Indemnités de trajet domicile-travail : quelle prise en charge par l’employeur ?

Automobile, deux-roues, véhicule électrique… En fonction de votre véhicule, de nombreux facteurs impactent aujourd’hui les indemnités de trajet entre domicile et lieu de travail ainsi que les exonérations fiscales dont bénéficie l’employeur. Parcourons ensemble la prise en charge de vos frais de transport.

Trajet domicile-lieu de travail 

Modalités de prise en charge par l’employeur

Transports collectifs

L’employeur a pour obligation légale de participer à hauteur d’au moins 50% aux frais de transports publics de l’intégralité de ses salariés, et ce, quand bien même plusieurs modes de transport en commun seraient employés au cours d’un même trajet entre le domicile et le lieu de travail.

Sont pris en charge par l’entreprise les cartes d’abonnement, qu’elles soient hebdomadaires, mensuelles ou annuelles, sur la base d’un tarif en seconde classe et pour le trajet le plus court (ou à défaut, le plus logique).

Les salariés à temps partiel sont également concernés par ces indemnités domicile-travail ; si la durée de travail est inférieure à celle d’un mi-temps, le remboursement se fera alors au prorata entre le nombre d’heures effectuées et le nombre d’heures d’un mi-temps.

Le montant de la prise en charge de ces indemnités doit figurer sur le bulletin de paie du salarié et est exonéré de cotisations et de contributions sociales. De même, au-delà du seuil de 50%, les indemnités facultatives versées par l’employeur sont intégralement exonérées de charges sociales.

Frais de carburant

Les frais de carburant engendrés par l’utilisation d’un véhicule à usage mixte sont également pris en charge par l’employeur et exonérés de cotisations sociales selon un barème mis à jour chaque année par l’administration.

Par véhicule à usage mixte, on entend que l’utilisation du véhicule présente à la fois un caractère personnel et professionnel.

Concernant les deux-roues, la classification établie par le barème des frais de carburant se fait non seulement selon la puissance fiscale du véhicule en chevaux, mais également selon son cylindrage en centimètres cubes.

Forfait mobilité durable

Le Forfait mobilité durable (FMD) a été introduit afin d’encourager la transition vers des moyens de transport plus écologiques, dits “à mobilité douce”.

Lesdits moyens de transport sont notamment :

• le vélo (électrique ou non) ;
• les transports publics ;
• le covoiturage (en tant que conducteur ou passager) ;
• la trottinette (électrique ou non, à partir de 2022).

Il appartient à l’employeur au travers d’un accord d’entreprise, d’un accord inter-entreprises ou d’un accord de branche de prévoir pour l’ensemble de ses salariés bénéficiant du FMD le montant, les modalités et les critères d’attribution dudit forfait.

Cette indemnité pour les trajets domicile-travail est exonérée de cotisations sociales et se substitue aux indemnités kilométriques pour les vélos et aux indemnités forfaitaires de covoiturage.

Précédemment plafonné à 400€, le montant maximal du FMD est désormais de 500€ depuis le 1er janvier 2021 par an et par salarié, et est cumulable avec la prise en charge des frais de transport en commun dans la limite de 600€, ainsi qu’avec la prise en charge des frais de carburant à hauteur de 500€ maximum.

Attention : Le forfait mobilité durable n’est pas cumulable avec  la Déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (DFS).

Afin de bénéficier de ce forfait, le salarié est chargé de fournir à l’employeur les justificatifs de paiement concernant ledit moyen de transport à mobilité douce, ou du moins une attestation sur l’honneur correspondante.

Indemnité trajet domicile-travail en voiture personnelle 

Un salarié utilisant une voiture dont lui, son conjoint ou un membre de son foyer fiscal est propriétaire peut bénéficier d’exonération fiscale sur ses trajets entre domicile et lieu de travail selon le barème kilométrique édité annuellement par l’administration française.

Ce barème repose sur le nombre de kilomètres parcourus ainsi que sur la puissance fiscale du véhicule. Il concerne aussi bien les automobiles que les deux-roues et offre une majoration de 20% pour les véhicules électriques.

A noter : L’employeur doit pouvoir justifier ces déplacements à raison d’un seul salarié par véhicule ; il est libre de rembourser davantage à ses collaborateurs, toutefois la fraction excédentaire sera, quant à elle, assujettie aux cotisations sociales.

Indemnité trajet domicile-travail en vélo

Il existe un barème kilométrique propre aux vélos afin de gérer les indemnités de trajet domicile-travail correspondantes. Celles-ci se soldent à 0,24€ par kilomètre parcouru et sont versées sous forme de forfait mensuel ou trimestriel.

Comment calculer son trajet domicile-travail ?

Le calcul des distances parcourues pour le trajet domicile-travail prend en compte certains critères, à savoir que le trajet doit être :

• le plus court ;
• le plus logique ;
• dénué de détours pour motif personnel ou familial.

La distance maximale couverte est de 40 kilomètres pour un aller, soit 80 kilomètres aller-retour. Au-delà, seules certaines situations exceptionnelles sont sujettes à déduction.

Il est possible d’opter soit pour une déduction sur frais réels (le barème kilométrique actuel est alors utilisé sur la base de vos notes de frais kilométriques), soit pour une déduction forfaitaire de 10%.

Ci-dessous, le barème appliqué en 2020 pour les automobiles :

Ci-dessous, le barème 2020 appliqué pour les deux-roues :

Dans tous les cas, il est capital d’économiser le temps de saisie des déplacements effectués ; aussi, Jenji vous propose une plateforme de gestion des notes de frais afin d’enregistrer automatiquement les distances domicile-travail parcourues par vos salariés.