Qu’est-ce que la gestion centralisée des dépenses ?
Votre société possède plusieurs agences ou magasins et vous êtes à la recherche d’une solution pour optimiser la gestion des dépenses de ces différents sites ? Jusqu’à présent, la gestion des dépenses de votre entreprise était décentralisée. Ce qui signifie que chaque entité a un fonctionnement qui lui est propre : par exemple, les procédures et les outils utilisés ne sont pas les mêmes. Pour le directeur administratif et financier, c’est un vrai casse-tête quand il s’agit de rassembler et de traiter toutes ces informations. Sans compter que cette organisation peut provoquer des surcoûts qui peuvent mettre en péril les finances d’une société.
Et si la solution était d’opter pour une gestion centralisée des dépenses ?
Définition de la gestion centralisée des dépenses
La gestion centralisée est un mode d’organisation qui permet d’harmoniser les pratiques d’une entreprise et de ses plus ou moins nombreuses entités. La gestion centralisée peut concerner les achats, la trésorerie, mais également les dépenses. Ce mode d’organisation s’oppose à la gestion décentralisée des dépenses.
À quoi ça sert ?
Pour bien comprendre quelle est l’utilité de la gestion centralisée des dépenses, le plus simple est d’utiliser un exemple :
- Votre entreprise possède plusieurs agences sur le territoire ;
- Actuellement, chaque agence utilise son propre système pour gérer les notes de frais de ses collaborateurs ;
- Lorsque le siège récupère les informations des différentes agences relatives aux notes de frais, le temps de traitement est long et le risque de faire des erreurs est élevé, car les données ne sont pas harmonisées entre elles ;
- En passant à la gestion centralisée des dépenses, le siège et les différentes agences vont choisir d’utiliser un seul et même outil tout en respectant des procédures identiques : moins coûteux, plus rapide et surtout plus fiable !
Quels sont les avantages et les inconvénients de la gestion centralisée des dépenses ?
Comme n’importe quel mode d’organisation en entreprise, la gestion centralisée des dépenses possède des avantages comme des inconvénients. Faisons le point sur ce système :
Les avantages
Pour une entreprise multisite, il y a de nombreux avantages à utiliser ce système :
- Comme les données sont harmonisées, les gestionnaires gagnent du temps pour les traiter, mais minimisent également le risque de faire des erreurs.
- Les coûts sont bien mieux maîtrisés, car les règles sont claires pour toutes les entités. Par exemple, un plafond peut être fixé pour le tarif maximal d’une nuit à l’hôtel pour l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise.
- Toujours en parlant de coûts, il faut aussi savoir qu’une gestion centralisée facilite les négociations avec les fournisseurs, ce qui peut permettre de limiter les coûts. Par exemple, votre société pourra peut-être obtenir une réduction intéressante sur l’achat de billets de train ou d’avion.
- Les collaborateurs qui se chargent des dépenses sur chaque site ont également beaucoup à gagner de la mise en place d’un tel système : les règles sont claires, ce qui permet de limiter les abus et de faciliter les tâches quotidiennes relatives aux dépenses.
Les inconvénients
En réalité, il n’existe pas vraiment d’inconvénients à la mise en place d’une gestion centralisée des dépenses. Bien évidemment, on peut rencontrer une résistance au changement au sein des différentes entités. Pour éviter cette situation, il est nécessaire d’avoir une communication claire et transparente avec l’ensemble des salariés, mais également de prévoir des formations aux outils si nécessaire.
Comment mettre en place une gestion centralisée ?
Pour mettre en place une gestion centralisée au sein de votre société et de ses filiales, agences ou magasins, voici la marche à suivre :
- Définissez une politique de dépenses claire et précise pour toute l’entreprise ;
- Définissez les achats dont la négociation doit passer par la centrale ;
- Définissez les procédures et choisissez les outils informatiques à utiliser.
En quoi un logiciel de gestion des frais peut vous aider à mettre en place un système centralisé de gestion des dépenses ?
Parmi les différents outils que vous allez devoir mettre à la disposition de vos collaborateurs pour faciliter la mise en place d’un système centralisé pour la gestion des dépenses, le logiciel de gestion de note de frais est incontournable.
À quoi sert un logiciel de note de frais dans la gestion de ses dépenses centralisée ?
Si chaque site appartenant à votre entreprise utilise son propre outil pour enregistrer, traiter et analyser les notes de frais, les données ne seront pas harmonieuses, ce qui peut générer une perte de temps pour le DAF ainsi que de nombreuses erreurs. L’utilisation d’un seul et même logiciel de note de frais permet d’harmoniser toutes les pratiques relatives à la gestion des note de frais.
La gestion centralisée des dépenses avec Jenji
Grâce à Jenji, la gestion des notes de frais des entreprises multisites peut enfin être optimisée :
- Les collaborateurs qui sont amenés à faire des dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle doivent tous suivre les mêmes règles (par exemple, une nuit d’hôtel ne peut pas excéder un montant de 75 euros) et utilisent le même outil (ici, Jenji), pour transmettre leurs notes de frais.
- Les gestionnaires des différentes entités peuvent ainsi transmettre des données unifiées au siège, ce qui facilite la gestion comptable et financière de l’entreprise dans son entièreté.
Votre société envisage de mettre en place une gestion centralisée des dépenses, notamment en utilisant un outil comme Jenji ? Contactez-nous pour en savoir plus sur ce que notre logiciel de note de frais peut faire pour votre entreprise !