L'archivage numérique désigne le stockage de documents sur un support de données digitales accessibles par ordinateur. Il peut s'agir de documents papier, mais il est également possible d’archiver des documents qui existent déjà sous forme numérique, par exemple des e-mails.
Lors de l'archivage de documents papier, un graphique constitué de pixels est enregistré sous forme de fichier par numérisation à l'aide d'un scanner. Ce fichier reproduit le document original avec ses caractéristiques essentielles telles que le contenu des informations, le formatage et la position de ces mêmes informations. Grâce à ce fichier graphique en pixels, le document original peut être restauré à tout moment à partir des archives comme un document papier de la qualité d'une photocopie. Dans le cas de documents provenant déjà d’une source numérique, l'enregistrement des données originales est archivé.
Pourquoi est-il important d'avoir un archivage ?
Il ne fait aucun doute que la mise en place d’archives digitales est particulièrement importante pour les grandes entreprises archives contenant un nombre conséquent de documents qui transitent entre les différents services. Cela permet ainsi non seulement de rationaliser le travail, mais aussi de faire gagner du temps aux employés. On peut dire qu'une archive en ligne de ces documents fait partie intégrante de l'infrastructure informatique d'une entreprise moderne. Cependant, cela ne concerne pas seulement les structures de taille conséquente. En effet c’est une solution gagnante pour les entreprises de toute taille, y compris les PME. Même si ces dernières n'ont pas besoin d'un contrôle complet du flux de documents, une archive sera une garantie que tous les documents de l'entreprise sont en ordre facilitant ainsi l’organisation. Ainsi commencer dès les balbutiements de l’entreprise permet en cas de croissance d’avoir une organisation des documents saine.
Les 3 principaux avantages de l'archivage numérique
Durant la pandémie, de nombreuses entreprises ont compris qu'il était temps de passer de la technologie analogique au tout numérique. Le stockage des données sur papier ou sur des serveurs est coûteux, peu sûr et inefficace, mais malheureusement, de nombreuses entreprises utilisent encore cette méthode archaïque pour gérer leurs dépenses. La raison est qu’elles sont découragées par l'idée répandue que les nouvelles technologies sont inabordables et potentiellement à risques. Cependant investir dans la bonne technologie permet de réduire les coûts, d'améliorer la sécurité et d'accélérer les flux de travail, autant d'éléments qui ont été cités comme des priorités par les entreprises européennes (56,2 %) selon une récente enquête menée par Kyocera.²
Examinons donc de plus près les avantages de l'archivage numérique:
-
Économies de coûts
De nombreuses entreprises ne savent pas exactement combien d'argent elles gaspillent en refusant de passer au numérique. Il y a une énorme quantité de données qui transitent chaque jour, et les stocker sur papier n'est plus viable financièrement puisqu'avec une solution numérique, il n'est plus nécessaire de stocker du papier et des fichiers, des économies substantielles sur les stocks et les fournitures de bureau sont ainsi faites. Et si votre entreprise compte plusieurs succursales ou sites, l'archivage numérique sera idéal pour vous car vous n'aurez pas à investir dans le transport et l'envoi de données vers d'autres sites.
Il convient également de mentionner que, plus souvent qu'à l'accoutumée, de nombreuses données sont accumulées et des pièces sont réservées à cet effet. Et si les entreprises ne décident pas de stocker leurs données dans des archives numériques, le coût du stockage s'envole. Par exemple, le prix dans le centre des affaires de Paris s'élève à 930 € par mètre carré et par an.¹ Mais en plus du coût de l'espace de stockage lui-même, les entreprises doivent également payer la main-d'œuvre qui s'occupe de ce processus fastidieux. La question qui se pose est la suivante : Est-ce pertinent de dépenser autant d'argent pour des données que vous n'utiliserez probablement jamais ?
- Réduction des risques
Le problème suivant auquel sont confrontés les postes de travail analogiques est la compatibilité des données. Si un accès non autorisé aux documents papier se produit, cela peut entraîner leur perte, leur stockage inapproprié ou leur destruction. De plus, une mauvaise organisation peut faire en sorte que les licences ou les contrats ne soient pas prolongés rapidement, ce qui entraîne des temps d'arrêt et des retards dans la production, et éventuellement des amendes pour non-conformité aux audits.
Certaines entreprises voient une solution dans le déplacement des données vers des serveurs sur site, mais ce n'est pas toujours la meilleure solution. Les serveurs dont la gestion et la protection sont inadéquates peuvent accroître le risque de violation des données. Aucune entreprise n'est à l'abri des cyberattaques ; si les grands noms font la une des journaux, les cybercriminels peuvent également s'attaquer aux petites entreprises. Si une entreprise perd l'accès à ses données, elle cesse de fonctionner.
En revanche, lorsque les données sont archivées numériquement à l'aide de la technologie du cloud, l'accès peut être limité au personnel autorisé. Cette caractéristique renforce la responsabilité en éliminant la possibilité d'une modification anonyme. En outre, la solution offre une programmation des notifications, de sorte que vous pouvez cesser de vous inquiéter des pénalités pour les contrats ou les licences expirés, car vous recevrez un rappel de renouvellement à l'avance.
- Eco friendly
Comme mentionné précédemment, la sauvegarde des données nécessite traditionnellement beaucoup de ressources. L'une d'entre elles est le papier. L'utilisation du papier n'est pas considérée comme un choix écologique. Et aujourd'hui, nous vivons dans un monde où aucune entreprise ne peut se permettre d'ignorer la RSE. Ainsi, jeter constamment du papier sans nuire à l'environnement est non seulement mauvais pour l'écologie, mais aussi nuisible à l'image de votre entreprise. C’est pourquoi, lorsque vous passez à l'archivage numérique, vous faites un pas dans la direction de la durabilité. L'archivage numérique n'implique pas l'utilisation de papier et d'autres matériaux n’allant pas dans le sens de l’effort écologique.
Considérant toutes les nuances ci-dessus et plus encore, Jenji a créé son système d’archives numériques appelé Jenji Vault.
Avec notre option Jenji Vault, vous pouvez stocker tous les reçus ayant une valeur probante dans un Tresor numérique et ce pendant 6 ans.
Grâce à notre coffre fort numérique, autorité de certification reconnue en Europe et vérifiée ISO 9001 et ISO 27001, vos documents seront conservés en toute conformité et légalité et répondront à toutes les exigences de l'URSSAF.
Sources :
https://www.jll.fr/fr/etudes-recherche/recherche/office-market-in-the-greater-paris-region
https://www.kyoceradocumentsolutions.eu/en/smarter-workspaces/insights-hub/articles/the-advantages-of-digital-archiving.html