Comme leur nom le laisse deviner, les frais généraux représentent une partie majeure des dépenses d’une société : comment les identifier et les calculer ? Comment les réduire et les optimiser ? Zoom sur l’un des piliers de votre trésorerie d’entreprise.
Frais généraux : définition
Par définition, les frais généraux désignent l’ensemble des coûts engagés par une entreprise afin de mener ses activités quotidiennes et donc, de générer des revenus.
Les frais généraux représentent ainsi les coûts de fonctionnement d’une société et sont complémentaires aux frais de vente et aux frais administratifs. Ensemble, ces trois postes de frais forment les frais d’exploitation (ou charges d’exploitation).
Ainsi, les frais d’exploitation auxquels appartiennent les frais généraux constituent une diminution de l’actif net de l’entreprise, à l’inverse des immobilisations qui, quant à elles, constituent le patrimoine de la société et augmentent donc son actif net.
Dans la vie d’une entreprise, l’analyse des frais généraux en comptabilité de gestion permet donc d’évaluer la rentabilité d’une entreprise en comparant la valeur de son chiffre d'affaires à celle de ses frais généraux.
Plus le rapport “chiffre d’affaire / frais généraux” sera élevé, plus l’on pourra considérer que les dépenses de la société offrent une réelle valeur ajoutée et témoignent ainsi de sa santé financière.
Quels frais généraux pour l’entreprise ?
On distingue deux catégories de frais généraux, à savoir :
- les frais fixes (ou charges structurelles), qui désignent l’ensemble des coûts engendrés par l’existence même de l’entreprise et qui ne varient pas (ou peu) en fonction de la production ;
- les frais variables (ou charges opérationnelles), qui désignent l’ensemble des coûts engendrés par le volume d’activité de l’entreprise (prestation de services ou vente de biens).
À noter : On utilise parfois le terme de frais semi-variables pour désigner les frais qui présentent à la fois un aspect fixe et un aspect variable.
Concrètement, on identifie de nombreuses sources de frais généraux dans le fonctionnement quotidien d’une entreprise, par exemple :
- le loyer ;
- les charges locatives (eau, gaz, électricité) ;
- les taxes (professionnelles, foncières, locales) ;
- les assurances professionnelles ;
- les coûts salariaux ;
- les frais bancaires ;
- les frais d’équipement (matériel informatique, fournitures) ;
- les frais de déplacement ;
- les frais de télécommunication ;
- les frais de maintenance et d’entretien ;
- les frais publicitaires.
Comment calculer ses frais généraux ?
C’est en identifiant et en additionnant chacune des dépenses d’entreprise listées plus haut durant l’exercice fiscal de l’année précédente que l’on obtient un coefficient de frais généraux. Celui-ci peut également s’exprimer en pourcentage.
Dans l’optique de ne manquer aucune dépense dans le calcul des frais généraux, il est recommandé de faire appel à un expert comptable.
Comment enregistrer ses frais généraux ?
Bien qu’ils soient inhérents au bon fonctionnement de l’entreprise au quotidien, les frais généraux ne sont pas directement impliqués dans la fabrication d’un produit ou dans la vente d’un service : ainsi, ces derniers sont classés en tant que dépenses indirectes dans l’état des résultats d’entreprise.
La saisie des frais généraux se fait au sein des comptes de classe 6 du plan comptable général. Ils sont enregistrés au journal des achats :
- au débit du compte de TVA déductible (le cas échéant) ;
- au débit du compte de charges concerné ;
- au crédit du compte fournisseurs (compte 401).
Comment optimiser ses frais généraux ?
Vous l’aurez compris, les frais généraux se composent de frais variables et de frais fixes. Ce sont donc ces deux postes de dépenses qu’il convient d’optimiser afin de rentabiliser vos frais généraux.
Deux méthodes s’imposent alors : soit réduire vos charges, soit augmenter votre chiffre d'affaires.
Concernant les charges fixes, il peut être complexe de changer une structure qui semble figée. Pour autant, la dématérialisation de nombreux domaines d’activité peut permettre de réduire aussi bien l’usage de locaux (et donc les loyers) que les frais de déplacement.
L’autre versant de l’optimisation de vos frais généraux consiste à augmenter la valeur ajoutée des missions de vos collaborateurs. Pour ce faire, rien de mieux que d’identifier et de réduire au maximum les tâches chronophages.
Ainsi, une meilleure gestion des notes de frais au travers de l’automatisation proposée par des plateformes comme Jenji fait partie du processus d’optimisation, au même titre qu’un pilotage assidu de vos flux de trésorerie afin de conserver les dépenses rentabilisées, tout en agissant sur les dépenses superflues.
La collecte et l’analyse de vos frais généraux au sein de votre comptabilité représente donc une étape clé dans l’optimisation de votre trésorerie d’entreprise, aussi bien que dans la préparation d’un budget prévisionnel.