ProwebCe : digitaliser les notes de frais pour plus d’efficacité

Encouragée par le processus de transformation digitale qu’elle avait commencé à mettre en place, l’entreprise ProwebCe avait émis le souhait de passer à la dématérialisation des frais professionnels. Une volonté également motivée par les (nombreux) problèmes qu’elle rencontrait avec les serveurs de sa plateforme de pilotage des dépenses. 

Les collaborateurs étant impactés par la politique de notes de frais en place (rigidité des processus, délais de remboursement trop longs...), ProwebCe a décidé de changer de solution. L’entreprise s’est alors tournée vers Jenji, avec en tête un objectif principal : dématérialiser entièrement son processus de gestion des notes de frais.

À Propos de ProwebCe

ProWebCE est une filiale d’Edenred, et le leader français sur le marché de la communication, de la gestion et des activités des CSE. Il propose une solution digitale unique pour répondre aux besoins des élus de CSE (ex-CE). 

“Nous voulions mettre en place une solution de gestion des notes de frais entièrement digitalisée, qui nous permette de gagner du temps et d'éliminer les tâches chronophages.”

Julien Depuydt, Responsable comptable de ProwebCE.

Une politique de notes de frais non adaptée à la structure

La plus grosse problématique rencontrée par ProwebCe avant l’implémentation de l’outil Jenji était l’inadéquation de sa plateforme de gestion des notes de frais. En effet, l’entreprise rencontrait de nombreux problèmes avec son ancienne solution, ce qui entraînait des retards dans le remboursement des notes de frais. Ces délais étant particulièrement longs : un mois et demi en moyenne ! Les collaborateurs s’en trouvaient bien évidemment lésés et devaient avancer des sommes conséquences pour certains d’entre eux.

ProwebCe a donc décidé d’opter pour une plateforme technologique plus flexible. Initialement, l’entreprise était intéressée par une solution dématérialisée, ce qui lui permettrait de gagner en temps et en efficacité. ProwebCe souhaitait par ailleurs tourner la page du tout papier : lorsque les notes de frais étaient encore envoyées par la Poste, le service comptable devait se charger de faire le tri, de scanner les notes de frais puis de les intégrer dans le logiciel adapté et enfin de les stocker. Ce processus générait une réelle perte de temps, en plus de poser des problèmes logistiques concernant l’archivage des documents.

Au regard des besoins de ProwebCe (dématérialisation et rapidité des processus, suivi au quotidien, archivage facilité...), une solution 100% numérique et adaptable était donc à privilégier. 

Une solution entièrement dématérialisée, pour un gain de temps et d’efficacité

Le délai de remboursement d’un mois et demi a été réduit à 5 jours, avec un fonctionnement comptable d’une session par semaine pour procéder à la validation des notes de frais. En conséquence, les avances sur notes de frais, que l’entreprise pratiquait avant la mise en place de Jenji, demeurent aujourd’hui très ponctuelles. L’élimination de ces avances a permis de faciliter grandement le travail des comptables, qui ont désormais une vision en quasi-temps réel de ce qui rentre et de ce qui sort. 

ProwebCe, qui souhaitait aller vite sur ce projet, avait particulièrement besoin de réactivité. La mise en place de l’outil a donc été rapide, avec une prise en charge des besoins spécifiques de l’entreprise. Lors de l’implémentation, le service support et opérationnel a permis une adoption fluide et sans accroc pour les utilisateurs. 

Désormais, le workflow de validation est simple : le service comptable valide d’abord la conformité de la dépense, puis le manager direct apporte une dernière validation pour éviter les erreurs comptables. Ce processus entièrement dématérialisé a été très positivement accueilli par les salariés. 

Les tâches chronophages d’intégration des notes de frais dans le logiciel comptable et d’archivage ont été supprimées, permettant d'obtenir en retour une augmentation de la productivité. En réduisant les étapes manuelles, ProwebCe souhaitait aussi sécuriser l’ensemble des processus, ce que la solution Jenji lui permet de faire. 

Moins d’impressions papier : la numérisation des processus pour plus de sécurité

Avec la solution Jenji, ProwebCe a pu se libérer du papier et de ses contraintes, en plus d’adopter un niveau de sécurité plus important. 

L’entreprise apprécie particulièrement de ne plus avoir à faire autant d’impressions, ce qui constituait, sur le long terme, à une perte de temps et d’efficacité. Grâce à l’option Jenji Vault, ProwebCe peut désormais archiver en ligne tous ses justificatifs, en étant en conformité avec le cadre légal. Par ailleurs, en cas de contrôle fiscal, le service comptable a accès aux archives en temps réel. C’est une véritable solution de facilité par rapport aux anciens processus, qui étaient à la fois complexes et chronophages. 

Le stockage des notes de frais dans un coffre-fort électronique a donc achevé de compléter le processus de digitalisation de ProwebCe, qui en apprécie désormais la souplesse et l’agilité.