En 2019, les dispositions relatives au travail à domicile s'appliquent à environ un employé sur cinq dans le monde, mais la COVID-19 n'a guère offert d'autre choix à de nombreuses entreprises : dans le but de maîtriser une pandémie mondiale, les bureaux du monde entier ont fermé, obligeant les employés à travailler à domicile.¹ Le télétravail n'est pas seulement une réponse à la crise, c'est aussi une tendance croissante. Pourtant, les entreprises ont du mal à gérer la transition.

La transition vers le télétravail a pris la plupart des entreprises par surprise et ne leur a pas laissé le temps de s'adapter à ces nouvelles méthodes de travail. Dans un monde où les réunions virtuelles Zoom et le partage via le Cloud sont la norme des bureaux à domicile, les employeurs doivent fortement numériser les processus de gestion. 

L'administration des notes de frais est l'un des domaines nécessitant une mise à niveau. Même si les restrictions actuelles entraînent de nouveaux types de dépenses, le moment est venu de passer au numérique et d'utiliser une solution intelligente de gestion des dépenses en ligne. C'est de loin le meilleur outil pour les chefs d'entreprise avisés qui cherchent à optimiser l'efficacité des employés et des services.

Télétravail : de nouveaux types de dépenses

La transition vers de nouvelles configurations de travail, associée à la pandémie en cours, affecte les types de dépenses.

Il est conseillé aux employeurs de revoir leurs politiques de travail afin d'améliorer les conditions de télétravail de leurs employés. Les entreprises dépensent davantage pour fournir des équipements et des ressources de bureau à domicile et indemnisent leur personnel pour les déplacements supplémentaires liés aux tests et aux autres dépenses associées à la COVID-19. Les dépenses liées aux mesures de prévention des virus, comme les masques et les désinfectants pour les mains, vont probablement augmenter, contrairement aux demandes de remboursement des frais de restauration et de représentation. 

Ces nouvelles tendances en matière de dépenses établissent une fonction financière agile au cœur de chaque entreprise. Plus que jamais, il est essentiel pour les entreprises de s'appuyer sur un suivi simplifié des dépenses. Seule une approche numérique peut permettre d'anticiper et de réagir aux nouvelles tendances.

Gestion numérique des dépenses des employés

L'époque où les notes de frais étaient imprimées et déposées auprès du service comptable est révolue. Les modalités de travail virtuelles nécessitent des solutions numériques.

Outre la dématérialisation des notes de frais, un système mobile de gestion des frais présente un avantage par rapport à la chaîne de processus traditionnelle. Elle pourrait permettre aux équipes de planifier des budgets et de faire des prévisions en connaissance de cause malgré leur situation de travail à distance, sans parler de l'allègement subséquente de la charge administrative des services financiers.

Gestion des dépenses pendant le télétravail

• Incitatifs fiscaux au Royaume-Uni et en Allemagne

Les emplois en télétravail sont la norme actuelle et, probablement, future. C'est pourquoi de nombreux pays réagissent et adoptent des réglementations pour gérer équitablement ces nouvelles circonstances, tant pour les employés que pour les employeurs.

Au Royaume-Uni, les employés ont droit à un allégement fiscal si leur installation de travail à distance implique une augmentation de leurs dépenses.² Des abattements fiscaux similaires couvrant les coûts du travail à domicile s'appliquent en Allemagne pendant la pandémie. Tout salarié exerçant son activité à distance a droit à une exonération fiscale de 5 € par jour de travail, avec un plafond de 600 € par an.²    

• Allocation de dépenses des entreprises du secteur des technologies aux États-Unis

Afin de rester flexibles au regard des mesures gouvernementales en constante évolution en réponse au coronavirus, les sociétés d'exploitation de bureaux d'alerte ont identifié des solutions qui préservent la satisfaction des employés. Cela permet de garantir une productivité constante face à des conditions de télétravail souvent difficiles.

Google, par exemple, confirme son statut de pionnier en faisant un pas vers son personnel. L'entreprise de technologie accorde à chaque employé travaillant à domicile pendant la pandémie une allocation de 1 000 dollars pour compenser les coûts liés aux outils et équipements indispensables.³ Twitter et la société de commerce en ligne Shopify auraient suivi le mouvement, facilitant financièrement la transition vers le télétravail pour leur personnel.

• Opportunités de développement à Singapour

Pour réussir à fidéliser les employés et à attirer les talents grâce aux conditions de télétravail, les entreprises doivent repenser leurs offres d'avantages sociaux. Cela comprend non seulement des programmes de développement des compétences, mais aussi des formules qui s'adressent au bien-être des employés.

Des pays comme Singapour ont compris qu'il fallait investir dans des cours de développement de carrière pour leur personnel à distance et ouvrent la voie en permettant aux employés d'avoir accès à une contribution annuelle qui soutient leurs objectifs de développement.⁴

C'est un moment et une occasion uniques pour chaque entreprise de revoir sa contribution aux avantages sociaux car une dépense aujourd'hui a de nombreuses chances de se transformer en un investissement important demain : celui d'attirer et de conserver les talents dans le monde post-COVID.

Une nouvelle ère : la solution numérisée de gestion des dépenses de Jenji

Alors que la dynamique d'un changement structurel au niveau du lieu de travail est toujours en cours, le mouvement de transformation numérique affectant chaque couche de l'entreprise, lui, est apparu depuis longtemps.

Avec Jenji, la solution numérique d'un outil de gestion des dépenses efficace est à portée de main. Nous vous aidons à gérer votre processus de gestion des dépenses en mode de pilotage automatique, ce pour quoi non seulement vos contrôleurs et chefs d'équipe vous seront reconnaissants, mais aussi et surtout chaque employé étant confronté au rythme effréné (plus maintenant !) de la soumission des dépenses. Et quel meilleur moyen d'attirer une nouvelle génération d'employés que de démontrer votre engagement en faveur de la transformation numérique.

Pour plus de détails sur Jenji, n'hésitez pas à contacter l'équipe de Jenji à l'adresse sales@jenji.io. Nous nous ferons un plaisir de vous aider à mettre en place votre projet.

Références

1. https://voxeu.org/article/working-home-estimating-worldwide-potential
2. https://www.workingmums.co.uk/should-employers-pay-remote-workers-less-than-office-workers/
3. https://www.forbes.com/sites/beasleydavid/2020/05/27/google-gives-employees-1000-work-from-home-allowance/?sh=34fcad3b4c04
4. https://www.forbes.com/sites/rebeccahenderson/2020/10/27/remote-working-will-transform-employer-benefit-offerings/?sh=7bbe3de265fd