Afin de lutter contre le gaspillage et les substances nocives pour la santé et l’environnement, à partir du 1er avril 2023, les tickets de caisse ne seront plus imprimés automatiquement. Face à cette évolution, votre entreprise doit adapter ses modalités de gestion des notes de frais et informer ses collaborateurs des différents changements à venir. Voici tout ce qu’il faut savoir.
Ticket de caisse : quelles sont les règles ?
À compter du 1er avril 2023, la réglementation applicable aux tickets de caisse change.
Le ticket de caisse avant le 1er avril 2023
Le ticket de caisse est un document, sous forme papier, qui sert de preuve pour les achats réalisés par les clients. Il comprend notamment les informations du commerçant, le détail et le prix des produits ou services achetés, la date et l’heure de l’achat, la TVA et le mode de paiement.
Dans une entreprise, le ticket de caisse est utilisé pour procéder au remboursement des frais professionnels. Il sert de justificatif pour réaliser les notes de frais que les collaborateurs transmettent à un service dédié.
L’arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983 relatif à la publicité des prix de tous les services rendait obligatoire la délivrance d’une note pour tout achat de prestations de services dont le prix était supérieur ou égal à 25 € TTC. En pratique, un reçu était presque toujours émis, même pour des sommes moindres et quel que soit le type d’achat (bien ou service).
Ticket de caisse et notes de frais à partir du 1er avril 2023
La loi du 10 février 2020 relative à la lutte contre le gaspillage et à l’économie circulaire et le décret n° 2022-1565 du 14 décembre 2022 relatif aux conditions et modalités d'application du IV de l'article L. 541-15-10 du Code de l'environnement mettent fin au reçu papier.
Dès le 1er avril 2023, les justificatifs suivants ne seront plus imprimés automatiquement :
- Les tickets de caisse produits dans les surfaces de vente et dans les établissements accueillant du public ;
- Les tickets émis par des automates ;
- Les tickets de carte bancaire ;
- Les bons d’achat et les tickets promotionnels ou de réduction.
Pour obtenir ces tickets imprimés, le consommateur devra le demander expressément au commerçant. Ce sera par exemple le cas pour vos collaborateurs qui souhaitent une note de frais.
À défaut de ticket de caisse papier, le consommateur recevra un ticket dématérialisé ou e-ticket par SMS, par mail, dans l'application bancaire ou par QR code. Ces solutions de dématérialisation du ticket de caisse se substitueront ainsi au ticket de caisse papier.
Bon à savoir : Certains tickets vont continuer à être imprimés malgré cette réforme. C’est le cas des :
- Tickets de carte bancaire pour opérations annulées ou soumises à un régime de pré-autorisation ou faisant l'objet d'un crédit, qui continueront à être édités.
- Tickets d’achat de biens (appareils électroménagers, équipements informatiques, etc.) assortis d’une garantie légale de conformité dont l’existence et les conditions sont précisées sur le document de facturation remis à l’acheteur ;
- Tickets de caisse ou autres documents de facturation, imprimés par les instruments de pesage à fonctionnement non automatique, seuls ou connectés à un terminal en point de vente ;
- Tickets remis par des automates dont la conservation et la présentation sont nécessaires pour bénéficier d'un produit ou d'un service et permettre, le cas échéant, le calcul du montant dû en contrepartie.
Dématérialisation des tickets de caisse, quelles conséquences sur les notes de frais ?
En tant qu’employeur, le développement des justificatifs dématérialisés vous impose de vérifier la valeur probante des e-tickets et de respecter certaines obligations.
Les justificatifs dématérialisés de frais professionnels
Pour que des justificatifs de frais professionnels dématérialisés aient une valeur probante et soient recevables en cas de contrôle des services fiscaux et de l’URSSAF, ils doivent respecter les conditions fixées par le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies pour l’URSSAF et par l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales pour l’administration fiscale, parmi lesquelles :
- La copie numérique doit reproduire à l’identique le document original papier (image, couleurs, contenu, etc.) ;
- Elle ne doit pas avoir été modifiée ni retouchée ;
- Elle doit être enregistrée au format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) ;
- Lors de la reproduction, toutes les informations liées à la copie doivent être précisées : contexte, date de création, qualité du procédé de reproduction ;
- Chaque fichier est horodaté par au moins une source interne ;
- La copie résultant d'un procédé de reproduction par voie électronique est attestée par une empreinte électronique qui garantit que toute modification ultérieure de la copie à laquelle elle est attachée est détectable.
L’absence d’une copie dématérialisée répondant à ces conditions ou d’un original papier est considérée par les services fiscaux et l’URSSAF comme une absence de justificatifs des frais professionnels.
Il vous est donc conseillé de conserver les justificatifs pendant 10 ans (article L. 123-22 du Code du commerce).
Les nouvelles obligations liées aux notes de frais
Les obligations qui vous incombent suite à cette réforme vont dépendre de la façon dont vous gérez les notes de frais de votre entreprise.
- Si vous gérez les notes de frais en version papier, vous devez rappeler à vos collaborateurs de penser à demander un ticket à chaque passage en caisse. À défaut, les frais engagés ne peuvent être ni justifiés ni remboursés.
- Si votre entreprise utilise une solution de notes de frais comme Jenji x Silae, vous pouvez demander à vos collaborateurs de scanner le ticket de caisse imprimé grâce à un logiciel OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) par exemple. Vous pouvez également décider de recevoir les tickets en version numérique. Dans cette hypothèse, vous devez déterminer le canal le plus approprié (SMS, mail, QR code, application) pour charger le ticket dans votre logiciel de notes de frais et informer vos collaborateurs des nouvelles modalités de gestion des notes de frais.
Rappel : Quelle que soit la gestion des tickets de caisse choisie (papier ou dématérialisée), pour que vos collaborateurs puissent se faire rembourser et que votre entreprise soit dans la légalité en cas de contrôle, une note de frais doit obligatoirement être accompagnée d’un justificatif – papier ou dématérialisé – qui prouve la dépense.
Les solutions pour gérer les notes de frais avec un ticket de caisse dématérialisé
Si le passage à des solutions dématérialisées facilite la gestion et la conservation des notes de frais pour les sociétés, cette dématérialisation des justificatifs nécessite d’adapter certains process dans votre entreprise.
Comment s’adapter aux nouvelles normes ?
Afin de recevoir un justificatif numérique d’achat, vos collaborateurs devront laisser leurs coordonnées (email et téléphone notamment). En tant qu’employeur, vous devez éclaircir votre politique de gestion des données sur ce point :
- Vos collaborateurs peuvent-ils laisser leurs coordonnées professionnelles pour recevoir les tickets de caisse ? Si oui, lesquelles ?
- Quelles sont les informations utilisées par les commerçants si vos collaborateurs transmettent des données personnelles ?
- Comment seront utilisées les données transmises ?
- Vos collaborateurs doivent-ils donner leur consentement au traitement des données transmises (article 7 du RGPD) ? En effet, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), la collecte de données auprès de l’acheteur est subordonnée à son consentement explicite.
Comment conserver les justificatifs dématérialisés ?
Que vous utilisiez ou pas un logiciel de notes de frais, vous devrez toujours vous assurer que les justificatifs correspondent aux dépenses, et les stocker durant 10 ans (article L. 123-22 du Code du commerce).
Afin de conserver vos copies numérisées pendant toute la durée prévue par la loi, une solution de coffre-fort numérique est adaptée. Le coffre-fort numérique de Silae vous permet par exemple de stocker tous vos documents importants avec une valeur probante. Il offre une solution de conservation sécurisée respectant les normes en vigueur (RGPD, NF 203 CCFN, etc.) avec des données chiffrées de bout en bout et hébergées en France.
Pour optimiser la saisie, le suivi et le stockage des frais de votre entreprise, associez ce coffre-fort numérique à une solution de gestion de notes de frais comme Jenji x Silae. Équipé de la reconnaissance optique de caractères (logiciel OCR), il permet d’accélérer la gestion des notes de frais de vos collaborateurs, de traiter en temps réel un grand nombre de documents et de les convertir dans un format adapté (PDF).