Les transformations métiers impulsées par la révolution digitale font évoluer les fonctions liées à la comptabilité vers une plus grande maitrise des flux. La gestion des notes de frais est sans aucun doute un secteur opportun pour l'automatisation en entreprise.
Une compréhension plus pointue des frais professionnels
La comptabilité est un domaine très complexe en perpétuel mouvement. Jusqu'à présent, les tâches comptables n'étaient comprises que par les professionnels de la comptabilité. Ces professionnels devaient en outre assurer une veille juridique souvent fastidieuse.
Les obligations comptables simplifiées pour tous les collaborateurs
Chaque personne agissant au sein d'une entreprise est concernée par des problématiques comptables. C'est particulièrement le cas des collaborateurs utilisant les frais professionnels. Pourtant, la gestion traditionnelle de la comptabilité ne laisse aucune place aux non spécialistes. Avec un système de transmission de justificatifs papiers, parfois longtemps après les dépenses, les collaborateurs n'ont aucune vision sur la politique de dépenses.
Difficile également de gérer les dépenses en frais professionnels qui n'ont pas lieu d'être, mais qui ont été effectuées en raison d'une mauvaise compréhension des frais professionnels. Enfin, les tentatives de fraude sont également particulièrement élevées lorsque la gestion des notes de frais se fait sans pédagogie et avec un contrôle longtemps après la dépense.
Un logiciel de gestion des notes de frais accompagné d'une application pour les collaborateurs permet à l'entreprise :
- D'impliquer et informer les collaborateurs pour un meilleur respect de la politique de gestion des notes de frais
- De responsabiliser les collaborateurs avec une meilleure visibilité de leurs dépenses professionnelles
- D'anticiper les tentatives de fraude avec une détection automatique des justificatifs irréguliers
- D'accélérer les remboursements et de renforcer la confiance des collaborateurs.
Une mise en conformité facilitée par l'IA
Lorsque des changements de législations ont lieu, les professionnels concernés doivent les répercuter au sein de leurs procédés. Par exemple, l'entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données (RGPD) en 2018 avait affecté les professionnels de la comptabilité. Toujours en 2018, la législation a instauré une obligation d'utilisation et de conformité pour certains professionnels utilisant des logiciels de comptabilité ou de gestion et des systèmes de caisse. Cette nouvelle réglementation avait été compliquée à mettre en place pour certains professionnels.
Au-delà des changements de législation, il peut arriver qu'une entreprise se retrouve face à une situation inédite que son gestionnaire ne connaît pas. Cette nouvelle situation peut engendrer des erreurs, notamment des erreurs fiscales, pouvant coûter cher à l'entreprise.
Aujourd'hui les logiciels de gestion comptable permettent d'être informé en permanence concernant les changements législatifs ou réglementaires. Les logiciels vont également détecter les éventuelles anomalies posant un problème de conformité.
Optimiser la comptabilité des notes de frais à tous les niveaux
Avec une gestion traditionnelle de la comptabilité des notes de frais, il est difficile de prendre du recul. La gestion papier prend du temps, avec de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée. Ces tâches sont exécutées par un gestionnaire hautement qualifié et représentent un coût non négligeable pour l'entreprise.
Avec les bons outils d'automatisation, le gestionnaire peut se concentrer sur l'optimisation. Grâce aux nouvelles technologies, la comptabilité est dématérialisée. Il n'est plus nécessaire de rentrer manuellement les données d'un justificatif, puis de classer et stocker ce dernier. Les données utiles à la comptabilité sont directement numérisées et extraites.
Désormais, les gestionnaires comptables ont une vision en temps réel des dépenses professionnelles. Les tâches fastidieuses étant accomplies par l'IA, les gestionnaires peuvent piloter les dépenses plus efficacement. Le respect de la politique des notes de frais et du plan comptable est facilité. Le temps de réaction en cas de problème lié aux dépenses est réduit.
Placer la comptabilité des notes de frais au cœur de la gestion des dépenses
L'un des apports les plus importants de l'IA pour la comptabilité des entreprises est la redéfinition des stratégies comptables. En effet, les logiciels actuels permettent aux entreprises de repenser la gestion des dépenses professionnelles, grâce notamment à des données enrichies.
Les rapports fournis par le logiciel sont précis et permettent de mettre en avant les données souhaitées avec une visualisation claire. Avec des solutions concrètes à la disposition de l'entreprise, l'équipe de gestion comptable et la direction peuvent identifier et redéfinir les procédés posant problème.
Grâce à l'IA, l'élaboration de la politique de dépense des frais professionnels peut se faire à partir des données extraites des pratiques de l'entreprise. Les postes de dépenses importantes et les budgets non utilisés sont facilement identifiés pour une redistribution des crédits comptables. La fonction conseil des équipes comptables est ainsi renforcée.
Enfin, les solutions digitales pour la comptabilité sont également des accélérateurs pour la dématérialisation de la gestion des flux financiers et autre process. Les logiciels s'intègrent parfaitement à l'environnement des entreprises et participent au renforcement de la digitalisation.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion pour la comptabilité des notes de frais ?
Les avantages concrets d'une gestion intelligente et digitale de la comptabilité des notes de frais sont nombreux. Les tâches simples d'enregistrement et classification des données sont déléguées à un logiciel. Pour autant, l'IA ne prend pas la place du gestionnaire, qui conserve pleinement le contrôle de la gestion, tout en s'affranchissant des tâches à faible valeur ajoutée désormais automatisées.
Une comptabilité des notes de frais plus mobile
Les solutions SaaS apportent un dynamisme inédit à la comptabilité. Désormais, les données dématérialisées sont mobiles dès la génération de la note de frais. Les systèmes de gestion accompagnés d'une application smartphone permettent à chaque collaborateur d'enregistrer directement leurs dépenses.
Avec la combinaison du système OCR (système de reconnaissance) et du système RAD (Reconnaissance Automatique de Document), une technologie basée sur le "deep learning", une simple photo d'un justificatif va permettre d'extraire et de classer les informations importantes pour la comptabilité. Ainsi, les informations suivantes sont directement intégrées à la note de frais :
- Date de la dépense
- Identification du vendeur
- Montant TTC et HT en cas de TVA applicable
- Devise utilisée
- Catégorie de dépense
Les vérifications sont facilitées en raison de cette mobilité des données. Dès la dépense effectuée et enregistrée par le collaborateur, les responsables et les gestionnaires ont accès à ces informations. Grâce à l'instant expense, il est désormais possible d'effectuer un contrôle en temps réel, et par plusieurs entités.
L'application développée par Jenji garantit une compatibilité avec les systèmes iOS et Android. Un développement permanent des outils permet d'assurer cette comptabilité, de renforcer la mobilité et de simplifier la comptabilité des notes de frais.
L'intégration de la gestion comptable au sein de l'environnement numérique
Pour qu'un nouvel outil soit effectivement performant au sein d'une entreprise, son intégration est cruciale.
Les nouvelles solutions pour la gestion comptables s'attachent à une intégration au sein de l'environnement numérique de l'entreprise. Ainsi, la comptabilité des notes de frais doit permettre une intégration avec :
- Les ERP comptables (SAP, Oracle, Cegid, Sage, etc.)
- La gestion de la paie
- Les entrées-sorties de personnel (logiciels HCM)
- Systèmes de tickets-restaurant (Sodexo, Apetiz, etc.)
- Les systèmes de travel
- Tous les systèmes connexes
Grâce à cette intégration, les équipes de gestion back-office opèrent avec une chaîne de traitement complète et non plus morcelée sur plusieurs outils. Le risque d'erreur est drastiquement réduit. Les rapports et analyses sont directement accessibles. Enfin, la coopération entre les services est singulièrement améliorée.
Une solution adaptée à chaque entreprise
Ces nouveaux outils sont modulables. Contrairement aux premiers logiciels de gestion, les nouvelles solutions offertes aux entreprises sont pleinement adaptables en fonction des besoins.
Auparavant, les logiciels informatiques vendus aux entreprises étaient des solutions uniques. Les licences d'utilisation étaient distribuées à grande échelle, indépendamment du secteur d'activité. Les entreprises s'adaptaient au logiciel et étaient dépendantes d'un service client souvent inadapté.
Désormais, les solutions sont proposées en fonction des secteurs, de la taille des entreprises et du type de marché. Une entreprise familiale locale n'a pas les mêmes besoins comptables qu'une multinationale exportant des produits sur plusieurs continents. La force des nouvelles solutions réside dans une combinaison de technologies innovantes et en mouvement perpétuel, modulable en fonction des besoins de l'entreprise.
Avec des plans souscrits en fonction de l'entreprise, les équipes comptables bénéficient des outils dont ils ont réellement besoin, sans surcoût pour des modules ne correspondant pas à leurs pratiques. Avec une solution adaptée, la prise en main du logiciel est plus aisée, pour une transition numérique efficiente et agile.
La sécurisation et la conformité des données comptables
Autre avantage important offert par les logiciels de gestion, la sécurisation et la conformité des données comptables.
La sécurité des données de comptabilité des notes de frais
La sécurité des données comptables de l'entreprise est fondamentale. La numérisation des données permet une meilleure sécurisation. Les technologies d'hébergement et de stockage des données utilisent des protocoles chiffrés.
Les données ne sont accessibles que par les entreprises qui les génèrent. Les conditions d'exploitation des données sont conformes au RGPD. En cas d'incident de sécurité au niveau des données, des protocoles sont prévus pour y faire face.
La conformité des données de comptabilité des notes de frais
Enfin les solutions SaaS assurent la conformité de la comptabilité. De nombreuses erreurs peuvent se produire tout au long de la chaîne de traitement comptable de la note de frais.
L'IA permet un traitement automatisé des flux complexes de la comptabilité :
- La transmission des écritures des journaux vers le système comptable : enregistrement sur les comptes de dépenses, imputation par nature et par type, calcul de la TVA, détermination de la partie remboursable/non-remboursable
- La récupération de la TVA : sur le territoire national et à l'étranger, conformément à la législation locale.
- Traitement et stockage des justificatifs : en cas de contrôle de l'administration fiscale, les justificatifs et autres rapports sont archivés et rapidement accessibles. L'archivage est assuré conformément à la législation en vigueur.
Ainsi, les nouvelles technologies et l’IA apportent simplification, automatisation et sécurisation des données comptables. La comptabilité des notes de frais est désormais plus agile et se fait en temps réel. Les collaborateurs sont intégrés au processus et sont responsabilisés quant aux dépenses professionnelles. Les gestionnaires peuvent mettre à profit leurs compétences les plus pointues et conseiller les managers pour les orientations comptables. Enfin, les dirigeants peuvent s’appuyer sur une expertise comptable retrouvée pour des décisions proactives concernant les dépenses.