Pourquoi faire un ordre de mission ?
Lorsqu’un salarié part en déplacement professionnel, il doit avoir en sa possession un ordre de mission. Ce document, établi au format PDF ou Word, est tout simplement obligatoire pour assurer une protection optimale au collaborateur, mais également faciliter le remboursement de ses dépenses professionnelles.
L’un de vos collaborateurs part en voyage d’affaires prochainement et votre entreprise va devoir lui fournir un ordre de mission ? Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur ce document officiel :
- Quelle est son utilité ?
- Que doit contenir l’ordre de mission ?
- Par qui ce document doit-il être signé ?
- Qui peut-être amené à l’utiliser ?
- Où peut-on trouver un modèle d’ordre de mission ?
Exemple : dans quel cas établir un ordre de mission ?
Selon l’article L411-2 du code de la Sécurité Sociale, les salariés d’une entreprise en déplacement professionnel doivent avoir sur eux un ordre de mission, fourni par l’employeur, pour attester qu’il s’agit bien d’un voyage d’affaires et non pas d’un voyage privé.
Si en tant que salarié, votre employeur ne vous remet pas ce document, vous ne pourrez pas profiter des avantages et de la protection qui sont liés à votre statut de salarié lorsque vous vous trouvez à l’extérieur de l’entreprise. Vous ne pourrez pas non plus demander le remboursement des dépenses réalisées sur vos deniers personnels pendant la durée du voyage d’affaires.
Prenons deux exemples pour mieux comprendre :
- Si dans le cadre d’un déplacement pour le compte de l’entreprise, le salarié a un accident, le remboursement des frais médicaux par la Sécurité Sociale sera conditionné par la possession du document administratif par le collaborateur.
- Si le salarié en voyage d’affaires invite un client important au restaurant et paye la note avec sa carte bancaire personnelle, il ne pourra pas se faire rembourser par son employeur s’il n’a pas reçu d’ordre de mission.
Si vous êtes sur le point de partir en déplacement professionnel et que votre employeur ne vous a pas fourni ce document administratif, n’hésitez pas à faire valoir vos droits pour bénéficier d’une protection optimale et du remboursement des sommes que vous devrez débourser dans le cadre de ce voyage d’affaires.
Comment rédiger une lettre d'ordre de mission ?
L’ordre de mission est un document officiel qui est considéré comme étant un avenant au contrat du salarié. Il doit donc répondre à un certain formalisme. La plupart du temps, ce document administratif prend la forme d’une lettre ou d’un formulaire au format PDF ou Word. Si l’employeur indique des informations relatives à l’ordre de mission dans un simple email, ce n’est pas légal. Il s’agit d’un document à part entière.
Certains éléments doivent obligatoirement figurer sur l’ordre de mission :
- L’identification du salarié en mission à l’extérieur pour le compte de l’entreprise
- L’adresse personnelle du salarié
- Le déroulement de la mission : lieu et date de départ, lieu et durée de la mission
- Le motif du déplacement
- La liste des moyens de transports utilisés par le salarié pendant son voyage d’affaires
- Le montant du forfait prévu pour les dépenses du salarié relatives au transport, à l’hôtellerie ou encore à la restauration.
Attention, selon la nature du déplacement, d’autres informations peuvent être importantes à intégrer à l’ordre de mission. Par exemple, si le salarié part à l’étranger dans un pays à risque, des mesures supplémentaires de protection peuvent être prises par l’employeur et celles-ci doivent être indiquées dans l’ordre de mission.
Qui doit signer l'ordre de mission ?
Pour être recevable, l’ordre de mission doit obligatoirement être signé par l’employeur. Idéalement, il faut également que le salarié puisse le signer. C’est ainsi la preuve qu’il en a bien pris connaissance avant de partir en mission.
Bon à savoir : si le salarié d’une ESN (entreprise de services du numérique anciennement appelée SSII) est envoyé chez un client pour une mission plus ou moins longue, il est également recommandé de faire signer l’ordre de mission par le client.
Qui utilise le plus les ordres de mission ?
N’importe quel salarié peut être amené à utiliser un ordre de mission à partir du moment où celui-ci doit faire un déplacement professionnel, que celui-ci soit de courte ou de longue durée.
Mais ceux qui utilisent le plus les ordres de mission sont les consultants qui travaillent dans les ESN. En effet, ces salariés sont très souvent envoyés en mission chez le client, pour une durée pouvant aller de 3 mois à 3 ans. Comme ils se trouvent rarement dans leur entreprise, l’ordre de mission est pour eux un document incontournable pour bénéficier d’une prise en charge optimale.
Un modèle d’ordre de mission
Vous êtes à la recherche d’un modèle d’ordre de mission pour structurer le document que vous allez mettre à la disposition de vos salariés en déplacement professionnel ? Grâce aux différents conseils présents dans cet article, vous devriez facilement définir un modèle adapté aux spécificités de votre entreprise. En effet, le modèle de base doit contenir les champs suivants:
- L’identification et l’adresse postale du salarié ;
- Des précisions sur le déroulement de la mission et le motif du déplacement ;
- La liste des moyens de transports utilisés ;
- Le montant du forfait prévu pour le transport, l’hôtellerie et la restauration.
N’oubliez pas de faire valider ce document par votre service juridique pour contrôler que les mentions obligatoires sont bien toutes présentes sur l’ordre de mission que vous distribuerez à vos salariés en voyage d’affaires.
Une fois que vos salariés auront à leur disposition leur ordre de mission, ils pourront plus facilement établir leur note de frais et ainsi de recevoir plus rapidement le remboursement de leurs dépenses professionnelles. Un gage d’efficience pour vos salariés comme pour votre service comptabilité.
