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Qu'est-ce qu'un logiciel de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) ?

Les frais engagés par les bénévoles Dans le cadre de leurs activités, les bénévoles peuvent être amenés à avancer des frais pour l’association dans laquelle ils sont engagés : achat de petit matériel, frais de déplacement et de repas… De la même façon que les salariés d’une entreprise peuvent se faire rembourser les frais engagés dans le cadre de leurs missions, les bénévoles ont droit, eux aussi, au remboursement de leurs frais. Voici ce qu’il faut savoir sur le sujet.

Quand on regarde son histoire, MS Excel a été lancé par Microsoft en 1985 et il est juste de dire qu'Excel a transformé le monde de la comptabilité et des affaires à cette époque. Mais depuis, le monde a radicalement changé et, selon le Wall Street Journal, de nos jours¹, de nombreuses grandes entreprises abandonnent progressivement Microsoft Excel. Les directeurs financiers d'entreprise comme Adobe ou ABM Industries se plaignent que leurs employés prennent généralement trop de temps pour travailler sur des feuilles de calcul comptables.

Sébastien Calmejane, Head of Business Development chez Supertripper, agence de voyages d’affaires nouvelle génération, partage son expertise avec Jenji et nous explique les différences qui existent entre les métiers du Travel management et de l’Expense management.

Accompagnés de Elodie Nguyen, Product Delegate Owner chez Wavestone, Mathieu Quehen, VP Sales France, et Gaëtan Cazcarra, Chief Revenue Officer chez Jenji, ont abordé le sujet de la digitalisation des frais professionnels lors de notre webinar. Retour sur ces échanges. Transformation digitale et Expense Management : une alliance encore peu actée C’est une réalité. Beaucoup d’entreprises ont encore du retard en matière de digitalisation. 65% d’entre elles effectuent encore la gestion des dépenses de leurs salariés sous format papier et à l’aide d’un tableau Excel. Généralement, les dépenses sont simplement reconnues et la donnée qui peut en être issue n’est pas exploitée. La gestion des notes de frais étant à la fois une tâche chronophage et un sujet transversal, il peut sembler complexe de digitaliser sa stratégie. Pourtant, la dématérialisation apporte de nombreux gains, à la fois financiers et temporels. Une meilleure solution digitale peut diminuer jusqu’à 63% le coût de gestion des comptes frais et réduire de 75% leur délai de traitement. Alors comment se transformer lorsque Excel est depuis plus de 35 ans l’outil principalement utilisé pour gérer sa politique d’Expense Management ? La transformation vers le digital s’axe autour de quatre points : L’innovation : nécessaire pour une gestion de note de frais optimisée et évolutive. La collaboration : les objectifs communs impliquent de travailler ensemble et en transparence. La gestion des données : il ne s’agit plus seulement de collecter, mais d’analyser ses données. La mesure et le contrôle : la réflexion devient plus profonde sur la viabilité et la rentabilité d’un projet pour atteindre ses objectifs. Toute évolution vers le digital doit prendre en compte ces éléments afin de devenir un levier de compétitivité. C’est dans cette recherche d’optimisation que beaucoup d’organisations se sont questionnées sur l’adoption d’une solution note de frais. Avec l’arrivée du mobile, l’automatisation et l’intelligence artificielle, la digitalisation des notes de frais est devenue un sujet fort de change management. En bouleversant l’ensemble de l’entreprise, la digitalisation impacte collaborateurs, processus et chaque prise de décision. L’envisager en tant que projet silo rend ainsi sa mise en œuvre très complexe et conduit souvent à l’échec, ce qui freine bien des organisations à acter une transformation. Pourtant, un outil d’Expense Management est essentiel lorsqu’on parle de gestion de politique financière. D’où le besoin de se demander ce qu’un outil et une application note de frais peuvent apporter à ses collaborateurs. Véritable valeur ajoutée, la gestion digitalisée automatise les rapprochements, validations et remboursements en garantissant visibilité et maîtrise des coûts. Un environnement complexe mais favorable au changement Le numérique a eu un rôle important, modifiant plus particulièrement les interactions clients, fournisseurs et collaborateurs. Mais il a également été soutenu par les évolutions réglementaires qui ont conduit à de nouvelles pratiques, telles que la dématérialisation des bulletins de paie ou la signature électronique. Ce sont des exemples parmi tant d’autres qui témoignent de la progression technologique dans les pratiques professionnelles. Par ailleurs, la crise sanitaire que nous vivons joue un rôle accélérateur dans ces changements, mettant en exergue des processus désormais jugés obsolètes tels que la gestion de note de frais. En effet, les frais professionnels sont encore souvent le dernier élément à être digitalisé avec finalement peu d’évolutions. Parent pauvre des outils internes, la digitalisation de l’Expense Management est laissé de côté. Ainsi, la saisie, le traitement ou le contrôle traités manuellement demeurent la norme au sein des organisations, consommant temps et énergie. Alors quelles sont les causes qui expliquent ce phénomène ? La principale raison réside dans la transversalité de la gestion de notes de frais. Le besoin de répondre aux enjeux de chaque service complexifie énormément le processus. Entre les collaborateurs, les services RH, financier, comptable, la DSI et les spécificités propres à chaque organisation, il peut sembler difficile de trouver une solution à la fois simple, ergonomique et complète pour tous. La clé est de trouver une solution note de frais qui s’adapte à chaque organisation, son secteur et ses défis, pour permettre aux collaborateurs de se concentrer sur leur cœur de métier et la prise de décision. Les conditions sont réunies pour passer à la note de frais 2.0., ne reste plus qu’à ce que les organisations mettent leurs projets de change management en marche.

En 2019, les dispositions relatives au travail à domicile s'appliquent à environ un employé sur cinq dans le monde, mais la COVID-19 n'a guère offert d'autre choix à de nombreuses entreprises : dans le but de maîtriser une pandémie mondiale, les bureaux du monde entier ont fermé, obligeant les employés à travailler à domicile.¹ Le télétravail n'est pas seulement une réponse à la crise, c'est aussi une tendance croissante. Pourtant, les entreprises ont du mal à gérer la transition.

Les frais réels représentent l’ensemble des dépenses engagées par un salarié pour son activité professionnelle. Ils comprennent entre autres les repas, les trajets quotidiens et bien d’autres postes de dépense liés à l’activité.

Comment calculer les frais kilométrique 2020 ? Calcul des frais réels : avantage ? Comment calculer le montant des indemnités kilométriques ? Sommaire Qu’est-ce qu’une note de frais ? Que doit contenir une note de frais ? Comment traiter les notes de frais des salariés ? Quelles sont les règles pour rembourser les notes de frais Le remboursement des notes de frais par catégories Quel régime fiscal et social pour le remboursement des notes de frais ? Comment calculer une note de frais kilométriques ? Comment comptabiliser les notes de frais ? Est-ce que les notes de frais sont imposables ? Récupérer de la TVA sur les notes de frais Optimiser la gestion des notes de frais L’info en plus de Jenji Qu’est-ce qu’une note de frais ? Une note de frais est un document établi par un salarié dans le but de se faire rembourser les frais professionnels effectués dans le cadre de son activité professionnelle et dans l'intérêt de son employeur. Elle indique les différentes dépenses effectuées à titre personnel pour les besoins d’une mission professionnelle. L’objectif est d'en obtenir le remboursement.

La gestion des notes de frais est un enjeu majeur pour toutes les entreprises. Mais comment mettre en place un processus de gestion structuré ? Quelles sont les mesures qui permettent de gérer de manière efficace et simplifiée ses notes de frais ? Nous avons dressé pour vous une liste de 10 règles à suivre !

La récupération de la TVA sur les notes de frais est un enjeu de taille pour les entreprises. Les logiciels de gestion des notes de frais constituent des outils d’optimisation puissants à la disposition des entreprises. Encore faut-il bénéficier d’un paramétrage adapté à l’entreprise, sans quoi la technologie ne livre pas tout son potentiel. Claudia Marie-Huet, manager TVA chez Ayming, explique l’importance des logiciels de gestion de notes de frais et leur paramétrage pour optimiser la récupération de la TVA.

Vous le savez sans doute : pour établir une note de frais, aucun formalisme particulier n’est exigé. La loi étant silencieuse sur le sujet, chaque entreprise est libre de mettre en place son propre modèle de note de frais. Néanmoins, en l’absence de modèle formalisé ou de solution dédiée, la saisie des notes de frais peut être longue et fastidieuse, que ce soit pour les collaborateurs qui doivent rassembler et envoyer leurs justificatifs, ou pour les comptables qui doivent collecter et trier l’ensemble des notes de frais.

Une note de frais est un document qui permet à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels engagés dans le cadre de son activité. Ce système de remboursement reposant largement sur un principe de confiance, il n’est pas rare que certains salariés en abusent. La pratique de la fraude aux notes de frais n’est malheureusement pas une exception : on estime ainsi qu’elle représente 15% des dépenses professionnelles des entreprises. Les TPE et PME, qui ne sont pas toujours dotées d’une politique structurée de gestion des notes de frais, sont les plus exposées à ce risque. Alors, comment s’en prémunir ? Voici une analyse des techniques de fraude les plus courantes, ainsi que nos recommandations pour y mettre fin.