Quand l'intelligence artificielle automatise la gestion des notes de frais
On en parle tous les ans, comme une tarte à la crème qui revient régulièrement : digitaliser les cabinets d'expertise comptable n'est plus une option. Tant pour les gains de productivité, la traçabilité, les options de contrôle, et la fiabilité des informations saisies et échangées qui en découlent.
En réalité, quel est l'état des lieux ? Qu'en est-il de l'intelligence artificielle dans la gestion des notes de frais ?
La numérisation des documents et autre signature électronique n'est plus le sujet, le sujet est désormais d'apporter de la valeur, de l'analyse, de la rapidité et des vérifications automatiques (alertes sur seuil par exemple).
Un sujet universel, et aussi pain point bien connu des experts comptables et de leurs clients, est la gestion et l'enregistrement des notes de frais et autres dépenses professionnelles.
S'il est assez facile d'imaginer que des gains de productivité et de fiabilité peuvent être faits sur le sujet, le nombre de solutions existantes sur le marché le prouve, ces dernières n'offrent pas la même "valeur" ni les mêmes facilités d’usage. En effet, si l’intermédiaire expert comptable est satisfait mais que la difficulté d’adoption par ses clients est un frein, la prise en main du nouvel outil se fera plus lentement.
La démonstration par la preuve, c'est le crédo qu'a choisi Jenji. Notre application mise depuis 2014 sur l'intelligence embarquée, mais aussi sur "l'usabilité" de l'outil et le confort de l’utilisateur, aussi bien final qu’intermédiaire.
L'intelligence artificielle offre une expérience collaborateur unique : l’instant expense
Jenji permet de transformer totalement l’expérience collaborateur de la note de frais. Un utilisateur peut prendre une photo de son reçu papier, obtenir en 3 secondes l’extraction automatique de toutes les informations sur le ticket (grâce à une IA bluffante totalement développée en interne), puis tout simplement vous libérer du papier, en toute légalité (à condition d'avoir souscrit à un coffre-fort numérique à valeur probante).
Plus aucune autre action n’est alors nécessaire pour le chef d’entreprise ou ses collaborateurs. La dépense est déclarée et il n’aura même pas à se connecter en fin de mois pour effectuer ces actions, devenues entièrement automatiques. Et preuve s'il en était besoin du caractère toujours "up to date" de notre solution : Jenji a été une des premières applications en B2B2C à embarquer le "Dark mode" d’Apple dès le 20 septembre 2019 !
L'intelligence artificielle permet une performance back-office transformée
Jenji est une solution SaaS complète, permettant d’agir en véritable hub de l’Expense Management. Elle se synchronise avec les différents ERP comptables du client (SAP, Oracle, Cegid, Sage, etc), la paie (ADP, etc), mais aussi avec tous les systèmes connexes ; entrée-sortie de personnel avec les logiciels HCM type Workday, SSO et annuaires, systèmes de ticket-restaurants comme Edenred, Apetiz ou Sodexo, systèmes de travel etc.
Plusieurs objectifs : réduire les copies et exports manuels d’un système à l’autre, et donc le risque d’erreurs. Mais aussi permettre une chaîne de traitement complète, fluidifiée, lean.
Jenji et son intelligence artificielle simplifie la gestion des notes de frais
Jenji est la seule solution à apporter une véritable vision financière au secteur de la gestion des frais professionnels et notes de frais. Son système d’analyse automatisée permet de “scorer” chaque dépense et de faciliter grandement le travail des équipes de conformité ou de contrôle de gestion, en leur "surfaçant" les anomalies et points à vérifier. Jenji fait passer le contrôle des dépenses d’un échantillonnage à un contrôle à 100%, dans lequel l’humain devient réactif et plus proactif.
L'intelligence artificielle de Jenji, un logiciel OCR ("Reconnaissance Optique des Caractères", en anglais "Optical Character Recognition") existe depuis déjà 4 ans et fiabilise le processus de numérisation.
En associant plusieurs technologies, notre plate-forme traite aussi bien des problématiques de distance, que d’axes de prise de vue, en passant par la qualité (pour des justificatifs souvent froissés ou tâchés). Ce pour un résultat proche de 99,98% avec un temps de traitement moyen du justificatif de 5 secondes.
L'intelligence artificielle : une innovation complexe mais efficace
La numérisation d’un document comprend deux traitements successifs :
• Le premier consiste à reconnaître la totalité des données présentes sur un document. Ce premier mécanisme porte le nom d’”OCR”. L’important pendant ce traitement est la mesure de la fiabilité des données récoltées et la lecture correcte des caractères.
• Le second mécanisme se nomme “RAD” ("Reconnaissance Automatique de Document"). Il consiste, une fois les caractères détectés, en un traitement dont l’objectif est de détecter les données souhaitées et de les placer dans les champs attendus par le logiciel. Cette phase est réalisée avec des modèles basés sur un réseau neuronal. Le réseau neuronal s'inspire du fonctionnement des neurones biologiques et prend corps dans sur nos serveurs sous forme d'un algorithme. Il peut se modifier lui-même en fonction des résultats de ses actions, ce qui permet l'apprentissage et la résolution de problèmes sans algorithme, donc sans programmation classique.
Le résultat de ce processus complexe est d'identifier le document avec ses zones de texte, les caractères, les espacements... Les caractères peuvent en effet avoir une taille définie et possiblement une épaisseur spécifique (gras par exemple).
La précision et, par conséquent, la diminution du taux d’erreurs lors de la numérisation nécessite donc de traiter des millions de données afin d'entraîner notre moteur de "Deep Learning". Lors du pic de charge, constaté chaque jour de semaine à 13h45, notre technologie (nommée affectueusement ADDL) traite 1,2 Go par seconde de justificatifs, avec une croissance régulière de 15 à 25% par mois du volume de données analysées.
Après deux années de R&D, Jenji a choisi de mettre en ligne, en 2016, une offre gratuite “Jenji Solo”. Elle compte aujourd’hui plus de 150 000 utilisateurs, en croissance de 5% par mois, ce qui a permis, dès son lancement, de récolter un maximum de données (plus d’un million de tickets de restaurants, 200.000 tickets d’essence et diesel, et 200.000 notes de parking…). Cette masse de données permet d'entraîner notre propre modèle de Deep Learning et ainsi d’atteindre un taux d’erreurs de 0,02%, et donc 99,98% de fiabilité.
L’Intelligence Augmentée de Jenji améliore ainsi chaque jour le traitement de ces données au fur et à mesure que de nouvelles data sont consommées par notre plateforme.
Pour faciliter la gestion de vos notes de frais, n’hésitez pas à contacter Jenji par email à sales@jenji.io. Nos équipes seront ravies de vous accompagner dans votre digitalisation.
Vous pouvez également télécharger gratuitement les applications mobiles !