Quels critères prendre en compte pour choisir sa solution de gestion des notes de frais ?
Les entreprises ont très certainement, au moins, un point commun : elles doivent gérer les notes de frais de leurs collaborateurs. Or, pour de nombreuses sociétés, cette gestion est encore artisanale. Pourtant, une étude de 2015, menée conjointement par HRS et la fondation GBTA (Global Business Travel Association), a montré que cette gestion prenait, en moyenne, 20 minutes du temps de chaque collaborateur et coûtait ainsi à l'entreprise 53€. Si nous multiplions par le nombre de notes de frais réalisées chaque mois, nous arrivons vite à des coûts faramineux pour l'entreprise. Et si le temps de la transformation numérique était arrivé ?
Vers une dématérialisation de la gestion des notes de frais
Imaginez : les collaborateurs qui remplissent (laborieusement) des tableaux Excel. Ces derniers sont ensuite transmis (par email ou en version papier) à leur manager, accompagnés de tous les justificatifs papiers (sauf ceux qui sont perdus). C'est donc au tour des managers de vérifier et valider (laborieusement) ces dépenses. Et le voyage des notes de frais ne s'arrête pas là, il faut maintenant que les tableurs et les justificatifs soient transmis au service comptabilité afin que les collaborateurs puissent (enfin !) être remboursés.
On est bien d'accord, c'est donc une procédure très éprouvante, chronophage et fastidieuse, source de nombreuses erreurs humaines. Or, comme dit le dicton, "le temps, c'est de l'argent". Plus vos collaborateurs passent de temps sur leurs notes de frais, moins ils sont productifs. De plus, les erreurs peuvent aussi coûter chères et rendre certaines notes de frais non recevables auprès de l'administration fiscale...
Heureusement, il existe Jenji, une solution dématérialisée et intelligente pour gérer les notes de frais. Une application numérique qui fait gagner du temps aux collaborateurs, et donc de l'argent aux entreprises.
Première étape pour choisir sa solution de gestion des notes de frais : bien définir ses besoins
Étape indispensable avant toute souscription à une nouvelle solution : définir les besoins auxquels elle devra répondre.
De nombreuses solutions de gestion des dépenses professionnelles sont disponibles sur le marché. Pour que le choix de la souscription ne devienne donc pas un casse-tête sans fin, il est important d'établir un cahier des charges. Il sera ainsi possible d'y spécifier les attentes auxquelles la solution devra satisfaire :
- Gain de temps et d'efficacité ;
- Le budget alloué à cette solution ;
- Un suivi optimisé et en temps réel des dépenses ;
- Un contrôle et une vérification facilité ;
- Une intégration avec les logiciels existants de votre entreprise (ERP comptable par exemple)...
La création de ce cahier des charges doit aussi s'accompagner d'une (re)définition de la politique interne en matière de frais professionnels. Qui est en charge de la vérification/validation des dépenses ? Quels types de dépenses sont éligibles à un remboursement ? Souhaitez-vous mettre en place des seuils à ne pas dépasser lors des achats ? Quel délai moyen doit-être attribué à la gestion de cette tâche ? Ces questions peuvent, voire doivent, aussi guider votre choix vers une solution la plus adaptée à votre contexte.
Pourquoi choisir une solution de gestion des notes de frais intelligente et dématérialisée ?
Plusieurs raisons poussent les entreprises à choisir une solution intelligente de gestion des dépenses professionnelles. Il peut tout d'abord y avoir des questions de ressources humaines. En effet, plus le nombre de collaborateurs qui réalisent des notes de frais augmente, plus le temps alloué à cette tâche augmentera également et les collaborateurs en charge de cette gestion seront donc beaucoup moins disponibles pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Le choix d'une telle solution peut également se justifier lorsqu'il y a nécessité de se libérer du temps. En effet, avec une solution dématérialisée, comme Jenji, le temps alloué à la gestion des dépenses professionnelles est divisé par deux.
Ces solutions sont également une très bonne manière de limiter les circulations de documents papiers, ainsi que les interventions humaines diverses et variées et donc les erreurs qui y sont souvent associées. Les rôles de chacun sont clairement définis et les dépenses peuvent être consultées en temps réel. De plus, la dématérialisation aide à un meilleur contrôle des dépenses, notamment si vos seuils sont souvent dépassés ou que vos collaborateurs saisissent une même dépense plusieurs fois.
Les options essentielles qu'une solution de gestion de notes de frais doit proposer
À présent que vos besoins et votre politique de notes de frais ont été clairement définis, vous pouvez (enfin) passer au choix de votre nouvelle solution. Et là, soyez intransigeant ! Regardez d'abord les fonctionnalités proposées avant de regarder les tarifs. Une solution de gestion des dépenses professionnelles digne de ce nom doit notamment vous proposer :
Une application en mode SaaS
C'est-à-dire que, lorsque vous créez un compte, il doit être accessible aussi bien depuis l'ordinateur, que depuis votre mobile. Notre solution Jenji vous permet ainsi de gérer vos dépenses sur le web, à l'adresse app.jenji.io, ainsi que sur votre smartphone, en téléchargeant notre application sur iOS ou Android. Cela permet donc à vos collaborateurs de saisir leurs dépenses partout et au fil de l'eau, dès qu'ils auront leur justificatif à disposition.
Une application liée à un Cloud
Pour une bonne sauvegarde de vos données, choisissez une solution qui dispose d'un Cloud. Les données saisies dans notre application Jenji sont stockées via les serveurs AWS Amazon, localisés en France et en Irlande.
Une saisie facilitée des dépenses
Choisissez une solution qui permet en seulement quelques clics de saisir des dépenses. Avec Jenji, vous pouvez soit prendre une photo, soit importer plusieurs dépenses en une seule fois ou encore créer automatiquement une dépense en transférant un email contenant votre facture.
Une solution intelligente
Si la solution se définie comme "intelligente" c'est, normalement, parce qu'elle doit se baser sur l'intelligence artificielle. Avec notre OCR (Reconnaissance Optique des Caractères), le gain de temps est clairement notable sur la saisie des notes de frais. Avec une simple photo de justificatif, notre outil, développé en interne, reconnaît, extrait et renseigne les différents champs de la note de frais en seulement 4 secondes, avec un taux de fiabilité de 99,98%
Vos collaborateurs peuvent d'autant plus optimiser leur saisie, qu'ils peuvent spécifier certains paramètres par défaut (le moyen de paiement, la devise et le pays).
Une vérification et un contrôle facilités des dépenses
Puisque la dématérialisation de la gestion des notes de frais doit faire gagner du temps à vos collaborateurs, et en particulier aux managers, il est important d'opter pour une solution qui facilite la validation des dépenses. Avec le "workflow" de validation de Jenji, tout se fait en temps réel ! Il est possible de répartir les tâches en désignant des vérificateurs (qui aviseront de la conformité des dépenses, notamment par rapport à la politique de l'entreprise), des valideurs (qui viendront valider définitivement ces dépenses) et des "comptables" qui pourront réaliser les exports en comptabilité (dans l'ERP de votre choix) et les remboursements.
De plus, pour un meilleur contrôle de vos dépenses, vous aurez aussi la possibilité d'établir des seuils à ne pas dépasser pour chacune des catégories de dépenses, mais aussi des alertes pour éviter la saisie multiple d'une même dépense.
Une solution personnalisable et intégrable
Pour une gestion optimale des dépenses professionnelles, le mieux est encore d'avoir une solution la plus adaptée à votre contexte et à votre environnement. La flexibilité, l’adaptabilité et la compatibilité de la solution sont donc primordiales. Chez Jenji, nous créons une solution quasiment sur mesure et nous nous intégrons avec tous les ERPs existants grâce à nos APIs développées en interne.
La libération des justificatifs papiers
L'un des gros inconvénients du traitement des notes de frais, c'est la gestion des justificatifs. Ces derniers vieillissent, blanchissent, s'accumulent, se perdent... Il est compliqué de bien les conserver et de pouvoir tous les présenter en cas de contrôles fiscaux. Or, dans le cas d'une solution dématérialisée, tant que vous n'avez pas souscrit à un coffre-fort numérique à valeur probante, et donc opposable à l'administration et à l'URSSAF, vous êtes dans l'obligation de conserver ces justificatifs.
Heureusement, Jenji a pensé à tout ! Avec notre offre Vault, vous pouvez stocker vos justificatifs numériques pendant 6 ans et vous libérer de la version papier, et ce, en toute légalité !
Avec tous ces éléments, vous devriez maintenant être en mesure de choisir en tout état de cause votre nouvelle solution de gestion des notes de frais !
Pour plus de détails sur la solution Jenji, n'hésitez pas à contacter notre équipe par email à sales@jenji.io. Nous nous ferons un plaisir de vous accompagner sur votre projet.
Vous pouvez également télécharger gratuitement les applications mobiles.