Mieux comprendre le système d’archivage électronique

Le système d’archivage électronique (SAE)

En France, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à intégrer une solution d’archivage numérique au sein de leur système d’information. 

Votre société envisage de faire installer un système d’archivage électronique (SAE) et vous vous demandez si cet outil est véritablement pertinent pour préserver la valeur probante des documents archivés au format numérique ? On vous propose de faire le point sur les outils d’archivage électronique. 

Qu’est-ce qu’un système d’archivage électronique ?

Savez-vous qu’il existe une durée de conservation légale pour un certain nombre de documents en entreprise ? En effet, il faut être en mesure de les ressortir sur demande de l’URSSAF et de l’administration fiscale. Selon leur nature, le délai de conservation diffère. Voici plusieurs exemples pour mieux comprendre :

Pendant longtemps, il était obligatoire de conserver ces différents documents sur papier. Mais ce n’était pas une solution efficiente :

• Il fallait de la place pour stocker ces documents, ce qui imposait généralement la création d’une salle dédiée aux archives (problématique de frais et d’espace) 
• La gestion de ces documents était fastidieuse : traiter, classer et retrouver chaque fichier pouvait se révéler chronophage surtout dans les grandes entreprises disposant d’un nombre élevé de documents archivés
• Enfin, l’impression de chaque document n’était pas une solution très écologique

Heureusement, ces dernières années, la législation est devenue plus souple. Depuis 2017, il est ainsi possible de conserver numériquement ses notes de frais, à condition d’utiliser un système d’archivage électronique certifié. Le SAE est un outil qui permet de conserver les documents d’une entreprise au format numérique. Cette solution d’archivage électronique possède plusieurs avantages :

• Gain de place 
• Diminution des frais de gestion 
• Gain de temps 
• Plus écologique

Les 4 objectifs d’un SAE

Le logiciel d’archivage électronique possède 4 principaux objectifs :

• Il doit assurer la pérennité des documents archivés. La lisibilité des fichiers doit être optimale pendant toute la durée de conservation, ce qui implique d’utiliser un format durable et de réaliser des mises à jour si besoin. L’objectif est ici d’éviter que l’outil devienne obsolète, ce qui rendrait les documents illisibles. 

• Il doit également assurer leur intégrité. Une fois que le fichier est entré dans le SAE, il ne doit plus être modifié, car il doit faire office de preuve auprès de l’administration fiscale.

• Il doit assurer leur confidentialité. Les données qui se trouvent sur les documents présents dans le système d’archivage électronique sont confidentielles. La protection des données est une composante essentielle du SAE, qui est dans l’obligation de respecter la législation française.

• Il doit permettre une accessibilité optimale aux fichiers archivés et faciliter leur exploitabilité. Les utilisateurs du logiciel d’archivage électronique doivent être en mesure de retrouver, d’accéder et d’exploiter les documents stockés à partir d’une interface de gestion sans la moindre difficulté, en fonction, bien évidemment du niveau de leur habilitation pour préserver la sécurité des données.

Quels sont les différents types d'archivage ?

Le système d’archivage électronique permet de conserver, de consulter et de restituer des fichiers, qu’il s’agisse de données numériques ou de documents scannés. Mais ce n’est pas le seul outil pouvant être utilisé pour les archives en entreprise :

• La GED (gestion électronique de documents) est un outil dont l’objectif est de faciliter l’échange et la manipulation des informations entre les collaborateurs d’une même entreprise. Contrairement au SAE, il ne s’agit pas d’une solution permettant d’assurer la pérennité et l’intégrité des documents archivés.
• Le coffre-fort numérique, également appelé composant coffre-fort électronique (CCFN), est un espace sécurisé sur lequel les documents archivés sont stockés et protégés.

Au final, ces différentes solutions se complètent et il est bien souvent indispensable de les combiner, surtout au sein des grandes entreprises qui gèrent chaque jour un certain nombre de documents et de données au profil sensible. 

Pour résumer :

• Le SAE facilite la conservation des documents, ce qui permet de garantir leur pérennité et leur intégrité 
• La GED facilite la gestion quotidienne des documents entre les collaborateurs d’une entreprise 
• Le coffre-fort électronique est un espace ultra-sécurisé qui permet de conserver les documents sensibles, mais contrairement au SAE, cette conservation ne répond pas à une norme bien spécifique

Comment faire de l'archivage numérique pour des notes de frais?

Pour réaliser l’archivage numérique des notes de frais, il existe plusieurs solutions :

• Le salarié renseigne une note de frais en utilisant un modèle (par exemple, sous format Excel) et l’envoie au service comptable avec ses justificatifs au format papier. Les collaborateurs du service comptabilité scannent les justificatifs et intègrent les différents documents au logiciel d’archivage électronique puis se chargent des vérifications afin de valider la note de frais. 
• Le salarié utilise une solution lui permettant de directement remplir sa note de frais via une application. Il scanne immédiatement ses justificatifs. Le tout est envoyé directement sur le système d’archivage électronique. Les collaborateurs du service comptable reçoivent une notification et n’ont plus qu’à vérifier les informations pour valider la note de frais.

Les supports d'archivage

En fonction du volume, de la durée d’archivage légale et de la fréquence d’utilisation des documents archivés, il ne faut pas forcément se diriger vers le même support. Ce qui est certain, c’est que les supports physiques sont de moins en moins utilisés, car ils deviennent rapidement obsolètes. 

Si votre entreprise utilise un système d’archivage électronique, les archives sont conservées sur un serveur qui peut être interne ou externe à la société. N’hésitez pas à vous faire accompagner pour trouver le support le plus adéquat pour le stockage de vos archives.

Les formats d'archivage

En général, les outils d’archivage électronique privilégient les formats standards qui répondent à la norme ISO 19005 afin d’assurer la pérennité des documents. On conseille de conserver les fichiers sous un format de type PDF ou XML afin de faciliter l’exploitabilité des données. 

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