Alors que 83% des salariés français se déclarent favorables à l’adoption de solutions automatisées de gestion des notes de frais[1], les entreprises de l’Hexagone tardent encore aujourd’hui à répondre à ces revendications dans la pratique. Voici donc tout ce que vous devez savoir sur la carte de crédit employé afin de vous familiariser avec l’utilisation concrète de cette solution innovante de paiement.
Qu’est-ce que la carte de crédit employé et comment fonctionne-t-elle ?
Par définition, la carte de crédit employé désigne un moyen de paiement physique ou virtuel octroyé aux collaborateurs d’une entreprise afin de faciliter le processus d’achat ainsi que les procédures de saisie comptable.
Parce que celle-ci donne davantage d’autonomie aux salariés (cadres comme employés) désignés par la société comme détenteurs de la carte de crédit, les enjeux de gestion des notes de frais et de gestion de la trésorerie s’en trouvent grandement fluidifiés.
À noter : Grâce à la carte de crédit employé, le temps de saisie des notes de frais se trouve non seulement réduit, mais parfois même entièrement pris en charge par certaines solutions logicielles.
Au sein de l’entreprise, plusieurs postes sont aptes à délivrer une carte de crédit employé, à savoir :
- le dirigeant ;
- le directeur administratif et financier (DAF) ;
- le comptable.
Selon que la carte de crédit employé lui permet d’effectuer ses dépenses sur son compte propre ou directement sur le compte de l’entreprise, on parlera respectivement de carte affaires ou de carte bancaire d’entreprise.
En complément de cette facilitation des procédures comptables au travers d’une gestion moins chronophage, d’une saisie plus sûre et d’une réduction conséquente des risques de fraude, la carte bancaire professionnelle offre bien souvent de nombreuses fonctionnalités fédérées au cœur d’un écosystème plus complet.
Dans cette optique, la transmission des données de dépenses en temps réel, la gestion des remboursements et le pilotage des flux de trésorerie par salarié et par secteur sont autant de paramètres sur lesquels il est possible d’agir.
En termes de gestion des dépenses, il est possible de fixer aussi bien un plafond qu’une autorisation de découvert (à l’exception des cartes prépayées). L’usage qui peut être fait de la carte de crédit employé peut également être unique ou renouvelable (revolving).
Lorsque les dépenses passent par le compte du salarié (carte affaires), un délai de remboursement moyen d’un mois est octroyé à l’entreprise afin de mieux fluidifier sa trésorerie. De plus, dans le cadre d’un débit différé, diverses assurances peuvent venir en complément afin de protéger aussi bien l’employeur que l’employé.
Qui peut obtenir une carte de crédit employé ?
En théorie, la carte de crédit employé peut être confiée par l’entreprise à l’ensemble de ses collaborateurs (pour les cadres, la carte Corporate offre généralement des fonctionnalités plus poussées de pilotage des dépenses).
Toutefois dans la pratique, il est important pour l’entreprise de bien cerner les postes de dépenses les plus importants afin d’optimiser l’utilisation de chaque carte de crédit employé contractée. Achat de matériel, voyage d’affaires et autres déplacements : voilà autant de thématiques susceptibles de justifier l’achat d’une carte bancaire collaborateur.
La contrainte du prix d’achat de la carte bancaire professionnelle servira elle aussi de critère afin de mieux quantifier le nombre de cartes qu’il est possible d’acheter pour l’entreprise, facilitant ainsi leur répartition.
Enfin, il est capital de déterminer dans quelle mesure les fonctionnalités annexes aux cartes bancaires d’entreprise peuvent être utiles pour votre société. En effet, les besoins d’analyse financière pourront différer selon la taille de votre entreprise et selon ses activités.
Les avantages de la carte de crédit employé
Qu’elle soit virtuelle ou physique, la carte de crédit employé présente de multiples avantages, aussi bien pour les salariés que pour les employeurs.
En effet, les agents apprécieront de ne plus avoir à avancer leurs frais professionnels (repas, transports, hébergements) depuis leur compte personnel ni à attendre leur remboursement, détail auparavant susceptible de les mettre en difficulté financière.
De même, régler les dépenses directement depuis le compte de l’entreprise offrira un confort supplémentaire aux employés qui y verront une simplification bienvenue et un gain de temps non négligeable. Ce progrès sera gage d’une plus grande productivité de la part de l’équipe.
Notons que le paiement par carte de crédit employé est une solution très flexible puisqu’elle permet d’effectuer en France ou à l’étranger des achats de manière sécurisée (grâce aux assurances fournies et à l’assistance d’un service client) :
- des achats physiques (avec une carte physique particulièrement pratique dans les restaurants par exemple) ;
- des achats en ligne (avec une carte virtuelle pour acheter un logiciel par exemple).
Les employeurs, quant à eux, pourront suivre et contrôler les dépenses de l’entreprise en temps réel dans la mesure où ces dernières seront toutes centralisées sur une interface unique, ce qui optimisera également le travail du service comptable. En effet, contrairement aux idées reçues, la carte de crédit employé ne vise en aucun cas à offrir un chèque en blanc à ses employés sans aucun droit de regard. Il s’agit bien au contraire de définir un cadre strict et précis afin de présenter clairement les dépenses réalisables dans l’intérêt de l’entreprise.
Les inconvénients de la carte de crédit employé
À moins de disposer d’une carte virtuelle, les détenteurs d’une carte de crédit employé seront confrontés aux mêmes inconvénients qu’une carte bancaire classique, comme les frais engendrés, le risque de perte et de vol, la date d’expiration ou le montant minimum imposé par certaines enseignes.
Enfin, l’utilisation de carte de crédit employé ne dispensera pas toujours les salariés de fournir des notes de frais (d’où l’intérêt de se doter d’un système de gestion automatisé) et des justificatifs (factures, reçus) pour que des vérifications soient effectuées par l’entreprise qui aura fixé, au préalable, des règles concernant les dépenses.
Sources :
[1] Finyear