Comment reconnaître un bon justificatif de dépenses professionnelles ?
Tout au long de sa carrière et de son activité professionnelle, un salarié d’une entreprise peut être amené à réaliser des dépenses professionnelles. Ses dépenses peuvent-être réalisées directement avec la carte personnelle du salarié et donc, lui être remboursé par l’entreprise, ou bien directement avec une carte affaires. Vous l’avez compris, nous parlons bien des notes de frais !
Les notes de frais sont de tous types : des frais de repas, des frais kilométriques, des frais d'hébergement (hôtel) et bien d’autres encore. Il s’agit de frais que la société prend en charge (entièrement ou en partie). Cependant, avant de se faire rembourser ses dépenses par son entreprise, le collaborateur doit présenter un document qui témoigne des frais réels qu’il aura engagés.
Sans justificatif de notes de frais, il ne sera donc pas possible de se faire rembourser des dépenses. En plus d’être nécessaire pour le collaborateur, la note de frais est très importante pour l’entreprise. Elle permet d’éviter certains litiges avec l’URSSAF ou l'administration fiscale.
Quels sont les différents types de justificatifs admis en fonction des dépenses ?
Les justificatifs ne sont pas les mêmes en fonction des dépenses que vous allez réaliser. Voici donc un petit guide pour vous donner une petite idée du justificatif à fournir à votre entreprise pour vous faire rembourser vos notes de frais.
Les frais de repas
Pour pouvoir être considérés comme des frais professionnels, et donc être remboursés par l'employeur, les frais de repas doivent remplir certaines conditions. Ainsi, le collaborateur doit être en déplacement professionnel ou sur un chantier, ou contraint de prendre ses repas sur son lieu de travail en raison de sujétions particulières.
Au soutien de sa note de frais, le collaborateur devra donc justifier du prix payé, avec par exemple la facturette qui est délivrée dans la majorité des commerces de bouche. Si en outre, le collaborateur a invité un client ou un collègue, la mention de l'invitation devra figurer dans la note de frais, et la facturette devra indiquer le nombre de repas servis. Dans le cas de l'invitation d’un collègue, il est possible qu’un ticket restaurant lui soit déduit pour le mois suivant.
Il est également possible que l'entreprise requiert d’autres informations afin de justifier le remboursement du repas : la fonction de la personne invitée, le nom de l’entreprise, le projet associé au client, etc.
Toutes ces notions et ces demandes dépendent de votre politique de notes de frais. N’hésitez pas à vous renseigner auprès de votre service RH pour avoir toutes les informations nécessaires.
Les frais de logement
Si le collaborateur est empêché de rejoindre son domicile, il peut être amené à se faire rembourser les éventuels frais de logement (hôtel par exemple) exposés à cette occasion. L'employeur rembourse alors les frais exposés, à condition qu'ils soient justifiés. C'est donc important de bien récupérer la facture délivrée par l'établissement hôtelier, sur lequel figurera le nombre de nuits et les éventuels repas et petits déjeuners pris.
La politique interne de l'entreprise peut aussi décider de prendre en charge un forfait, ou un certain type d'hôtel (3* par exemple), auquel cas la facture devra faire figurer cette information pour que le collaborateur puisse se faire rembourser.
Les frais kilométriques
Il est à noter que contrairement aux autres types de dépense, il n'existe pas à proprement parler de justificatif. Aucun professionnel ne va donner de factures, contrairement à un hôtel ou un restaurant. C'est alors au collaborateur de justifier des kilomètres parcourus, en prouvant qu'il avait bien une mission à tel endroit par exemple.
Selon les entreprises, plusieurs modalités de remboursement peuvent exister. Certaines entreprises rembourseront leurs collaborateurs sur la base du barème fiscal, utilisé par l'URSSAF également. D'autres entreprises peuvent décider de créer un barème "maison", ou même un taux fixe. Dans ce cas, elles devront toujours s'assurer qu'il ne dépasse pas le barème fiscal, sous peine de risquer un redressement.
Saisir les frais kilométriques n’aura jamais été aussi simple depuis Jenji. En plan Enterprise, les administrateurs de la plateforme auront au préalable enregistré les véhicules en définissant sa puissance fiscale. Ils auront également défini le barème de remboursement appliqué (barème fiscal ou barème "maison"). Le collaborateur n'a plus qu’à saisir son adresse de départ et d’arrivée, le nombre de kilomètres est automatiquement calculé, la demande de remboursement transmise, et le tour est joué !
Les différentes façons de se faire rembourser ses notes de frais
Il existe en effet plusieurs façons de se faire rembourser ses note de frais. Cela dépend bien évidemment du fonctionnement de l'entreprise :
- En temps réel : l’entreprise rembourse les dépenses dès que celles-ci ont été validées et/ou vérifiées par la comptabilité. Pour cela, il lui faut un logiciel qui lui permet de faire du temps réel, tel que Jenji ;
- Avec la paie : tous les mois, et en même temps que le salaire, le collaborateur reçoit le montant de sa note de frais ;
- Avance : il est également possible que l'entreprise procure des avances pour réaliser les dépenses professionnelles des collaborateurs amenés à beaucoup voyager par exemple. Il est tout de même obligatoire de fournir tous les justificatifs des dépenses engendrées, à défaut un remboursement pourra être demandé.
Que faire en cas de perte d'un justificatif de dépenses professionnelles ?
L’accumulation des justificatifs peu parfois amener les collaborateurs à en égarer quelques-uns. Seulement, la perte d’un justificatif peut conduire à un non-remboursement de la dépense professionnelle, ou à un redressement URSSAF si la dépense a quand même été remboursée.
Pour éviter ce type d’erreur et assurer un remboursement des notes de frais efficaces, nous mettons à la disposition de votre entreprise un coffre-fort numérique à valeur probatoire. Nous avons été la première entreprise française à proposer la dématérialisation des notes de frais. Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur le sujet, allez lire notre article sur le sujet.
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