Combien de temps doit-on conserver ses notes de frais ?
Pour chaque remboursement de notes de frais, que ce soit un reçu de restaurant, une facture d'hôtel ou de taxi..., effectué par l’entreprise, il est nécessaire que le justificatif soit archivé.
L'objectif en gardant ces documents est de :
- Prouver aux organismes règlementaires tel que l’Urssaf que les remboursements correspondent à des dépenses engagées pour l’entreprise.
- Démontrer à l’administration fiscale que la dépense est éligible à la récupération de la TVA.
Il existe différentes durées de conservation pour ces justificatifs :
- 6 ans pour les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration, d’après l’article L 102 B du Livre des procédures fiscales.
- Un délai de 10 ans pour les documents comptables et les pièces justificatives, dans le cadre de l’article L 123-22 du code du commerce.
Chez Jenji, nous privilégions un délai de conservation des pièces comptable de 10 ans comme le requiert la loi L123-22 du Code de commerce, "les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans". Et de 6 ans en ce qui concerne l'administration fiscale et l'URSSAF alors que la loi autorise 3 ans pour les supports digitalisés.
Quelles sont les règles fiscales en matière de note de frais ?
En matière comptable, le Code Général des Impôts prévoit que les justificatifs sont des pièces susceptibles d'être contrôlés par l'admnistration fiscale. Tout assujetti à ce contrôle est dans l’obligation de se soumettre à la vérification des pièces et documents comptables, comme prévu par l’article L.13 du LPF. La période fiscale de conservation est de 6 ans pour le support papier et 3 ans pour le support informatique.
Comment conserver ses notes de frais ?
Aujourd'hui, l'article L120B du Livre des procédures fiscales offre la possibilité aux entreprises de conserver sous forme numérique leurs documents et pièces établies ou reçus sur support papier ou sur support informatique pendant la durée légale. Une entreprise a donc deux possibilités, conserver ses justificatifs papier ou conserver ses documents informatiquement après numérisation.