Lorsqu’une entreprise tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés, elle a l'obligation, en cas de contrôle, de la présenter à l’administration fiscale sous la forme d’un fichier des écritures comptables (FEC).
Dans cet article, nous verrons à quoi sert ce fichier, ce qu’il contient, et comment le produire dans le respect des normes en vigueur.
Qui est concerné par le FEC?
Toutes les entreprises soumises à l’obligation de tenir une comptabilité, et qui tiennent la leur de façon informatisée (au moyen d’un logiciel comptable, par exemple) sont concernées.
Cela englobe les entreprises relevant des BIC, BNC ou BA (bénéfices agricoles), qu’elles soient soumises à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu. Les micro-entreprises sont dispensées de cette obligation, car elles ne tiennent pas de comptabilité mais de simples registres. La plupart des SCI échappent également à l’obligation de produire un FEC : c’est ainsi le cas lorsque ses associés sont des personnes physiques.
A noter : le FEC ne doit être transmis à l’administration fiscale qu’en cas de contrôle fiscal (vérification de comptabilité, ou examen de comptabilité à distance). Cela concerne environ 45 000 entreprises par an.
A quoi sert le fichier des écritures comptables (FEC) ?
Le FEC a été créé suite à l’introduction de la norme comptable SAF-T (Standard Audit File for Tax) par l’OCDE en 2005. L’objectif était alors de standardiser les échanges entre les entreprises et les administrations, au moyen d’un fichier numérique contenant l’ensemble des informations comptables de l’entreprise. Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises sont tenues de le produire.
Concrètement, le FEC permet à l’administration fiscale de vérifier les déclarations d’impôt émises par une entreprise, sans avoir accès à ses livres de compte. Avec ce fichier, il est ainsi facile de débusquer des irrégularités et de réévaluer, le cas échéant, le montant de l’impôt dû par l’entreprise.
Pour les dirigeants, les enjeux sont donc importants, car en cas d’irrégularités constatées, ils pourront être sanctionnés en plus de faire l’objet d’un redressement fiscal.
Que contient le Fichier des Écritures Comptables ?
Le FEC doit permettre à l’administration fiscale de retracer toutes les transactions effectuées par l’entreprise. Il compile donc l’ensemble des écritures comptables enregistrées au titre de chaque exercice.
Pour être conforme, il doit respecter les dispositions prévues par l’article A47 A-1 du livre des procédures fiscales. La comptabilité présentée doit avoir une valeur probante, c’est-à-dire que que les écritures qui la composent doivent être authentiques et inaltérables.
De manière concrète, le FEC se présente comme une liste numérotée des opérations comptables de l’entreprise par ordre chronologique. La loi pose pour le FEC l’obligation d'être conforme au système de fichiers UDF ou ISO 9660. Si cela paraît compliqué, la plupart des logiciels de comptabilité permettent heureusement de produire un fichier qui répond à ces exigences.
En ce qui concerne le contenu du FEC, chaque écriture doit présenter les informations suivantes :
- Le code journal et le libellé journal de l’écriture comptable ;
- Le numéro de la transaction ;
- La date de comptabilisation ;
- Le numéro de compte ;
- Le numéro du compte auxiliaire et son libellé ;
- La référence et la date de la pièce justificative ;
- Le libellé de l’écriture comptable ;
- Le montant au débit et au crédit ;
- Le lettrage de l’écriture comptable ;
- La date de lettrage ;
- La date de validation de l’écriture ;
- Le montant en devise ;
- La nature de la devise.
Quand faut-il générer le fichier FEC ?
En principe, le FEC peut être généré à tout moment. Cependant, il est recommandé de le produire à la fin de chaque exercice comptable, une fois que toutes les écritures ont été comptabilisées. Comme dit plus haut, la plupart des logiciels de comptabilité actuels intègrent une fonctionnalité qui permet de générer un fichier conforme à la législation en vigueur. Si la comptabilité d’une entreprise est réalisée par un cabinet d’expertise comptable, c’est à ce dernier de générer le FEC.
Comment faire preuve de prudence et éviter les sanctions ?
En cas d’absence de remise ou de non-conformité du FEC, les entreprises s’exposent à plusieurs sanctions cumulatives. Elles encourent ainsi une majoration de 10 % des droits mis à leur charge, ou une amende de 5 000 euros (art. 1729 D, I du Code général des impôts).
Par ailleurs, en cas défaut de transmission du fichier des écritures comptables dans le délai de 15 jours suivant la réception d’un avis d’examen de comptabilité, l’entreprise s’expose également au paiement d'une amende de 5 000 euros.
Autant dire que la prudence est de mise ! Pour éviter les sanctions, il est important de s’assurer que le FEC, une fois généré, correspond aux normes définies par l’administration fiscale : format et nom du fichier, séparateurs à utiliser, séquençage des écritures, etc (voir l’article A47 A-1 du livre des procédures fiscales). L’entreprise doit aussi s’assurer que les écritures retracées dans le FEC correspondent bien aux déclarations effectuées.
La notice explicative, obligatoire, doit également être rédigée avec soin. Elle doit ainsi être la plus précise possible. Par exemple, si deux écritures dans deux journaux différents ont le même numéro de pièce, cela doit être mentionné.
Assurer un contrôle du FEC avant envoi
Une fois le FEC généré, il est indispensable de le contrôler afin de vérifier qu’il ne comporte pas d’anomalies. L’entreprise doit ainsi vérifier que les informations saisies dans le fichier correspondent bien à la demande de l’administration fiscale avant tout envoi.