TCO et TCM, deux indicateurs pour mesurer le coût de la mobilité des collaborateurs
Dans les entreprises, les flottes de véhicules sont gérées en fonction du nombre et du type de véhicules. Les modes de gestion et les indicateurs de coût affectent directement la rentabilité de la flotte.
Au cœur des problématiques de notes de frais transmises par le collaborateur lors de ses déplacements, on retrouve la gestion de la flotte et plus largement de la mobilité.
Le TCO pour évaluer l’impact financier de la flotte de véhicules d’une entreprise
Avant toute chose, il faut savoir que garder le contrôle de la flotte d'une entreprise est un enjeu budgétaire pour les entreprises. En effet, le but des gestionnaires est d’améliorer la rentabilité et la productivité d'une entreprise en optimisant les flottes de véhicules. Et ce, à différents niveaux tels que la maintenance, les contrats et la gestion des chauffeurs. Un indicateur permet d’en évaluer le coût global : le TCO.
Le TCO ou Coût Total de la Possession est le résultat de l'addition des coûts de tous les postes de dépenses liés au véhicule, à savoir :
- Les frais financiers (les charges d’intérêts, l’assurance, le leasing)
- L’entretien
- Le carburant
- Les taxes, et charges sociales associées (lorsque le véhicule est intégré dans le revenu d’un collaborateur comme avantage en nature)
- La dépréciation du véhicule
- Le capital
Le TCO est la clé pour identifier le potentiel de réduction des coûts et des dépenses d'exploitation.
Un calcul précis du coût total de possession aide l’entreprise à estimer quand elle doit remplacer les véhicules de son parc ou envisager la transition vers la location.
Comment calculer le coût de la flotte avec le TCO ?
Pour évaluer le TCO il faudra faire l’addition des coûts induits par l’exploitation et la gestion d’un parc automobile.
Premier point d’importance : le coût peut fortement varier selon si le véhicule est acheté ou loué. Et cela affecte directement la valeur résiduelle du véhicule et le calcul de la dépréciation.
Les prix fluctuent d'une année à l'autre, vous devez donc surveiller attentivement le montant de ces charges.
Son calcul,
TCO = Assurance et entretien + Capital + Frais financiers + Dépréciations + Energie + Charges fiscales et sociales
Au-delà du TCO, un nouvel indicateur vient compléter le premier avec une prise en considération plus globale des coûts de la mobilité des collaborateurs.
Quelles sont les différences entre le TCO et le TCM ?
La mobilité des collaborateurs est plurielle et il est désormais moins pertinent de considérer la voiture comme leur seul mode de déplacement. Le TCM - pour « Total Cost of Mobility » - offre la possibilité d’évaluer le coût que représente chaque collaborateur lorsque ce dernier est en déplacement. Et ce, que ce dernier soit en voiture, dans le train, l’avion ou le taxi. Le TCM prend en compte les véhicules, mais également les déplacements professionnels courants, tels que le paiement des notes de frais et l'utilisation des transports en commun.
De ce point de vue, le TCM est considéré comme un complément au TCO. Son principal avantage est d'éviter la perte de temps de production, notamment causée par un mauvais choix de transport et une gestion approximative des frais de déplacement.
Ce nouvel indicateur est lié au coût total associé au mouvement des travailleurs, en tenant compte des éléments suivants :
- Coût du parc de véhicules.
- Tous les frais de taxis, trains, avions et transports en commun (participation aux abonnements mensuels) ;
- Frais de déplacement : Hébergement, restauration, covoiturage, location de véhicules
- Frais de gestion/traitement de l'information, frais de comptabilité, etc.
En somme, le calcul :
TCM = TCO + mobilité hors dépenses relatives aux véhicules de la flotte
Le TCM s'applique à tous les salariés d'une entreprise et ne se limite plus aux seuls véhicules, à l'image du TCO. Bien qu'efficace, on reprochait en effet à ce dernier de ne prendre en compte que les frais liés au mouvement de la flotte. Il n'offrait de ce fait que 40 % des possibilités de réduction des coûts. Le Total Cost of Mobility permet en revanche de s'intéresser au comportement du personnel et s'avère d'autant plus fiable que l'apparition des procédés de co-voiturage a réduit de manière considérable le parc automobile des entreprises.
Comment anticiper les coûts liés à la gestion des flottes automobiles ?
Connaître le TCM donne à une entreprise une plus grande transparence sur ses dépenses totales de mobilité pour optimiser les flux financiers.
On retiendra plusieurs solutions pour améliorer et anticiper son TCM, voici les principaux :
- Dématérialiser les notes de frais pour alléger les frais de gestion et diminuer le risque d’erreurs
- Privilégier les moyens de communication à distance : visioconférence, etc.
- Préparer les parcours et sélectionner les modes de transport au cas par cas
- Sensibiliser les collaborateurs à l’éco-conduite
- Favoriser le covoiturage
- Investir dans des véhicules électriques (économie d’impôts, énergie, etc. )
Le TCM doit faire l’objet d’une surveillance permanente pour éviter les dérives et pour pouvoir l’optimiser sans que cela ait des effets délétères sur la marche de l’entreprise.
Une nouvelle façon de gérer les dépenses professionnelles est nécessaire pour le Fleet Management, des notes de frais aux paiements forfaitaires.
Pour optimiser la gestion de la flotte, il est recommandé d'utiliser des outils informatiques qui permettent de gérer les dépenses quotidiennes tout en faisant gagner un temps précieux à l'administrateur.