Ecocert, la dématérialisation des notes de frais pour plus d’efficacité
Le groupe Ecocert rencontrait des besoins particuliers en matière de gestion des frais professionnels. Au total, 5 filiales disposant chacune de sa propre politique de frais étaient concernées, soit un total de 700 salariés.
Le groupe avait besoin d’une solution permettant de gérer l’ensemble de son flux de dépenses professionnelles, filiale par filiale, tout en lui assurant une conformité réglementaire.
À propos d’Ecocert
Ecocert est un groupe spécialisé dans la certification sur des labellisations environnementales, dont le plus connu est le label bio européen Eurofeuille. Pionniers de l’agriculture biologique, ils fêtent cette année leurs 30 ans.
L’objectif : plus de mobilité et de rapidité
"Nous avions envie d’une solution la plus dématérialisée possible, qui priorise l’expérience utilisateur et soit facile à gérer." - Christophe Manaud, Responsable Comptabilité Région France
Les enjeux d’Ecocert en matière de frais professionnels étaient pluriels : des politiques de frais différentes selon les filiales (5 au total), un besoin de gestion multi-utilisateurs, et une organisation relativement complexe à mettre en place en raison notamment de la présence de plusieurs sociétés distinctes et d’un niveau de remboursement différent selon les salariés. Les catégories de dépenses, quant à elles, n’étaient pas harmonisées.
Par ailleurs, le groupe souhaitait aller plus loin dans le reporting financier, notamment en ce qui concerne l’analyse de données comptables. Enfin, il souhaitait mettre le cap sur la digitalisation grâce à un outil rapide et facile d’utilisation, qui remporte une bonne adhésion des salariés et ne génère pas de délais dans les traitements comptables. Deux objectifs étaient clairement définis : mobilité et rapidité.
Les équipes projet de Jenji ont donc conçu un processus adapté aux contraintes d’Ecocert (notamment la gestion multi-utilisateurs), en s’appuyant sur l’automatisation et les reporting détaillés. Le but était de mettre en place un traitement au fil de l’eau, justificatif par justificatif, de façon à faire disparaître la notion même de notes de frais. Grâce au flux de paiements automatisés, Ecocert peut maintenant traiter chaque note de frais en temps réel, ce qui évite d’avoir à se lancer à chaque fin de mois dans une tâche fastidieuse de vérification des justificatifs.
Une meilleure gestion des flux de paiement
La particularité d’Ecocert réside dans son organisation, structurée en plusieurs filiales distinctes. Il fallait donc s’adapter à cette structure “multi-utilisateurs”, “multi-sociétés” qui peut complexifier les flux de paiement.
L’un des challenges résidait dans le paramétrage de l’outil, en raison des politiques de frais distinctes. A catégorie identique, il fallait en effet être capable d’afficher des alertes qui correspondent à chacune des politiques des filiales. L’objectif était donc de mettre en place une politique de frais professionnels flexible et efficace.
Une automatisation efficace
La mise en place de Jenji a été tout de suite bien accueillie par les salariés, qui étaient en attente d’une solution simple et facile à utiliser. La possibilité d’adapter l’outil selon les besoins et les demandes des salariés, tout en conservant un tronc commun, a été particulièrement appréciée. Enfin, l’automatisation a permis de faire disparaître les notes de frais papier et de gagner en efficacité. Grâce à cette automatisation, l’objectif de mieux gérer les flux de paiement et de passer à une gestion en temps réel, bien plus rapide qu’une gestion “différée”, a été rapidement atteint.