Si votre activité implique des voyages d’affaires, il est essentiel d’avoir une politique précise concernant les frais de déplacement, afin de s’assurer que tout le monde connaisse les règles et les procédures de soumission des frais professionnels. Dans cet article, nous proposons un modèle de politique de remboursement des frais de déplacement professionnel que vous pourrez utiliser dans votre entreprise. Nous aborderons également les éléments essentiels d’une bonne politique de remboursement des frais de déplacement professionnel.
Qu’est-ce qu’un frais de déplacement ?
Une dépense de voyage est un coût que votre entreprise encourt lorsque vos employés se déplacent pour des raisons professionnelles. Il peut s’agir de billets d’avion, de frais d’hôtel, de frais de location de voiture, de frais de repas... En général, les entreprises remboursent ces frais à leurs employés. Cependant, permettre aux employés de dépenser sans aucune directive ou sans aucune limite peut conduire à des dépenses excessives. C’est pourquoi il est essentiel de mettre en place une politique de frais de déplacement.
Introduction à la politique de frais de déplacement
La politique de frais de déplacement est importante, car elle définit les règles et les procédures de gestion des frais de déplacement de votre entreprise. Cela permet d’éviter toute confusion et tout litige ultérieur. De plus, une politique bien rédigée peut aider votre entreprise à économiser de l’argent. Cependant, la création d’une politique de frais de déplacement peut être intimidante. C’est pourquoi nous avons créé des modèles de politiques de frais de déplacement et de voyages pour vous aider à élaborer votre propre politique.
Que faut-il prendre en compte pour bien rédiger votre politique sur les frais de déplacement ?
Quelques éléments clés doivent être inclus dans votre politique de frais de déplacement. Ces éléments vous permettront de vous assurer que votre politique est claire et concise. De plus, ils vous aideront à garantir l’efficacité de votre politique.
Quelles sont les catégories de dépenses incluses ?
La première chose que vous devrez décider concerne les catégories de dépenses incluses dans votre politique. Par exemple, couvrira-t-elle seulement les billets d’avion, les frais d’hôtel, les frais de location de voiture, les repas ou davantage ? Il est essentiel d’être aussi précis que possible lors de la création de votre politique de gestion des frais professionnels, car il peut y avoir des catégories que vous décidez de ne pas couvrir. Dans ce cas, veillez à bien les énumérer également.
Quel montant maximum peut être remboursé ?
Vous devrez ensuite décider des limites de remboursement pour chaque catégorie. Par exemple, vous pouvez limiter les frais de billets d’avion à 500€ par personne. Il est cependant essentiel de fixer des limites réalistes qui conviennent à l'activité de votre entreprise tout en tenant compte du coût des voyages. N’oubliez pas que plus votre politique est restrictive, moins il est probable que les employés la respectent.
Qui sera remboursé pour les voyages d’affaires ?
Il est essentiel de déterminer qui aura droit au remboursement. Par exemple, seuls les collaborateurs seront-ils remboursés ou les contractants et les consultants seront-ils également inclus ? Vous devrez aussi décider s’il y a des exceptions à cette règle. Par exemple, vous pouvez autoriser les responsables à approuver les frais de déplacement des employés en voyage d’affaires. Quoi qu’il en soit, précisez clairement qui est autorisé à se faire rembourser ses frais de déplacement.
Combien de temps faut-il pour être remboursé ?
Enfin, vous devrez déterminer en combien de temps et quand les remboursements seront effectués. Par exemple, les employés seront-ils remboursés après leur retour de voyage ou seront-ils indemnisés à l’avance ? Vous devrez également décider de la fréquence des remboursements. Par exemple, seront-ils mensuels ou au coup par coup ?
Faites simple
Une fois que vous avez déterminé les éléments clés de votre politique de frais de déplacement, il est essentiel de rester simple. Veillez à utiliser un langage clair et concis. De plus, pensez à inclure tout exemple pertinent (ex : une section sur les dépenses non couvertes). En gardant votre politique simple, vous contribuez à son efficacité.
Communiquez avec vos employés
Une fois que vous avez créé votre politique de frais de déplacement, il est essentiel de la communiquer à vos employés. Veillez à leur envoyer une copie et à vous rendre disponible pour répondre à leurs questions. De plus, vous pouvez organiser une session de formation pour passer en revue la politique en détail. En communiquant avec vos employés, vous pouvez vous assurer qu’ils comprennent et suivent la procédure. Par ailleurs, en donnant à vos employés le temps et l’espace nécessaires pour poser des questions, vous pouvez vous assurer que la politique soit assez claire.
Soyez prêt pour votre prochain voyage d’affaires
Lorsqu’il s’agit de voyages d’affaires, il est essentiel d’être préparé. En créant une politique de frais de déplacement, vous vous assurez que votre entreprise soit prête pour son prochain voyage.
Alors que les coûts continuent d’augmenter, il est plus important que jamais de mettre en place une politique de frais de déplacement. En prenant le temps d’en créer une, vous pouvez vous assurer que votre entreprise soit prête pour son prochain voyage. De plus, en étant clair et concis avec vos employés, vous pouvez vous assurer que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
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