Est-il possible de récupérer la TVA sur les frais d’hôtel ?

Dans le cadre des déplacements professionnels des salariés d’une entreprise, les notes de frais peuvent être très nombreuses. Elles amènent à s’interroger sur la possibilité ou non de récupérer la TVA sur ces dépenses. Mais tous les frais engagés n’ouvrent pas nécessairement droit à la déduction de TVA : il s’agit de cas par cas selon le type de frais de déplacement concerné. Intéressons nous dans cet article à la récupération de la TVA pour les frais d’hôtel.

Récupérer la TVA hôtel : une manœuvre complexe

Les frais d’hôtel représentent un poste de dépenses important pour les entreprises dont les salariés sont régulièrement en déplacement. La perspective de récupérer la TVA sur les dépenses d'hôtellerie est donc particulièrement séduisante.

Les frais d’hôtel sont soumis au taux de TVA de 5,5 % (depuis juillet 2009). Il y a toutefois deux exceptions pour lesquelles le taux de 19,6 % s’applique :

• la vente d’alcool ;
• la location de salle dans un hôtel (sans mise à disposition de personnel).

Malheureusement, il n’est pas possible de déduire la TVA sur les prestations hôtelières, et plus globalement sur les frais d’hébergement des salariés. L’annexe 2 du CGI, article 206-IV, exclut en effet les frais de logement des salariés et des dirigeants (quel que soit le motif) de la déduction de TVA.

Les exceptions à connaître pour récupérer la TVA sur les factures d’hôtel

Devez-vous renoncer pour autant à la récupération de la TVA sur les notes de frais liées à l’hôtellerie ? Pas totalement, puisqu’il existe deux exceptions pour lesquelles l’intégralité de la TVA est déductible.

Lesdites exceptions sont :

• Les dépenses liées aux petits-déjeuners et aux repas pris à l’hôtel : sur la facture, le coût et la TVA correspondante doivent alors apparaître sur une ligne bien distincte du prix de la nuitée.
• Les dépenses d’hôtellerie lorsque l’hébergement est fourni à un tiers de l’entreprise : la TVA peut être déduite sur les frais d’hôtel d’un client ou d’un fournisseur (pris en charge par l’entreprise). Elle est également déductible lorsqu’elle concerne les frais de logement du personnel de sécurité, de gardiennage et de surveillance sur les chantiers ou dans les locaux de l’entreprise.

Il est vrai que les économies réalisées grâce à ces exceptions sont relativement faibles, surtout lorsque la récupération de TVA concerne les repas pris à l’hôtel. Ainsi, pour une nuitée de 100 € comprenant un petit-déjeuner à l’hôtel à 10 €, la TVA récupérable est seulement de 1,96 € (19,6 % des frais engagés pour le petit-déjeuner), étant donné que la TVA portant sur les frais de la chambre d’hôtel n’est pas déductible.

Dans cet exemple, la récupération de la TVA sur les frais d’hôtel vous fait économiser moins de 2 % du coût total engagé (chambre et petit-déjeuner).

S’il peut donc sembler superflu d’entamer une démarche administrative de déduction de la TVA, rappelons toutefois que de nombreux frais annexes gravitent autour de ces dépenses hôtelières lors des séjours de vos collaborateurs.

Ainsi, l’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais comme Jenji pourra non seulement vous faire gagner un temps précieux dans le processus de récupération de la TVA, mais l’accumulation des diverses déductions représentera également une économie loin d’être négligeable pour votre trésorerie !

Le cas des indemnités forfaitaires pour les nuits d’hôtel

Les règles de récupération de TVA sur les frais d’hôtel que nous avons exposées s’appliquent uniquement aux frais d’hébergement remboursés au réel. Dans le cas des notes de frais au forfait, ce sont les règles fixées par l’administration fiscale qui s’appliquent. 

En d’autres termes, si vos salariés bénéficient de sommes forfaitaires dans le cadre de leurs missions, c’est l’URSSAF qui détermine si ces indemnités forfaitaires constituent un avantage en nature ou non. C’est le cas lorsque les montants versés à vos salariés sont supérieurs aux montants prévus par l’administration.

Notez par ailleurs que cette régulation dépend de la zone géographique concernée (région parisienne, métropole, Outre-mer). Pour en savoir plus, consultez le détail des barèmes mis à jour sur le site de l’URSSAF.

TVA hôtel : différents taux et modalités selon le pays

Espagne

En tant que contribuable français, la TVA de 10% (8% avant 2012) qui s’applique aux frais hôteliers est entièrement récupérable à condition de ne posséder aucune entreprise sur les terres ibériques et de n’avoir effectué que des transactions pourvues d’un droit de remboursement.

Pour rappel, la TVA normale espagnol s’élève à 21%, là où les taux réduits sont de 10%, et de 4% pour certains produits.

Suisse

L’Helvétie applique un taux spécial de 3,7% sur les nuitées passées dans un hébergement hôtelier. Afin de déduire cette TVA de vos frais d’entreprise, un dossier de demande de récupération de TVA est à adresser à l’administration.

Ledit dossier se doit de contenir les pièces justificatives suivantes :

• une déclaration de la TVA ;
• une preuve de votre immatriculation comme contribuable français ;
• votre RIB ;
• l’ensemble des factures originales reçues.
  
  

Allemagne

Auparavant fixé à 19%, le taux de la TVA applicable aux prestations hôtelières s’élève aujourd’hui à 7%. Cette TVA, déductible des frais professionnels, peut être remboursée sur envoi d’un formulaire en ligne de demande de récupération.

Néanmoins, les frais en question doivent dépasser un seuil minimal de 50€ pour une demande trimestrielle à annuelle, et de 400€ pour une demande annuelle ou sur une période plus longue. L’administration germanique dispose alors de 4 mois pour procéder au remboursement en question, et ce, sous condition d’avoir fourni les factures détaillées mentionnant le numéro de TVA allemande ainsi que son montant.

Ainsi, selon la destination prévue pour vos collaborateurs, les taux applicables pourront varier et seront bien souvent éligibles pour remboursement dès lors que vous sortez des frontières françaises.

Quoi qu’il en soit, la gestion des notes de frais d’hôtel peut être grandement facilitée en utilisant un logiciel dédié. Ce type d’outil est en mesure de calculer la TVA que vous pouvez récupérer au cas par cas. C’est dans cette optique que nous avons conçu Jenji.

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