Gestion des frais des freelances : quelles dépenses doivent-elles être imputées à votre entreprise ?
Les frais professionnels sont les dépenses qui sont engagées dans le cadre d’une activité professionnelle. En tant que freelance, vous exercez votre activité de manière indépendante et vous vous interrogez sur la possibilité de vous faire rembourser ces dépenses. Quelles sont les règles en la matière ? En réalité, tout dépend de votre statut.
Explications détaillées.
Quelles sont les dépenses qui peuvent être remboursées ?
Les dépenses engagées dans le cadre de votre activité professionnelle de freelance sont déductibles de votre résultat, que celui-ci soit soumis au régime de l’impôt sur le revenu ou au régime de l’impôt sur les sociétés. Il existe néanmoins des conditions à remplir. Ainsi, pour être remboursés, ces frais doivent impérativement :
- Être effectués pour les besoins et dans l’intérêt de votre activité ;
- Faire partie d’une gestion normale de l’entreprise (ne pas être disproportionnés) ;
- Pouvoir être justifiés, notamment au moyen de notes de frais.
Attention : si vous êtes micro-entrepreneur, vous ne pouvez pas déduire les frais engagés dans le cadre de votre activité (voir ci-dessous).
Quelles dépenses un freelance peut-il facturer à une entreprise ?
En tant qu’indépendant, vous avez la possibilité de facturer à vos clients les frais engagés dans le cadre de votre activité.
Les frais de restaurant et de repas
Seul un montant fixé par la loi (et renouvelé chaque année) est déductible, qui correspond à la différence entre le montant de la note et l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature. Pour connaître les montants de l'année 2022, vous pouvez consulter le site de l’Urssaf.
Attention : seuls les repas pris à l’extérieur sont concernés. Il n’est pas possible de déduire ses frais de repas quotidiens, pris à domicile.
Les frais de voyage et de transport
Les frais de déplacement professionnels (frais d’essence et de péage, billets de train, billets d’avion…) sont déductibles, dès lors que ceux-ci sont rendus nécessaires par votre activité. Ces frais sont calculés en fonction du nombre de kilomètres effectués et de la puissance fiscale du véhicule utilisé. Pour cela, il convient de se référer à un barème kilométrique défini par la loi, qui varie chaque année.
Les frais de formation
Il est possible de financer une formation entreprise dans le cadre de son activité de freelance, à condition que celle-ci réponde à une finalité professionnelle.
A noter : les formations permettent également de bénéficier d’un crédit d’impôt, à condition bien sûr de conserver les justificatifs nécessaires mentionnant votre nom et le nombre d'heures de formation effectuées.
Les frais de fourniture
Matériel informatique, fournitures de bureau… Les frais de fourniture peuvent être déduits de votre résultat imposable, dès lors qu’ils sont inférieurs à 500€ HT.
Les frais d’hébergement et de logement
Ces frais sont remboursables uniquement si vous ne pouvez pas regagner votre domicile à la suite de votre mission, soit parce que votre domicile est éloigné de plus de 50 km, soit parce que ce dernier est situé à au moins 1h30 de trajet du lieu de la mission.
Comment les frais sont-ils déduits ?
Pour faire déduire vos frais, vous devez impérativement garder une trace de vos dépenses (factures, notes de frais, etc). Ces justificatifs vous permettront de déduire la somme des frais sur votre bénéfice brut, au moment de votre déclaration de revenus. Attention : pour que la déduction soit applicable, les frais doivent avoir été engagés au cours de l’année où vous avez l’intention de les déduire.
Qu’en est-il des freelances qui travaillent à la pige?
Un abattement fiscal au titre de l’allocation pour frais d’emploi de 7650 euros est accordé à tout journaliste salarié qui opte pour la déduction forfaitaire des frais professionnels au moment de sa déclaration de revenus.
Or, les pigistes disposent d’un statut particulier, en ce qu’ils ne sont pas salariés et exercent auprès de plusieurs employeurs. Ils ne peuvent donc pas multiplier le montant de l’abattement fiscal par le nombre d’employeurs qui les rémunèrent. La somme de 7650 euros est ainsi à déduire sur le total des rémunérations nettes perçues sur l’année.
Un freelance peut-il être remboursé de ses frais lorsqu’il a une micro-entreprise ?
La réponse est non. Les micro-entrepreneurs sont en effet imposés sur leur chiffre d'affaires et non sur leur résultat ; aucune charge professionnelle ne peut donc être déduite pour son montant réel. En contrepartie, un abattement forfaitaire qui intègre les charges de la micro-entreprise est appliqué de manière automatique par l’administration fiscale. Son montant s’élève à 71% pour les activités d’achat-revente, 34% pour les professions libérales, et 50% pour les prestations de services commerciales ou industrielles.
Il est également possible en tant que micro-entrepreneur de se faire rembourser les frais de débours, c’est-à-dire les dépenses engagées pour le compte d'un client. Pour cela, il est essentiel de convenir au préalable et par écrit avec le client du budget qu’il souhaite allouer, et de demander à la fin de la mission le remboursement des sommes engagées au moyen d’une facture détaillée. Attention à bien conserver les justificatifs, nécessaires en cas de contrôle fiscal.
Quelles dépenses ne sont pas déductibles ?
On l’a vu, seules les dépenses engagées dans le cadre de votre activité professionnelle sont déductibles. Par conséquent, vos dépenses personnelles ne sont pas imputables à votre entreprise : contraventions ou amendes (même si elles surviennent lors d'un déplacement professionnel), achat de vêtements, taxe d’habitation, abonnement à la salle de sport, courses alimentaires, etc.
Comment gérer les reçus en tant que freelance avec Jenji ?
Si vous souhaitez gérer vos reçus en tant qu’indépendant, il suffit de créer un compte Jenji Solo en téléchargeant l’application mobile Jenji ou en se rendant à l’adresse app.jenji.io/#/signup.
La solution Jenji vous aide dans la gestion de vos frais professionnels, en plus de calculer directement vos indemnités kilométriques dans le cadre de vos déplacements professionnels. Différents moyens de paiement sont configurés par défaut dans les Paramètres de votre compte. Vous pouvez ainsi configurer vos propres moyens de paiement, ou bien renseigner votre moyen de paiement par défaut.
Consultez nos guides pratiques pour faire vos premiers pas : c’est simple, et intuitif !