Bien gérer ses voyages d’affaires
Les voyages d’affaires sont incontournables en entreprise et constituent un pôle important de dépenses. Avec la crise économique, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à chercher des solutions pour rationaliser ce budget.
Vous vous demandez comment mieux gérer ces dépenses professionnelles au sein de votre entreprise ? Jenji vous propose de faire le point pour optimiser la gestion du voyage d’affaires.
Pourquoi faire des voyages d’affaires ?
En premier lieu, on peut se demander si faire des voyages d’affaires est nécessaire pour les entreprises : après tout, les périodes de confinement ont permis de démontrer que certains usages comme les réunions pouvaient bien souvent se faire à distance. À l’heure de la visioconférence, les déplacements des collaborateurs sont-ils encore vraiment nécessaires ?
Bien que dans certaines entreprises, il y a sans doute des abus pour les déplacements des collaborateurs (ce qui peut générer du stress et de la fatigue pour les salariés), le voyage d’affaires est tout de même souvent indispensable pour permettre à la société de rester attractive et de tisser des liens avec ses clients et ses prospects.
Performance de l’entreprise
Pour régler certaines problématiques, le contact direct humain est à privilégier : tout ne peut pas être géré à distance. Envoyer un collaborateur en voyage d’affaires, c’est prendre les choses en main pour permettre à la société de rester performante.
Rencontrer ses clients
Venir à la rencontre de ses clients est indispensable pour les mettre en confiance : même si la négociation d’un contrat peut se faire par téléphone, par mail ou par visioconférence, l’usage est de se déplacer pour signer le contrat commercial.
Développer son réseau
Le voyage d’affaires, c’est l’occasion de rencontrer de nouvelles personnes. Ce n’est pas en restant derrière son bureau qu’il est possible de développer son réseau. Par exemple, se rendre à un salon professionnel peut permettre de rencontrer de potentiels partenaires, mais également de tomber sur des profils qui pourront s’avérer précieux pour la croissance de l’entreprise.
Gérer ses dépenses pendant un voyage d’affaire
Il est nécessaire de trouver des solutions pour mieux gérer les dépenses de ses collaborateurs pendant les voyages d’affaires : les entreprises peuvent éviter les dépenses professionnelles inutiles qui peuvent mettre à mal leur trésorerie en évitant les abus et facilitent par la même occasion le processus de contrôle.
Le plus simple est de mettre en place un véritable encadrement des dépenses professionnelles en voyage d’affaires.
Que faire passer en note de frais ?
Au sein de l’entreprise, les collaborateurs qui partent ponctuellement ou régulièrement en voyage d’affaires doivent savoir ce qui peut passer en note de frais ainsi que les montants maximum remboursés par l’entreprise.
Les notes de frais dans le cadre d’un voyage d’affaires correspondent :
- Aux dépenses liées à la restauration (repas d’affaires, etc.) ;
- Aux dépenses liées au transport (billets de train ou d’avions, taxi, péage, etc.) ;
- Aux dépenses liées à l’hébergement (nuit d’hôtel, etc.).
La digitalisation des frais de déplacements professionnels
La digitalisation des frais de déplacements professionnels possède de nombreux avantages :
- Les salariés mettent moins de temps à établir leur note de frais ;
- Les collaborateurs du service comptable mettent moins de temps à enregistrer, contrôler, valider et rembourser les notes de frais, car tout est centralisé ;
- Enfin, c’est une façon de limiter les tentatives de fraude : si les règles ne sont pas respectées par les salariés en déplacement (par exemple, si le montant maximal pour un repas d’affaires est dépassé), le logiciel prévient le responsable.
Quel moyen de paiement utiliser ?
Votre entreprise hésite quant au moyen de paiement à mettre à la disposition de ses collaborateurs en voyage d’affaires ? Plusieurs solutions existent :
- Laisser les salariés utiliser leur carte personnelle puis les rembourser grâce à une note de frais… Cela implique une avance d’argent de la part des collaborateurs ;
- Mettre une carte d’entreprise à la disposition de ses salariés : avec la carte professionnelle, les collaborateurs n’avancent pas d’argent, car l’argent utilisé provient directement des fonds de l’entreprise.
Sachez également qu’il existe plusieurs types de carte professionnelle :
- La carte corporate : elle est idéale pour gérer les dépenses des collaborateurs de PME et grands groupes qui font régulièrement des déplacements professionnels ;
- La carte business : elle est adaptée aux TPE pour les dépenses professionnelles ponctuelles ;
- La carte virtuelle : dématérialisée, cette carte permet de débiter les sommes nécessaires directement sur le compte de l’entreprise ;
- La carte logée : elle est également dématérialisée, mais c’est un prestataire externe comme une agence de voyage spécialisée dans les déplacements professionnels qui héberge la carte, ce qui permet de centraliser toutes les dépenses.
Quelles sont les solutions pour gérer ses notes de frais en voyage ?
Vous êtes à la recherche d’un outil pour gérer au mieux les notes de frais de vos collaborateurs en voyage d’affaires. Il existe un grand nombre de logiciels sur le marché, mais nous vous conseillons de faire confiance en Jenji pour gérer les dépenses professionnelles.
Jenji : un outil de gestion des notes de frais idéal en voyage d’affaires
Personnalisable, flexible, facile d’utilisation, Jenji est un outil vraiment très complet qui a spécialement été conçu pour la gestion des dépenses en voyage d’affaires. Si vous voulez en savoir plus sur la façon dont notre outil peut être utilisé dans votre entreprise qui cherche à optimiser ses frais pendant les déplacements professionnels de ses collaborateurs, nous vous invitons à nous contacter dès maintenant.