À l’heure où les entreprises se digitalisent tous azimuts, il est grand temps de choisir une solution de gestion des frais professionnels intelligente et efficace. Cependant, plusieurs critères sont à prendre en compte avant de faire son choix...
Alors que les entreprises ont toutes au moins une chose en commun, à savoir qu’elles doivent gérer les dépenses de leurs employés, cette gestion n’est pas optimisée. Une étude conjointe menée en 2015 par HRS et la Fondation GBTA (Global Business Travel Association) a montré que la gestion des dépenses prend jusqu’à 20 minutes par employé et coûte 53€ à l’employeur.
Multipliez ce chiffre par le nombre de dépenses réclamées chaque mois et vous obtenez des coûts faramineux pour l’entreprise ! Peut-être est-il temps de passer au numérique, non ?
Vers la numérisation de la gestion des frais professionnels
Imaginez un instant…
Il y a d’abord les employés qui remplissent (minutieusement) des feuilles de calcul Excel. Ces dernières sont ensuite envoyées (électroniquement ou physiquement) à leur manager avec tous les reçus papier (sauf ceux qui ont été perdus). C’est alors au tour des managers de vérifier (minutieusement) et de valider ces dépenses.
Mais le grand voyage de la gestion des frais de déplacement ne s’arrête pas là : les feuilles de calcul et les reçus doivent maintenant être envoyés au service comptable pour que les employés soient (enfin) remboursés !
Nous sommes tous d’accord pour dire qu’il s’agit d’un processus fastidieux, éprouvant et chronophage qui peut facilement conduire à l’erreur humaine.
Or, « le temps, c’est de l’argent » comme on dit. Donc plus vos employés passent de temps à déclarer leurs dépenses professionnelles, moins ils sont productifs. De plus, leurs erreurs peuvent vous coûter cher et rendre certaines dépenses invalides selon l’administration fiscale.
Heureusement, il y a Jenji ! Il s’agit d’une solution numérique intelligente de gestion des dépenses professionnelles. Avec son utilisation, les employés gagnent du temps et l’entreprise économise de l’argent.
Premièrement : définir vos besoins
La première étape avant de choisir une solution logicielle de gestion des dépenses professionnelles consiste à définir les besoins auxquels elle doit répondre.
Il existe de nombreuses solutions de gestion des frais professionnels. Pour éviter un casse-tête au moment de choisir l’une d’entre elles, vous devez définir des exigences claires. Cela vous permettra ainsi de préciser les critères auxquels la solution devra répondre :
- Efficacité et gestion du temps
- Contraintes budgétaires
- Suivi optimisé des dépenses en temps réel
- Contrôle et vérification facilités
- Intégration dans les logiciels de votre entreprise (votre ERP par exemple)
Quand un cahier des charges est crée il doit être suivi d’une (re)définition de la politique interne sur les frais professionnels. Qui vérifie/valide les dépenses ? Quel type de dépenses peut être remboursé ? Souhaitez-vous mettre en place des limites de dépense ? Combien de temps la gestion des dépenses doit-elle prendre en moyenne ? Ces questions pourraient, ou plutôt devraient, vous conduire à la solution logicielle la plus adaptée à votre situation et à vos besoins.
Pourquoi choisir une solution digitale intelligente ?
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise choisit une solution de gestion des frais professionnels intelligente. Cela peut notamment avoir un rapport avec les ressources humaines. En effet, plus les employés déclarent des dépenses, plus le temps passé à les gérer est important et moins les employés sont disponibles pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Ce type de solution logicielle peut également être choisi pour gagner du temps. En effet, avec une solution comme Jenji, le temps consacré à la gestion des dépenses est divisé par deux.
Enfin, c’est aussi un très bon moyen d’éviter l’utilisation de documents papier, ainsi que les interventions humaines de toute nature (et les erreurs qu’elles impliquent). Le rôle de chacun est clairement défini et les dépenses peuvent être suivies en temps réel. De plus, la numérisation permet un meilleur contrôle des dépenses, par exemple en cas de dépassement des plafonds de dépenses ou si les employés réclament plusieurs fois la même dépense.
Quelles sont les fonctionnalités essentielles que doit offrir une solution de notes de frais ?
Maintenant que vos besoins et que votre politique de gestion des frais professionnels sont clairement définis, vous pouvez (enfin) choisir votre nouvelle solution de gestion des frais. Ne faites pas de compromis ! Vérifiez les fonctionnalités avant le prix.
Une solution de gestion des frais professionnels digne de ce nom doit offrir les options suivantes :
Une application SaaS
Lorsque vous créez un compte, il doit être disponible depuis votre ordinateur tout comme depuis votre mobile. Jenji vous permet de gérer vos dépenses depuis Internet sur app.jenji.io ou depuis votre smartphone en téléchargeant notre application iOS ou Android. Cela permettra à vos employés de réclamer leurs dépenses où et quand ils le peuvent, dès qu’un reçu papier est disponible.
Une application basée sur le cloud
Pour sauvegarder vos données, choisissez une solution basée sur le cloud. Les données saisies dans Jenji sont stockées sur des serveurs Amazon AWS situés en France et en Irlande.
Une réclamation de frais facile
Choisissez une solution qui vous permettra de réclamer des dépenses en quelques clics seulement. Avec Jenji, vous pouvez prendre une photo, importer par lot plusieurs dépenses ou créer automatiquement une dépense en transférant un e-mail contenant votre facture.
Une solution intelligente
Si la solution est « intelligente », c’est parce qu’elle utilise l’intelligence artificielle, notamment la Reconnaissance Optique de Caractères (ROC) qui propose un gain de temps considérable sur la gestion des frais.
À partir d’une simple photo d’un reçu papier, notre outil développé en interne reconnaît, extrait et remplit le formulaire de note de frais en seulement 4 secondes et avec une précision de 99,98 %.
Vos employés peuvent optimiser davantage leurs notes de frais en définissant des paramètres par défaut (mode de paiement, devise et pays).
Contrôle et vérification faciles des dépenses
Puisque les employés, et surtout les managers, gagnent du temps grâce à la numérisation de la gestion des dépenses, il est important de choisir une solution qui facilite la validation des dépenses.
Avec le circuit de validation de Jenji, tout se passe en temps réel !
Vous pouvez attribuer des tâches aux contrôleurs (qui vont contrôler la validité des dépenses, notamment par rapport à la politique de gestion des frais de l’entreprise), aux valideurs (qui vont valider définitivement ces dépenses) et aux comptables qui vont traiter les exportations comptables (vers l’ERP de votre choix) et mettre en place les remboursements.
De plus, pour encore mieux contrôler vos dépenses, vous pourrez également mettre en place des plafonds pour chaque catégorie de dépenses, mais aussi des alertes pour éviter les doublons.
Une solution personnalisable et facile à intégrer
Pour optimiser la gestion des frais professionnels, le meilleur moyen est d’utiliser une solution adaptée à votre situation et à votre environnement. Flexibilité, adaptabilité et compatibilité sont essentielles. Dans la mesure du possible, Jenji crée une solution sur mesure qui s’intègre à tous les ERP existants grâce à nos API développées en interne.
L’absence de reçus papier
L’un des plus grands inconvénients de la gestion des dépenses est de devoir traiter les reçus papier. Ils se détériorent, deviennent illisibles, s’accumulent, se perdent… Il est difficile de les stocker correctement pour les présenter en cas de contrôle fiscal.
Pourtant, si vous ne disposez pas d’un coffre-fort numérique ayant valeur probante aux yeux de l’administration fiscale et de l’URSSAF, vous êtes légalement tenu de conserver ces justificatifs de dépenses.
Heureusement, Jenji a pensé à tout ! Avec son module archivage vous pouvez stocker vos justificatifs numériques pendant six ans et ainsi vous libérer légalement du papier !
Avec tous ces éléments en tête, vous devriez maintenant être en mesure de choisir votre nouvelle solution de gestion des dépenses !
Pour plus de détails sur Jenji, n’hésitez pas à contacter l’équipe de Jenji. Nous nous ferons un plaisir de vous aider à mettre en place votre projet !