Dans le cadre de leurs missions, vos salariés sont amenés à voyager régulièrement. Lorsque ces déplacements sont effectués avec leur véhicule personnel, vous devez leur verser des indemnités kilométriques. Découvrez ici comment calculer le montant des indemnités kilométriques qui leur sont dues.
Indemnité kilométrique
Les indemnités kilométriques sont les sommes vous versez à vos salariés lorsqu'ils utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels, quel que soit le moyen de transport ; voiture, scooter, moto ou vélo.
Les déplacements en train, avion ou taxi ne sont pas concernés par les indemnités kilométriques. Ils sont remboursés en frais réels sur présentation du justificatif.
Concernant les déplacements personnels, tels que celui entre le domicile le travail, ils ne sont pas remboursés. Il existe tout de même une exception : dans certains cas, les trajets quotidiens domicile-travail peuvent être pris en charge car il s’agit de frais de déplacement, avec un mode de remboursements différents. Car depuis 2016, dans le cadre de l’amélioration des politiques RSE, les trajets en vélo, y compris les déplacements domicile - travail, donnent droit à des indemnités kilométriques. Elles s’élèvent à 25 centimes par kilomètre parcouru et à raison de 400 € par an et par salarié dans le cadre, s’il est mis en place par l’entreprise d’un forfait mobilité durable.
Quels sont les véhicules concernés par le calcul des indemnités kilométriques?
- Un véhicule dont le salarié ou un des membres du foyer fiscal est propriétaire.
- Un véhicule dont le salarié est copropriétaire.
- Un véhicule loué (le loyer payé est déjà couvert par le barème kilométrique).
- Un véhicule prêté gratuitement (il faut justifier la prise en charge de la quote-part des frais du véhicule).
Le covoiturage n’est pris en charge que pour le propriétaire du véhicule.
Quels sont les éléments pris en considération ?
Le montant des indemnités kilométriques est déterminé par l’administration fiscale et il prend en compte:
- Les dépenses en carburant.
- L’amortissement du véhicule.
- Les éventuels frais d’achat de casques et autres
- L’assurance annuelle du véhicule.
- Les coûts liés à l’usure générale, à l’achat des pneus neufs et à l’entretien, réparation et au nettoyage du véhicule.
Et il dépend de plusieurs facteurs :
- Kilomètres parcourus.
- Fréquence mensuelle.
- La puissance fiscale du véhicule.
Comment calculer le montant des indemnités kilométriques?
Selon l’administration fiscale, en l’absence de justificatif pour les frais de restauration, la valeur d’un repas représente 4,85 € comme celle d’un repas pris à domicile.
Pour ce qui est des frais de transport les barèmes kilométriques et de carburant sont établis par le fisc. Ils prennent en compte les dépenses inhérentes aux moyens de locomotion, à savoir les primes d’assurance, l’usure entre autres.
Voici un barème et un indicateur qui permettent de calculer les frais kilométriques et la déduction possible sur les repas dans le cadre des frais réels.
Quels sont les barèmes pour calculer les indemnités kilométriques ?
Calculer les indemnités kilométriques pour voitures
|
Puissance administrative (en CV) |
Distance (d) jusqu'à 5000 Km |
Distance (d) de 5001 à 20000 km |
Distance (d) au-dessus de 20000 Km |
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Jusqu’à 3 CV |
d x 0,456 |
(d x 0,273) + 915 |
d x 0,318 |
|
4 CV |
d x 0,523 |
(d x 0,294) +1147 |
d x 0,352 |
|
5 CV |
d x 0,548 |
(d x 0,308) +1200 |
d x 0,368 |
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6 CV |
d x 0,574 |
(d x 0,323) +1256 |
d x 0,386 |
|
7 CV et plus |
d x 0,601 |
(d x 0,340) +1301 |
d x 0,405 |
Calculer les indemnités kilométriques pour deux roues
|
Puissance administrative (en CV) |
Distance (d) jusqu'à 5000 Km |
Distance (d) de 5001 à 20000 km |
Distance (d) au-dessus de 20000 Km |
|
1 à 2 CV |
d x 0,341 |
(d x 0,085) + 768 |
d x 0,213 |
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3 à 5 CV |
d x 0,404 |
(d x 0,071) + 999 |
d x 0,237 |
|
Plus de 5 CV |
d x 0,523 |
(d x 0,067) + 1365 |
d x 0,295 |
Calculer les indemnités kilométriques pour 50cm3
|
Puissance administrative (en CV) |
Distance (d) jusqu'à 5000 Km |
Distance (d) de 5001 à 20000 km |
Distance (d) au-dessus de 20000 Km |
|
1 ou 2 CV |
d x 0.341 |
(d x 0.085) + 768 |
d x 0.213 |
|
3, 4 ou 5 CV |
d x 0.404 |
(d x 0.071) + 999 |
d x 0.237 |
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Plus de 5 CV |
d x 0.523 |
(d x 0.068) + 1365 |
d x 0.295 |
Source : Service public
Concernant les bénévoles qui œuvrent dans les associations, il faut utiliser un barème kilométrique spécifique. Retrouvez le calcul des indemnités kilométriques ici.
Plus d’info : pour les salariés, les frais kilométriques calculés à l’aide des barèmes de l’administration fiscale peuvent être déduits sur la déclaration de revenus déclarés lorsque le choix de la déduction des frais réels a été fait au préalable. De fait il faut renoncer à l’abattement de 10% effectué par les impôts pour les dépenses professionnelles. Le calcul des indemnités kilométriques est un avantage pour les entreprises comme pour les salariés. D’une part, car à l’issue de ce calcul, l’entreprise peut intégrer ces frais à ses charges et profiter d’une économie d’impôt. D’autre part, le salarié peut percevoir une compensation financière. Pour ce faire, chacune des deux parties doit être vigilante en gardant les justificatifs durant trois afin de satisfaire à l’administration fiscale.
Comment satisfaire aux obligations légales sur le calcul des indemnités kilométriques ?
Pour ne pas faire d’erreur, le plus simple est d’utiliser un logiciel de gestion des notes de frais qui répond aussi au calcul des indemnités kilométriques. Vous pourrez y entrer tous vos déplacements au fur et à mesure et ainsi toujours savoir où vous en êtes. C’est un véritable gain de temps et l’assurance d’éviter des erreurs qui pourraient occasionner un remboursement moindre ou des problèmes plus complexes.