La Fédération Française de Rugby, est une union d’association régie par la Loi 1901. Elle a pour objectif de promouvoir et d’orchestrer le rugby amateur sur le territoire français ainsi que d’accompagner les équipes de France.
- 156 salariés
- 6 000 dépenses annuelles
- 127 utilisateurs actifs
Vers une solution capable de gérer des convocations individuelles
Les enjeux inhérents à l’activité de la FFR consistent en sa capacité de prendre en charge les frais d’une population d’utilisateurs à la fois importante (+ 10 000 personnes), très hétérogène (médecins, entraîneurs, joueurs, stagiaires...) et mobile en France comme à l’étranger.
Il faut associer le bon manager à chaque dépense en fonction du code budgétaire renseigné dans la convocation. Avant Jenji, cette association était faite manuellement par des équipes internes qui devaient acheminer les dépenses dans chaque service.
Les équipes projet de Jenji ont réussi à concevoir et automatiser un processus adapté aux contraintes de la FFR en s’appuyant sur les intégrations des applications mobiles et sur la capacité à déployer des workflows dynamiques. Chaque utilisateur peut ainsi retrouver sur son mobile toutes ses convocations et y rattacher très simplement ses dépenses.
L’ensemble des dépenses est automatiquement acheminé au bon responsable budgétaire en fonction des axes analytiques pour validation. Après contrôle, ces données sont intégrées dans l’ERP comptable de la Fédération
La mise en place de connecteurs spécifiques au contexte de la FFR
La FFR possède un contexte comptable très particulier auquel il fallait que Jenji s’adapte
parfaitement. La mise en place d’un connecteur dédié a permis de récupérer les données de chaque convocation créée dans le système interne à la FFR.
Lors de la création d’une dépense, le licencié, le médecin ou toute personne habilitée par la FFR accède ainsi uniquement à ses propres données. Celles-ci sont ensuite associées aux axes analytiques pour être mises à disposition lors de la génération des écritures comptables en fin de mois.
L’automatisation de la gestion des dépenses : la solution à une tâche très chronophage
Le déploiement de Jenji a été réalisé de manière progressive. La solidité technique de la solution a été rapidement validée, ainsi que sa parfaite intégration au sein de l’écosystème de la FFR grâce à un panel d’utilisateurs test déterminé en amont.
La mise en place d’une automatisation a finalement permis de supprimer une tâche chronophage et fastidieuse initialement gérée par le siège.