Vous le savez sans doute : pour établir une note de frais, aucun formalisme particulier n’est exigé. La loi étant silencieuse sur le sujet, chaque entreprise est libre de mettre en place son propre modèle de note de frais. Néanmoins, en l’absence de modèle formalisé ou de solution dédiée, la saisie des notes de frais peut être longue et fastidieuse, que ce soit pour les collaborateurs qui doivent rassembler et envoyer leurs justificatifs, ou pour les comptables qui doivent collecter et trier l’ensemble des notes de frais.
Comment, dès lors, améliorer ce processus ?
Comment mettre en place une méthode efficace pour gérer ses notes de frais ?
La note de frais est un document indispensable pour se faire rembourser les dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle. Chaque entreprise est libre de mettre en place son propre modèle, quelle que soit la forme qu’il revête : tableau Excel, solution automatisée…
L’essentiel est de trouver une méthode adaptée à votre entreprise, qui permettra à vos collaborateurs ainsi qu’à votre service comptable de gagner en rapidité et en efficacité.
Dès lors, il est nécessaire de prendre en compte la politique de dépenses et d’achats de l’entreprise, mais aussi le type de dépenses habituellement engagées par les collaborateurs. Bien évidemment, chaque méthode a ses avantages et ses inconvénients. Par exemple, certaines entreprises préfèrent gérer les notes de frais au fil de l’eau. Elles décident ensuite du système de remboursement utilisé : en temps réel, à la fin du mois, etc. Mais le risque de désorganisation n’est pas à négliger.
Quelle que soit la méthode choisie, il est essentiel de concevoir un modèle de notes de frais clair et transparent. Toute dépense professionnelle doit, en principe, être justifiée : reçu, facture, ticket de caisse… Par ailleurs, chaque note de frais doit mentionner l’identité du collaborateur ayant effectué la dépense.
Voici les informations qui doivent figurer sur une note de frais :
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- L’identité du marchand
- L’identification du collaborateur
- La date de la dépense
- Le montant TTC
- Le montant HT (si vous souhaitez récupérer la TVA)
- La devise (euros, dollars…)
- Le pays dans lequel la dépense a été effectuée
- Le type de dépense (repas, hébergement, taxi, carburant, etc.)
Pour plus de simplicité, il est recommandé de créer des listes prédéfinies de catégories de dépenses. Par exemple, vous pouvez ajouter dans votre modèle un espace spécifiquement dédié aux frais kilométriques. Ces dernières sont en effet calculées selon un barème particulier, et ne requièrent pas les mêmes informations qu’une note de frais classique. En prévoyant par exemple un espace dédié dans votre logiciel de notes de frais, vous gagnerez du temps lors de la saisie.
Sur les frais kilométriques : lorsque des collaborateurs utilisent leur véhicule personnel pour se rendre sur leur lieu de travail, des indemnités kilométriques correspondant à celles fixées par le barème de l’administration fiscale leur sont dues. Autrement dit, l’entreprise rembourse à ses collaborateurs les frais kilométriques engendrés par l’usage d’un véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle. Pour recevoir une indemnité kilométrique, les collaborateurs doivent transmettre à leur employeur un justificatif de frais concernant l’utilisation du véhicule, comprenant notamment l’objet et la date du déplacement. Le calcul des indemnités kilométriques indique le total des indemnités à verser au collaborateur en fonction de certains éléments, dont la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue.
Les informations supplémentaires à ajouter sur une note de frais
En fonction de vos besoins, il est possible de rajouter des informations sur votre modèle de notes de frais : moyen de paiement, motif de la dépense, mission associée, etc.
Ainsi, selon les types de dépenses, il peut être intéressant de spécifier certains aspects.
Pour les dépenses de restauration, on pourra ainsi détailler le nombre de couverts, le nom des invités ainsi que leur société voire leur qualité (client / prospect / fournisseur) le cas échéant, le type de repas (déjeuner, dîner, petit-déjeuner, snack).
Pour les dépenses d’hébergement, le nombre de nuitées et l’adresse de l’hôtel pourront être spécifiées. Pour rappel : pour être éligible à un remboursement, une dépense d’hébergement doit concerner un déplacement dans le cadre de l’activité professionnelle, et dont une des deux conditions suivantes est remplie :
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- La distance entre le lieu de résidence du salarié et le lieu de sa mission professionnelle doit être égale ou supérieure à 50 km ;
- Cette distance ne peut être parcourue en transport en commun en moins d’1 heure 30.
Enfin, pour les dépenses de carburant, le type de carburant utilisé pourra être spécifié, puisque la TVA ne se récupère pas de la même façon selon s’il s’agit d’essence, de gasoil ou d’une recharge électrique. Il faut également être en mesure de déterminer s’il s’agit d’un véhicule de fonction (utilitaire) ou d’un véhicule personnel (tourisme).
Comment améliorer le processus de remboursement des notes de frais ?
On l’a vu : la gestion des notes de frais, en tant que processus complexe et chronophage, pose un véritable défi pour l'entreprise. A l’heure du numérique, le modèle des notes de frais papier qui s’accumulent (au risque d’être perdues) a vécu !
Outre la création d’un modèle unique de notes de frais, adapté à la structure et aux besoins de l’entreprise, une solution intéressante consiste donc à digitaliser entièrement le processus de remboursement des notes de frais.Toutes les données sont alors automatiquement calculées, y compris la TVA.
A cet égard, une solution automatisée permet aux entreprises d’analyser en temps réel toutes les données relatives aux frais professionnels. Le résultat ? Une fluidification de l’information, une gestion des dépenses entièrement transparente, mais aussi un réel gain de temps et de praticité. Et ce n’est pas tout ! L’utilisation d’un logiciel de notes de frais permet également de réduire sensiblement le risque de fraude, tout en déchargeant les services comptables de la nécessité de contrôler les justificatifs.
Digitalisation et automatisation des processus sont donc deux clés essentielles pour faciliter la gestion des notes de frais : la bonne nouvelle, c’est que toutes les entreprises peuvent en bénéficier.