, postes de dépenses, collaborateurs, salariés...).

L’intérêt d’investir dans un centre d’archivage numérique à valeur probante est de résoudre la problématique de la gestion de vos justificatifs papier. Comme vous le savez, la tâche est souvent chronophage, compliquée, et loin des usages quotidiens de vos collaborateurs qui cherchent une manière simple, rapide, et accessible de vous faire parvenir et valider leurs dépenses professionnelles.

La nouvelle génération de logiciels intégrant cette notion de valeur probante permet une optimisation de vos données, une simplification de leur transmission, une protection contre leur détérioration dans le temps et une parfaite conformité et centralisation de vos dépenses.

Comment cela fonctionne ? Ces logiciels prévoient le stockage sur un cloud confidentiel personnalisé et sécurisé, ce qui vous permet de libérer de l’espace de stockage dans vos locaux, et d’éviter de faire appel à une société d’archivage papier qui occasionnerait plusieurs postes de dépenses. Or le coût d’investissement dans l’utilisation d’un logiciel de numérisation est beaucoup moins élevé que le coût que peut générer le stockage papier, sans parler des avantages pratiques et de la traçabilité des informations attachées au justificatif papier. Là où un coût de stockage papier est en pure perte, le stockage numérique, lui, embarque l’intelligence de vos process internes et de votre organisation permettant de dégager un retour sur investissement immédiatement palpable.

Investir dans ce type de méthode, c’est faire le choix de l’avenir et de l’efficacité en matière de gestion de notes de frais, mais c’est aussi économiser à la fois du temps et de l’argent. La seule difficulté réside dans le choix du meilleur logiciel, capable de réagir en temps réel et s’adapter à votre organisation, et le conseil de spécialistes peut, au moment du choix, s’avérer utile.