Une note de frais est un document qui permet à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels engagés dans le cadre de son activité. Ce système de remboursement reposant largement sur un principe de confiance, il n’est pas rare que certains salariés en abusent. La pratique de la fraude aux notes de frais n’est malheureusement pas une exception : on estime ainsi qu’elle représente 15% des dépenses professionnelles des entreprises. Les TPE et PME, qui ne sont pas toujours dotées d’une politique structurée de gestion des notes de frais, sont les plus exposées à ce risque.
Alors, comment s’en prémunir ? Voici une analyse des techniques de fraude les plus courantes, ainsi que nos recommandations pour y mettre fin.
Fausses notes de frais : quels sont les risques ?
Les chiffres sont éloquents : 71% des entreprises françaises seraient concernées par la fraude aux notes de frais selon une étude de 2018 du cabinet PwC, et un tiers des Français admettent tricher régulièrement pour se faire rembourser des frais indus, notamment en ce qui concerne les déplacements et les repas.
Pourtant, ce fléau responsable d’un véritable manque à gagner pour les entreprises demeure largement insoupçonné. Tabou bien installé ? Peur de se confronter à un sujet complexe et délicat, ou encore crainte de constater ses propres manquements ? Quoi qu’il en soit, la fraude aux notes de frais n’est pas une fatalité.
Commençons déjà par en mesurer les risques. Tout d’abord, négliger les fraudes aux notes de frais vous expose à une perte financière non négligeable. On estime ainsi qu’en France, le montant annuel de la fraude aux notes de frais représente 600 millions d’euros ! Mais ce n’est pas tout : les entreprises perdent aussi en productivité, puisque leurs salariés utilisent leur temps de travail pour frauder. Jusqu’à tomber, parfois, dans un véritable engrenage qui les pousse au désengagement professionnel.
Plus évident, la fraude aux notes de frais expose aussi les entreprises à un contrôle de l’URSSAF. En cas de fraude avérée, celles-ci peuvent être soumises à un redressement fiscal ou au paiement des cotisations sociales sur le trop remboursé.
Lorsque ce sont les dirigeants qui fraudent (notamment dans les petites et moyennes entreprises), confondant ainsi patrimoine personnel et patrimoine professionnel, ils engagent leur responsabilité pénale en se rendant coupables de détournement d’actifs. En cas de dénonciation ou de contrôle, les risques juridiques peuvent être importants (interdiction de gérer prononcée par le tribunal, par exemple).
D’où l’importance de se mettre en conformité. Pour cela, il est crucial de mettre en place une politique de dépenses professionnelles structurée, avec des flux de validation précis et des contrôles réguliers.
L’automatisation via un outil dédié à la gestion des notes de frais constitue bien évidemment une solution idéale, puisqu’elle permet de centraliser les dépenses professionnelles, de créer des niveaux de validation variables, et de détecter rapidement les anomalies potentielles. En mettant en place des processus de contrôle automatiques, vous réduisez les risques de fraude aux notes de frais, tout en gagnant du temps et de l’efficacité.
Enfin, il est important de mettre fin à l’impunité des salariés fraudeurs, qui n’agissent que parce qu’ils en ont la possibilité. Une politique de dissuasion et de sanction fonctionne, si elle s’accompagne d’une communication claire sur le sujet. L’entreprise peut, par exemple, définir une échelle des sanctions en cas de fraude avérée, et en informer ses collaborateurs au moyen d’outils de communication ou de formations dédiées. Bien évidemment, les sanctions devront être proportionnées aux faits, une erreur ponctuelle ne se traitant pas de la même manière qu’une fraude qui dure dans le temps.
Quelles sont les techniques de fraude les plus courantes ?
En la matière, la créativité des salariés est sans limites ! La plupart des fraudes aux notes de frais sont des fraudes simples (les plus classiques étant la fraude aux indemnités kilométriques, ou la présentation de faux reçus), mais certaines sont plus élaborées… et donc plus difficiles à détecter. Parce qu’il est important de connaître le mal pour pouvoir le traiter, voici quelques exemples de fraudes, classées par niveau de difficulté :
Niveau 1 de difficulté
- Inviter un ami ou un conjoint au restaurant en prétendant qu’il s’agit d’un client
- Se faire rembourser une note de frais deux fois, en fournissant un duplicata
- Se faire rembourser une dépense personnelle (exemple : un plein de carburant) en la faisant passer pour une dépense professionnelle.
Niveau 2 de difficulté
- Présenter un reçu écrit en langue étrangère, ou dans un alphabet non latin en mentant sur la dépense qu’il représente
- Déclarer un taux de change plus avantageux, en cas de déplacement à l’étranger
- Faire des cadeaux d’affaires à des clients fictifs.
Niveau 3 de difficulté
- Réaliser une fraude au faux fournisseur
- Fournir une fausse facture à son employeur
- Acheter du matériel ou du mobilier coûteux pour son compte personnel, en le faisant passer pour une dépense professionnelle.
Comment Jenji peut vous aider à combattre la fraude aux notes de frais
Le manque de vigilance, l’absence de prise en compte de cette problématique dans la politique de gestion des risques, mais aussi l’utilisation d’un système de gestion des frais professionnels non adapté (email, papier…) accentuent pour les entreprises le risque d’être victimes de fraudes internes. Il est donc important, en premier lieu, de prendre conscience de l’ampleur du problème, et de mettre en place, en second lieu, des outils qui permettent de lutter efficacement contre ce phénomène. C’est là qu’intervient Jenji.
La gestion automatisée des notes de frais que propose notre logiciel basé sur l’IA permet en effet d’accéder à des fonctionnalités telles que la saisie automatique des données, la conversion des devises ou encore le calcul des indemnités kilométriques. Grâce à notre algorithme de contrôle de conformité, le risque de fraude aux notes de frais est largement diminué.
La solution Jenji permet ainsi aux entreprises d’automatiser la centralisation et l’analyse des données relatives aux frais professionnels, offrant ainsi une fluidification de l’information et une véritable maîtrise du risque. Dès lors que les données sont centralisées, elles peuvent être analysées, comparées et vérifiées avec précision. Jenji vous apporte ainsi de puissants outils d’analyse financière qui vous permettent non seulement de surveiller, mais aussi d’optimiser vos dépenses internes.
La lutte contre la fraude aux notes de frais n'est pas toujours une priorité pour les entreprises, que ce soit par manque de connaissances ou par manque de moyens. Pourtant, le coût massif engendré par cette fraude mérite une réponse forte. La solution réside alors dans un outil de digitalisation des notes de frais, qui permet un contrôle beaucoup plus strict des dépenses professionnelles, tout en simplifiant les processus de gestion de l’entreprise..