Pourquoi la cybersécurité est-elle importante pour la gestion des notes de frais ?

Agir pour l'environnement lorsqu'on est une entreprise n'est pas incompatible ! Il existe plusieurs manières d'agir à ce niveau, que nous détaillons dans cet article. Travailler en entreprise et être respectueux de l’environnement, un oxymore ? En réalité, non ! Une entreprise peut tout à fait mettre en place des mesures afin de réduire son impact écologique. A l’heure du réchauffement climatique, à chacun de faire des efforts et de réaliser des actions qui peuvent finalement s’avérer décisives… Cependant, en entreprise, ces actions ne pourront être efficaces que si elles sont construites collectivement. Il est donc primordial d’impliquer et de sensibiliser vos collaborateurs. Ces derniers se sentent bien concernés par le sujet ? Alors, découvrez 5 astuces écologiques (la liste est non exhaustive) que vous pouvez facilement mettre en place. Réduire sa consommation d’énergie Nous ne nous en rendons parfois même plus compte, mais notre société actuelle est très consommatrice en énergie. Il est évident que de nombreuses entreprises ont aujourd’hui besoin du numérique (et donc de l’électricité) pour fonctionner. En tant qu’application de gestion de notes de frais, nous n’allons pas dire le contraire ! Pour autant, il existe des gestes très simples pour réduire notre consommation d’énergie : Eteindre les appareils électroniques A l’heure de la débauche, adoptez les bons gestes ; tout d’abord, n’oubliez pas de dire au revoir à vos collègues (ils vous apprécieront d’autant plus), mais ensuite, débranchez vos appareils ! (Là, c’est le climat qui appréciera). Éteignez vos ordinateurs, téléphones et tablettes que vous n’utilisez pas, vous préserverez ainsi les batteries et vous garderez donc vos appareils plus longtemps. Et surtout, pensez aussi aux multiprises ! La “tension fantôme” est aussi consommatrice d’énergie… Fermer son bureau et son espace de travail Une fois tous vos appareils débranchés, pensez aussi à éteindre la lumière en partant, mais aussi tous les chauffages ou climatiseurs d’appoint que vous pouvez avoir. D’ailleurs, petit aparté sur la température des locaux ; que ce soit en hiver (chauffage) ou en été (climatisation), essayez dans la mesure du possible d’être mesuré. Dans un premier temps, veillez à fermer les fenêtres pour éviter la déperdition de chaleur ou de fraîcheur. Ensuite, pour un confort optimal, il est conseillé d’avoir un écart de température maximum de 8°C entre l’extérieur et l’intérieur. Ceci évite les chocs thermiques et permet de réduire les dépenses énergétiques. Raisonner la gestion des fournitures Certes, nous sommes de plus en plus dépendants du numérique, pourtant nous aimons toujours griffonner et prendre des notes avec un cahier et des stylos. Il n’est cependant peut-être pas nécessaire d’utiliser 5 cahiers différents (1 pour chaque réunion ?) et 10 stylos (sauf si vraiment vous aimez mettre de la couleur…). Une gestion raisonnée de vos fournitures permettra donc les acheter que si nécessaire. Vous éviterez ainsi le stockage et vous gagnerez en place ! Petit point supplémentaire : n’hésitez pas à investir dans des fournitures respectueuses de l’environnement (papier recyclé, accessoires en bois). De plus en plus d’entreprises se spécialisent dans les fournitures écologiques : Ecoburo, Un Bureau Sur La Terre ou encore Mille et Une Feuilles. Réduire et trier ses déchets Vous en avez peut-être entendu parler, le mouvement “Zéro Déchet” se démocratise de plus en plus. Sans aller jusqu’à mettre un composteur à côté de la machine à café, les entreprises aussi peuvent être actrices de la réduction des déchets. Plusieurs mesures sont imaginables : Des alternatives aux bouteilles jetables : pour éviter les bouteilles d’eau (souvent en plastique), mettez à disposition des fontaines à eau ou fournissez à vos collaborateurs des tasses ou encore des gourdes. En y ajoutant un logo, vous favorisez en plus la culture d’entreprise. Cela pourrait bien être le début de votre welcome pack… Une “kitchenette” toute équipée : mettre à disposition des équipements de cuisine (table, frigidaire, vaisselle, verre) encouragera vos collaborateurs à apporter leur repas, plutôt que d’aller dans les “fast-foods” avec leurs débauches de déchets. Le petit plus serait d’ajouter également une machine à café en grains et de bannir les capsules ! Ne vous arrêtez pas en si bon chemin ! Maintenant que vous avez réduit vos déchets, triez ceux qui restent. En effet, un décret du 10 mars 2016 rend obligatoire ce tri pour les entreprises. Il vous suffit de mettre à disposition différentes poubelles (tout venant, papier, verre) qui vous permettra de récupérer les déchets, puis de les valoriser, en interne (recyclage) ou en externe via des organismes spécialisés. Parfois, si votre quantité de déchets produite est trop faible, les organismes se refuseront à les collecter. Dans ce cas-là, pas de panique : allez voir vos voisins et mutualisez vos déchets. Cependant, il n’est pas toujours nécessaire de jeter. Avant toute chose, pensez à réutiliser votre matériel, tels que les ordinateurs ou les mobiles, ou bien donnez-le à des associations ou des écoles. Optimiser le transport de ses salariés Être une entreprise plus respectueuse de l’environnement peut aussi conduire à revoir quelque peu sa politique, notamment en ce qui concerne le transport de vos collaborateurs. En effet, vous pouvez leur proposer plusieurs solutions alternatives à la voiture individuelle : Le co-voiturage : si plusieurs de vos collaborateurs habitent à proximité les uns des autres, proposez-leur de covoiturer. De nombreuses plateformes ont également vu le jour afin de privilégier cette pratique. Vous pouvez ainsi tester La Roue Verte, Klaxit ou encore Trajet à la Carte. Le vélo : l’un des potentiels fléau de notre société actuelle est le sédentarisme avec le terrible trio : “voiture - ascenseur - bureau”. En incitant vos collaborateurs à utiliser le vélo, vous ferez donc d’une pierre deux coups. Pour cela, mettez à disposition des garages sécurisés. Vous pouvez également lancer des challenges, tel que celui proposé par l’INRA de Toulouse ou des ateliers de réparation des bicyclettes sur le temps de midi. Les transports en commun : pour les aficionados du métro ou du tram, n’oubliez pas de leur préciser que les entreprises doivent prendre en charge une partie de leur abonnement. Les visioconférences : une bonne astuce pour limiter les déplacements professionnels. En parallèle de ces actions, il est aussi possible d’agir directement sur les conditions de travail de vos collaborateurs. Ainsi, si leurs tâches leur permettent, n’hésitez pas à les inciter à faire du télétravail. De plus en plus d’études démontrent le bien fondé de cette démarche : non seulement vos collaborateurs diminuent leur impact écologique, mais en plus ils gagnent en efficacité. En outre, autoriser des horaires flexibles permettrait aux collaborateurs de moduler leurs heures de travail et ainsi d’éviter les bouchons lorsque tout le monde embauche ou débauche. Encore une fois, cette action n’est pas seulement éco-friendly, mais favorise également le bien-être au travail. Choisir ses partenaires commerciaux en accord avec ses principes écologiques Le choix de l’éco-responsabilité doit se faire pas à pas et surtout demande une certaine cohérence. Ainsi, même dans le choix des partenaires commerciaux, il faut faire preuve d’esprit critique. Cherchez à prendre des décisions les plus “vertes” possibles. Par exemple, n’hésitez pas à faire appel à des coursiers en vélo pour vos différentes livraisons. Rapides et efficaces, ils ont un très faible impact écologique. Si vous voulez faire appel à des traiteurs ou à des prestataires de la restauration, privilégiez ceux qui utilisent des produits locaux, de saison et issus de l’agriculture raisonnée, comme nous l'avons fait lors de notre Team Building. Limiter la pollution numérique Comme dernière astuce, nous vous proposons de limiter la pollution numérique de votre entreprise. Nous n’avons pas forcément conscience de cette pollution, or actuellement elle représente 2% des émissions de gaz à effet de serre au niveau mondial (soit autant que le secteur de l’aviation). Pour éviter que ces émissions ne doublent à l’avenir, à chacun de faire un geste. Tout d’abord, ne privilégiez dans votre entreprise que le matériel informatique nécessaire et évitez les “gadgets” hyperconnectés. De plus, favorisez l’achat de matériels d’occasion ou reconditionnés. Les mails représentent également une source de pollution insoupçonnée, donc pensez à vider régulièrement vos boîtes mails et à vous désabonner des newsletters inutiles. Enfin, utilisez majoritairement la digitalisation ! C’est LA clé pour vous libérer du papier ! Fini les impressions inutiles et, dans le cas de la gestion des dépenses professionnelles, fini de se noyer dans les justificatifs. En effet, si vous décidez d’utiliser une application telle que Jenji, vous pourrez passer à une gestion numérique des notes de frais. En outre, si vous faite l’acquisition d’un coffre-fort numérique à valeur probante (notre offre Vault), vous pourrez définitivement passer au “zéro papier”... Pour plus de détails sur nos offres, n'hésitez pas à contacter l’équipe Jenji par email à sales@jenji.io. Nous nous ferons un plaisir de vous accompagner sur votre projet.

Dans une entreprise, l’établissement de budgets prévisionnels se base sur les données passées pour établir des prévisions sur une période donnée. Si ces budgets disposent d’un caractère stratégique évident, ils ont aussi un écueil : leur manque de flexibilité.

De nos jours, il est possible de régler avec de nombreux moyens de paiement. Mais, avec un tel choix, vous avez peut-être la tête qui tourne lorsqu'il s'agit de faire la part des choses. Nous vous avons donc simplifié la tâche et avons rédigé un article sur les différences entre cinq cartes de paiement pour votre entreprise.

À l’heure où les entreprises se digitalisent tous azimuts, il est grand temps de choisir une solution de gestion des frais professionnels intelligente et efficace. Cependant, plusieurs critères sont à prendre en compte avant de faire son choix... Alors que les entreprises ont toutes au moins une chose en commun, à savoir qu’elles doivent gérer les dépenses de leurs employés, cette gestion n’est pas optimisée. Une étude conjointe menée en 2015 par HRS et la Fondation GBTA (Global Business Travel Association) a montré que la gestion des dépenses prend jusqu’à 20 minutes par employé et coûte 53€ à l’employeur. Multipliez ce chiffre par le nombre de dépenses réclamées chaque mois et vous obtenez des coûts faramineux pour l’entreprise ! Peut-être est-il temps de passer au numérique, non ?