Indemnités de grand déplacement : tout ce qu’il faut savoir

Lorsque les salariés d’une entreprise effectuent des déplacements longs dans le cadre de leurs missions, l’employeur est dans l’obligation de mettre en place une indemnité spécifique, destinée à compenser les frais de repas et d’hébergement engagés. Champ d’application, barèmes, modalités de fonctionnement… On fait le point. 

A quelles indemnités a droit un salarié lors d'un grand déplacement?

On parle de grand déplacement lorsqu’un salarié ne peut pas regagner quotidiennement son domicile en raison de ses conditions de travail (déplacement, voyage professionnel, etc). Deux conditions doivent être réunies :

• la distance entre le domicile et le lieu de travail du salarié est supérieure ou égale à 50 km ;
• le temps de transport pour parcourir cette distance est supérieur ou égal à 1 h 30 en transports en commun.

Dans ce cadre, l’indemnité de grand déplacement a pour but de couvrir les dépenses supplémentaires d'hébergement et de repas du salarié. Elle est versée par l’employeur pour couvrir à la fois les frais de transport, les frais de nourriture et les frais d’hébergement.

L’indemnisation des frais de grand déplacement 

Les dépenses engagées par le salarié lors d’un grand déplacement sont remboursées par l’employeur, soit :

• Sur la base des frais réellement engagés. Les justificatifs des frais engagés sont présentés par le salarié à son employeur, qui lui rembourse ces dépenses. 
• Sur la base d’une indemnité forfaitaire. Cette indemnité forfaitaire est fonction d’un barème fixé chaque année par les pouvoirs publics. 

A noter : L’entreprise peut prévoir des conditions d’indemnisation plus favorables aux salariés que celles prévues par les dispositions légales. 

Le remboursement sur la base des frais réels encourus

L'indemnisation des frais professionnels liés aux grands déplacements peut être effectuée sur la base des frais réellement engagés, sur présentation des justificatifs. Chaque dépense engagée par le salarié est alors remboursée par l’employeur. 

Le remboursement sur la base d'un montant forfaitaire 

Lorsque les frais engendrés par un grand déplacement ne sont pas remboursés au réel, le salarié bénéficie d'un remboursement sur la base d’allocations forfaitaires : c’est l'indemnité de grand déplacement. Cette indemnité est calculée sur la base des barèmes de l'Urssaf, pour les déplacements en métropole et les déplacements en Outre-mer et à l’étranger. Attention : elle ne couvre pas les frais de transport. 

Le barème de l’Urssaf prend en compte les différences de coût de la vie (et notamment de coût du logement) entre Paris, les départements des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne, et les régions. 

Quelles sont les indemnités forfaitaires pour les déplacements longue distance en France ?

Les indemnités de repas et de logement en France métropolitaine dépendent de la durée de déplacement et du département dans lequel ont lieu les déplacements. 

En 2022, les frais de repas sont de : 

• 19,40€ pour les trois premiers mois ;
• 16,50€ au-delà du 3e mois et jusqu’au 24e mois ;
• 13,60€ au-delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois. 

Les frais de logement et de petit-déjeuner, quant à eux, dépendent du département dans lequel ils sont engagés. 

Dans les départements 75,92,93 et 94, ils sont de : 

• 69,50€ pour les trois premiers mois ;
• 59,10€ au-delà du 3e mois et jusqu’au 24e mois ;
• 48,70€ au-delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois. 

Dans les autres départements, ils sont de : 

• 51,60€ pour les trois premiers mois ;
• 43,9€ au-delà du 3e mois et jusqu’au 24e mois ;
• 36,10€ au-delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois.

Quelles sont les indemnités forfaitaires pour les grands déplacements à l'étranger ?

Les indemnités forfaitaires pour les grands déplacements à l’étranger sont calculées en fonction du pays de destination. Les barèmes applicables par pays peuvent être consultés sur le site du Ministère de l’économie. 

L’indemnité de mission versée au salarié en déplacement à l’étranger est réduite de :

• 65 % lorsque le salarié est logé gratuitement (l’employeur fournit le logement ou prend directement en charge les frais d’hébergement) ;
• 17,5 % lorsque le salarié est nourri à l’un des repas ;
• 35 % lorsque le salarié bénéficie de deux repas.

Lorsque le grand déplacement à l’étranger est prolongé au-delà de trois mois sur un même lieu de travail, un abattement de 15% s’applique aux limites des indemnités telles que définies ci-dessus. Au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans, cet abattement passe à 30%. 

Comment gérer les notes de frais pour les grands déplacements ?

Les grands déplacements sont souvent synonymes de nombreuses notes de frais. C’est le cas même avec l’indemnité forfaitaire, qui ne couvre pas les frais de transport. Les salariés se retrouvent donc avec de multiples notes de frais qui doivent être étudiées, validées puis gérées par l’employeur. Or, la gestion de ces notes de frais peut s’avérer particulièrement chronophage, et peut même aboutir à une désorganisation des services comptables. 

D’où l’intérêt de se munir d’un outil de gestion des notes de frais, qui permet de les rembourser rapidement aux salariés tout en suivant chaque transaction pour s’assurer de sa conformité. L’automatisation des notes de frais permet également d’éviter les doublons, les erreurs de saisie, les oublis, ainsi que la fraude. En somme, c’est un moyen simple et efficace d’optimiser cette gestion, tout en s'assurant d’être en règle avec la législation en vigueur. 

Bien sûr, cela n’exempte pas chaque salarié de garder précieusement chaque justificatif (reçu, facture…). Pour rappel, celui-ci doit comporter les mentions suivantes pour être conforme : 

• Le nom du fournisseur 
• La date de la dépense effectuée 
• Le descriptif de la dépense 
• La TVA (le cas échéant). 

En tant qu’employeur, n’hésitez pas à effectuer auprès de vos salariés des rappels réguliers sur les modalités de gestion des notes de frais.