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Comment optimiser la procédure pour ses notes de frais ? Ce guide va vous permettre de gagner en efficacité avec l'automatisation de vos flux et procédures.

Lancé au début de l’année 2020, par Céline Lazorthes, fondatrice de Leetchi, accompagnée de Thibault Lanthier, à l'origine de Mon Docteur et d'Isabelle Rabier, CEO de Jolimoi, le “Parental Act” vise à réduire les inégalités face à la parentalité.

Utiliser l'intelligence artificielle, un OCR très performant, permet de simplifier le travail des experts-comptables et des entreprises pour la gestion des dépenses professionnelles.

Le recrutement est le moment idéal pour favoriser la diversité dans l'entreprise. Mais comment se défaire de nos biais inconscients ? Selon de nombreuses recherches, le processus de recrutement est souvent biaisé par la subjectivité du recruteur. Les biais inconscients nous font prendre des décisions en faveur d’une personne et au détriment d’une autre. Tous les secteurs peuvent être touchés par cette discrimination plus ou moins involontaire mais les entreprises tech sont particulièrement touchées par l’exclusion des femmes. Alors comment neutraliser l’effet de ces biais inconscients ? Les différents biais en recrutement Tout d’abord, il convient de rappeler de quoi il s’agit. Les stéréotypes sont des processus humains universels, inévitables et nécessaires. Ils permettent d’affronter la complexité du monde en catégorisant et en nous donnant des repères. Catégoriser, c’est donner une signification à ce qui nous entoure, c’est rendre connu l’inhabituel, rendre l’environnement plus prédictible. Ainsi le processus de catégorisation est une simplification de la réalité qui consiste à accentuer les ressemblances entre les éléments d’une même catégorie et à accentuer les différences entre ces catégories. Plusieurs biais en découlent : Le biais d’accentuation : les éléments contenus dans deux catégories différentes sont perçus comme plus différents qu’ils ne le sont en réalité. Le biais d’homogénéité exogroupe et d’hétérogénéité endogroupe : on perçoit beaucoup plus de différences entre les individus de son propre groupe alors que les individus des autres groupes sont perçus comme quasiment identiques. Le biais de discrimination intergroupe : on évalue de manière plus favorable un membre de son propre groupe. Le biais d’induction et de déduction : lorsque l’on connaît le groupe d’appartenance d’un individu (ou que l’on pense le connaître), nous avons tendance à lui attribuer les traits stéréotypiques de sa catégorie, sans vérifier. Le biais de sur-inclusion et de sur-exclusion : on a plus facilement tendance à mettre un nombre d’individus plus élevé dans les catégories dévalorisées (sur-inclusion) et à être plus exigeant pour placer les individus dans les catégories valorisées (sur-exclusion). Le simple fait de réaliser que ces biais existent est un premier pas qui nous fait prendre un peu de recul et qui nous permet de limiter la discrimination et d’embaucher plus de femmes, de candidats d’origines ethniques différentes, porteurs de handicaps, jeunes ou plus âgés. Mais ces caractéristiques ne représentent que la partie émergée de l’iceberg. Favoriser la diversité, c’est aussi intégrer dans l’entreprises des individus avec différentes expériences, valeurs, croyances, personnalités, éducation… soit autant de dimensions qui font la richesse de l’entreprise. Quelques conseils pour éviter les biais Au-delà de la prise de conscience, voici des exemples de ce que vous pouvez mettre en place au moment des recrutements pour éviter la discrimination : 1. Parlez-en ouvertement dans votre entreprise Parler ouvertement de diversité en entreprise permet de sensibiliser tous les collaborateurs sur ce sujet et facilite par la suite l'intégration de collaborateurs. 2. Soignez vos offres d’emploi En prenant soin d’éviter les termes ambigus qui ne permettent qu’à une catégorie bien précise de s’identifier. Par exemple, évitez de parler comme d’un point d’attractivité du babyfoot présent dans la salle commune ou des afterworks réguliers. Ainsi, vous n’attirerez pas que le cliché du start-upper et vous vous ouvrirez aussi à des profils différents. 3. Lisez les CV différemment Plutôt que de cocher des cases établies au préalable, interrogez-vous sur ce que les expériences du candidats ont pu lui apporter en terme de qualités humaines et de compétences. Un candidat peut ne pas correspondre à votre idée du candidat parfait type, mais avoir acquis tous les savoirs faire nécessaires par d’autres voies. 4. Préparez vos entretiens C’est lors de cette étape du recrutement qu’il est le plus difficile de neutraliser les stéréotypes. On peut en effet se laisser déborder par des détails qui vont figer notre impression du candidat : la ponctualité, l’attitude, le style vestimentaire… le risque est donc de chercher pendant l’entretien à confirmer cette première impression ou à mal interpréter des informations au regard de celle-ci. C’est pourquoi il est fondamental d’avoir en tête les compétences à évaluer et des questions préparées en amont. 5. Prenez des notes que vous pourrez relire plus tard, à froid On a tendance à se souvenir particulièrement de ce qui est associé à une émotion. Sans notes, vous risquez de refuser ou d’accepter un candidat en vous basant sur une première impression, ou des détails importants pour vous mais insignifiants pour le poste. Prendre des notes permet alors de se remémorer des éléments concrets et de prendre une décision de manière plus objective. 6. Utilisez des tests et des outils objectifs Bien évidemment, il ne s’agit pas non plus de supprimer le subjectif et l’humain du processus de recrutement, mais d’avoir des éléments objectifs sur lesquels s’appuyer pour confirmer ou infirmer une impression. 7. Justifiez vos décisions selon des critères concrets Après un entretien, rédigez un compte rendu. Cela vous permettra de retrouver plus facilement des éléments de réponses pour faire un retour au candidat sur sa candidature. De plus, cela vous obligera à mettre l’accent sur des raisons concrètes. Les arguments tels que « je ne le sentais pas », « il avait une bonne tête » ou « il doit forcément avoir de meilleures compétences techniques qu’elle » ne sont pas valables ! Chez Jenji, nous n’affirmons pas être parfaits, mais nous nous remettons sans cesse en question pour toujours mieux faire et améliorer la vie et le fonctionnement de l’entreprise. Pour rejoindre une équipe qui cherche à se perfectionner en permanence, n’hésitez pas à envoyer votre candidature à jobs@jenji.io. Article co-rédigé avec Anastasia Leleu, Talent Acquisition Manager @Jenji.

Vous êtes en confinement ? Vous pouvez compter sur nous !

L’évolution de notre société vers le « tout numérique » contraint le législateur à s’adapter aux nouvelles méthodes de travail des professionnels, autour de l’encadrement du monde numérique ; les règles évoluent et, avec elles, les process se modernisent. De grandes avancées ont été faites dans la réglementation de la valeur des données numérisées, impactant directement le mode de conservation des dépenses professionnelles et, donc, l’efficacité de leur gestion. Ainsi, la loi de finance rectificative du 29 décembre 2016 par son article 16 a assoupli les règles fiscales en matière de conservation de documents comptables et de leurs pièces justificatives afin de permettre aux entreprises de conserver sous forme numérique leurs factures établies ou reçues. Cette loi s’est accompagnée d’un arrêté en date du 22 mars 2017 édicté par le Ministère de l’économie et des finances venant définir les modalités de numérisation ainsi que la date d’entrée en vigueur du texte.

Le développement du numérique et la multiplication des outils technologiques ont entraîné l’essor de logiciels spécialisés sur différents types de marché, notamment en matière de gestion note de frais ; plus ou moins efficaces, plus ou moins intelligents, plus ou moins connecté. Si dépense professionnelle rimait classiquement avec contraintes et perte de temps, ce domaine a considérablement évolué en capitalisant sur les nouvelles technologies et les offres se sont multipliées ; la question est lequel choisir, avec quel gain, en temps, en argent, en efficacité opérationnelle ? Car pour toute entreprise qui se développe, une solution de gestion automatisée devient indispensable et ne peut être que bénéfique, mais toutes ne proposent pas des moyens de contrôle efficaces ou encore une bascule directe dans votre comptabilité, vos écritures comptables, sans ressaisie et, ce, instantanément.

Quel journal pour ses notes de frais ? Le journal comptable pour vos notes de frais dépend de votre ERP comptable et de vos préférences. Classiquement, en France, on rencontre deux cas. Le premier est le journal des opérations diverses (OD) qui récupère les écritures comptables issues des notes de frais. Le second est le cas où il existe un journal dédié, souvent nommé NDF.

N’attendez plus ! L’archivage à valeur probante est disponible dès maintenant pour le plan Solo.

Quels sont les enjeux du RGPD en entreprise ?