Parce que toute société ne dispose pas d’un véhicule de fonction pour prendre en charge les déplacements de ses salariés, il est régulièrement nécessaire de produire des notes de frais kilométriques.
Sous quelles conditions les émettre, à quelle fréquence, pour quels types de véhicules ? Voici toutes les réponses et solutions dont vous avez besoin pour fluidifier la gestion de vos notes de frais kilométriques.
Qu’est-ce que la note de frais kilométrique ?
Par définition, la note de frais kilométrique désigne un justificatif fiscal ayant pour objectif le défraiement du salarié pour les frais de déplacement attribuables à son entreprise.
Concrètement, l’utilisation du véhicule personnel du salarié dans le cas où son entreprise n’est pas en mesure de lui fournir un véhicule de fonction se doit d’être remboursée par des indemnités kilométriques. La note de frais kilométrique permet ainsi d’en calculer le montant.
Il existe deux façons de fixer le montant des indemnités à partir de la note de frais kilométrique, à savoir :
- sur la base du barème kilométrique en vigueur
- sur la base d’un forfait interne à l’entreprise
Quels sont les trajets concernés ?
Seuls les déplacements professionnels dont l’entreprise est le point de départ sont pris en compte par la note de frais kilométrique. Autrement dit, les trajets entre domicile et lieu de travail ne sont pas inclus dans ce compte.
Néanmoins, certaines exceptions permettent de couvrir de tels déplacements. C’est notamment le cas si la distance entre foyer et entreprise dépasse 50 kilomètres ou 90 minutes de transport en commun.
De telles exceptions sont à préciser dans la convention collective et peuvent déboucher sur une déduction forfaitaire automatique de 10% ou d’un remboursement des frais réels.
Quels sont les véhicules concernés ?
Les frais kilométriques des voitures
Les deux critères permettant de déterminer les frais kilométriques d’un véhicule sont :
- la puissance fiscale
- la distance parcourue
La puissance fiscale prise en compte pour les voitures mesure en chevaux dans le barème kilométrique publié par l’URSSAF au Journal Officiel en date du 20 février 2021.
Celle-ci peut être de :
- 3 CV ou moins
- 4 CV
- 5 CV
- 6 CV
- 7 CV ou plus.
Bon à savoir : Les voitures électriques bénéficient quant à elles d’une majoration de 20% sur le défraiement des fiches de frais kilométriques.
Concernant la distance totale parcourue, on distingue trois plages de remboursement, à savoir :
- jusqu’à 5 000 km
- entre 5 001 et 20 000 km
- au-delà de 20 000 km
Les scooters inclus dans le décompte des frais kilométriques doivent respecter les normes suivantes :
- leur vitesse maximale n’excède pas les 45 km/h
- le volume de leur moteur est d’une cylindrée d’au maximum 50 cm3 s’il est à combustion interne
- leur puissance maximale ne dépasse pas 4 kW s’il s’agit d’un autre type de moteur
Les seuils kilométriques, quant à eux, sont les suivants :
- jusqu’à 3 000 km
- entre 3 001 et 6 000 km
- au-delà de 6 000 km
Les frais kilométriques des motos
Le véhicule utilisé est considéré comme une moto si son moteur d’une cylindrée possède un volume supérieur à 50 cm3.
Les seuils en termes de puissance fiscale sont alors les suivants :
- jusqu’à 2 CV
- entre 3 et 5 CV
- au-delà de 5 CV
En outre, les seuils déterminant le niveau de remboursement pour la distance parcourue sont les mêmes que pour le scooter.
Comment calculer la distance d'une note de frais kilométrique ?
Il est primordial pour l’entreprise de fixer une norme acceptée par ses salariés concernant la méthode de calcul des distances à déclarer dans les notes de frais kilométriques.
Bien souvent, ce référentiel est le relevé de compteur du véhicule ; pour autant, le recours à une interface comme Google Maps peut grandement simplifier les calculs.
L’utilisation d’un GPS intégré à certaines applications de saisie des notes de frais semble être une solution idéale puisque chaque déplacement professionnel y est enregistré automatiquement.
Quand faut-il faire ses notes de frais kilométriques ?
Bien qu’aucun délai ne soit officiellement imposé par la loi, la plupart des entreprises procèdent au traitement des notes de frais sur une fréquence mensuelle.
Le mieux reste toutefois d’automatiser la production des notes de frais kilométriques afin que celles-ci soient éditées avec rapidité et régularité.
Les solutions qui sauront vous accompagner au mieux
La saisie répétitive des notes de frais kilométriques peut vite s’avérer être une tâche particulièrement chronophage. Face à ce constat émergent de nouvelles solutions : les applications de gestion des notes de frais.
À l’image de l’application mobile Jenji, il devient alors plus facile pour le salarié d’établir ses notes de frais : saisie rapide du trajet via Google Maps, paramétrage de trajets récurrents, calcul automatique des indemnités kilométriques… C’est tout un écosystème qui vient fluidifier la saisie.
Et pour l’entreprise, la solution d’un logiciel de gestion des notes de frais est synonyme de protection contre les erreurs et fraudes éventuelles, et ce, tout en offrant des fonctionnalités avancées de pilotage et de gestion des dépenses.
Tableau chiffré 2021 (voiture) :
|
Puissance administrative (en CV) |
Distance (d) jusqu'à 5 000 km |
Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km |
Distance (d) au-delà de 20 000 km |
|
3 CV et moins |
d x 0,456 |
(d x 0,273) + 915 |
d x 0,318 |
|
4 CV |
d x 0,523 |
(d x 0,294) + 1 147 |
d x 0,352 |
|
5 CV |
d x 0,548 |
(d x 0,308) + 1200 |
d x 0,368 |
|
6 CV |
d x 0,574 |
(d x 0,323) + 1 256 |
d x 0,386 |
|
7 CV et plus |
d x 0,601 |
(d x 0,34) + 1 301 |
d x 0,405 |
Tableau chiffré 2021 (scooter) :
|
Jusqu’à 3 000 km |
De 3 001 km à 6 000 km |
Au-delà de 6 000 km |
|
d x 0,272 |
(d x 0,064) + 416 |
d x 0,147 |
Tableau chiffré 2021 (moto) :
|
|
Jusqu’à 3 000 km |
De 3 001 km à 6 000 km |
Au-delà de 6 000 km |
|
1 ou 2 CV |
d x 0,341 |
(d x 0,085) + 768 |
d x 0,213 |
|
3, 4, 5 CV |
d x 0,404 |
(d x 0,071) + 999 |
d x 0,237 |
|
plus de 5 CV |
d x 0,523 |
(d x 0,068) + 1365 |
d x 0,295 |