Les frais engagés par les bénévoles

Dans le cadre de leurs activités, les bénévoles peuvent être amenés à avancer des frais pour l’association dans laquelle ils sont engagés : achat de petit matériel, frais de déplacement et de repas… De la même façon que les salariés d’une entreprise peuvent se faire rembourser les frais engagés dans le cadre de leurs missions, les bénévoles ont droit, eux aussi, au remboursement de leurs frais. Voici ce qu’il faut savoir sur le sujet.  

Le concept du bénévolat selon le Conseil économique, social et environnemental

En tant que tel, le bénévolat n’est pas défini par la loi. Le Conseil économique, social et environnemental (CESE) en a toutefois donné une définition globale dans un avis du 24 février 1993 : "Est bénévole toute personne qui s’engage librement pour mener une action non salariée en direction d’autrui, en dehors de son temps professionnel et familial".

Le bénévolat est donc caractérisé par une activité non rémunérée, qui s’exerce généralement au sein d’un organisme à but non lucratif. Mais si l’activité des bénévoles s’exerce sans contrepartie (financière ou en nature), le remboursement des dépenses qu’ils engagent dans ce cadre est en revanche autorisé.

Quels sont les membres obligatoires d'une association ?

Le plus souvent, les associations sont structurées de la manière suivante : un conseil d’administration, qui désigne un bureau composé d’un président, d’un secrétaire et d’un trésorier, et une assemblée générale. Ces fonctions ne sont cependant pas obligatoires, sauf si les statuts de l’association l’ont expressément prévu. En effet, la loi du 1er juillet 1901 ne prévoit pas de postes obligatoires au sein d'une association à but non lucratif. Quoique fréquemment instaurées, les instances dirigeantes ne sont ainsi pas systématiques. 

Certaines associations fonctionnent de fait sans président. La seule obligation à laquelle elles doivent se conformer réside dans la désignation d’un ou de plusieurs représentants légaux, que ce soit dans les statuts ou par le biais d’une décision de l’assemblée générale. 

Ce sont donc avant tout les statuts de l’association qui régissent son mode de fonctionnement, ses organes dirigeants (le cas échéant) et le rôle de ses membres.

Les modalités de remboursement des frais

Les frais des bénévoles, engagés sur leurs finances propres pour le compte de l’association, peuvent être légitimement remboursés. Le remboursement de ces frais peut s’effectuer sur présentation de justificatifs, ou de façon forfaitaire. 

De manière générale, toute association peut rembourser les frais de ses bénévoles dès lors qu’ils sont : 

• Réels (ils ont été engagés au titre d’une mission ou d’une activité dûment accomplie, comme par exemple un trajet entre le siège de l’association et un lieu tiers) 
• Justifiés par une facture ou un reçu 
• Proportionnels à l’activité réalisée (ils ne doivent pas avoir un caractère somptuaire, ce qui pourrait être considéré par l’administration fiscale comme un revenu imposable)
• Dans la limite des plafonds fixés chaque année par l’URSSAF. 

Pour être valable, chaque note de frais doit indiquer la date et le nom du bénévole concerné. Elle doit également indiquer le descriptif de la mission réalisée, et être classée par type de frais (repas, déplacement, etc). Par ailleurs, le montant de la TVA doit figurer sur chaque dépense, et ce même si l’association ne la récupère pas. 

En ce qui concerne le remboursement forfaitaire, il est généralement à éviter car il peut être considéré comme un revenu déguisé. Si l’association souhaite y avoir recours, il est conseillé de se baser sur les barèmes édités annuellement par l’administration fiscale : barème kilométrique, barème des frais de repas, etc. 

Le respect de ces quelques principes permet généralement aux associations d'être en règle. Cependant, il existe d’autres possibilités pour elles de se simplifier la tâche. Par exemple, les associations peuvent distribuer à leurs bénévoles des tickets restaurant pour éviter d’avoir à procéder au remboursement des frais de repas. 

Par ailleurs, il est à noter que le bénévole d’une association qui engage des frais sans en demander le remboursement bénéficie d'une réduction d'impôt sur le revenu, égale à un pourcentage du montant des frais non remboursés. Cette déduction fiscale varie selon la nature de l’association. 

Note de frais pour association : quel modèle ?

Aucun modèle de note de frais n’est imposé par l’administration fiscale : de fait, toute association est libre de créer son propre modèle de notes de frais. 

Celui-ci peut prendre n’importe quelle forme, mais le descriptif détaillé de la mission, le lieu des déplacements et le montant des frais engagés doivent figurer de manière claire. Il est conseillé, par ailleurs, de regrouper les frais par catégories (achat de matériel, frais de repas, frais de déplacement, etc). Des modèles standard à personnaliser peuvent être téléchargés librement sur Internet. 

De manière globale, les notes de frais doivent être les plus détaillées et les plus transparentes possibles. Elles doivent également être adaptées à la politique de dépenses de l’association. Au minimum, les éléments suivants devront ainsi être mentionnés : 

• Nom du bénévole ;
• Motif et date de la dépense ;
• Descriptif de la mission réalisée ;
• Montant dépensé ;
• Moyen de paiement utilisé. 

Les justificatifs nécessaires (reçus, factures…) devront être joints à la note de frais. En principe, en l’absence de justificatif, aucun remboursement ne doit être possible.

Besoin d’aide avec vos justificatifs de frais professionnels ?

La création d’un modèle de notes de frais adapté aux besoins et spécificités de votre association est une première étape. Une autre consiste à mettre en place une solution automatisée, qui permet d’éviter l’accumulation de notes de frais et ainsi de simplifier le processus de remboursement. A ce titre, la solution “Jenji Connect” permet aux entreprises et associations ayant des bénévoles de rembourser tous leurs frais, en un seul clic. Il s’agit d’un portail personnalisable, pour un véritable gain de temps en matière de comptabilité. 

Pour de nombreuses raisons, le traitement des notes de frais au sein d’une association n’est pas toujours aisé. En effet, tout remboursement considéré comme injustifié peut être requalifié en revenu déguisé par l’URSSAF et donner lieu à un redressement fiscal. Si vous avez besoin d’aide ou si vous souhaitez moderniser le traitement des justificatifs émis par les bénévoles de votre association, n'hésitez pas à faire appel à Jenji.