Note de frais : quel est le rôle de l'URSSAF ?

La gestion des notes de frais est un sujet délicat en entreprise. Outre sa complexité, elle vous expose potentiellement à des sanctions financières en cas de contrôle de l’URSSAF car les contrôleurs sont très attentifs à la façon dont sont traitées les dépenses professionnelles. En cas d’erreurs, même involontaires, vous risquez ce que tout chef d’entreprise redoute : un redressement fiscal.

Quel est le rôle de l’URSSAF concernant la note de frais ? Que faire en cas de contrôle ? Quelles sont les erreurs de gestion des notes de frais les plus fréquentes ? Et surtout : comment faire pour les anticiper au mieux ? Réponses dans cet article.

Quel est le rôle de l’URSSAF ?

L’URSSAF est un organisme très connu des chefs d’entreprise. Mais que veut dire “URSSAF” au juste ? L’acronyme signifie “Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales”. Il s’agit d’une agence gouvernementale privée (dépendant du ministère de l'Économie et des Finances et de celui chargé de la sécurité sociale) ayant pour mission principale la collecte des cotisations et des contributions sociales des entreprises.

Le rôle de l’URSSAF consiste à contrôler et à accompagner les entreprises sur différentes actions :

• respecter la réglementation ;
• lutter contre le travail dissimulé ;
• aider à recruter ;
• gérer les cotisations et les exonérations ;
• contrôler les notes de frais professionnels.

Plus globalement, l’URSSAF joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de la société. Il participe à la redistribution économique, à l’égalité de traitement entre les cotisants et au développement d’une concurrence saine entre les différents acteurs économiques.

Comment se déroule un contrôle URSSAF ?

Le contrôle de l’URSSAF est un moment craint par la majorité des chefs d’entreprise. Même si l’on n’a rien à se reprocher, personne n’est à l’abri de faire des erreurs, notamment concernant la gestion des notes de frais. Pour anticiper une telle situation, voici comment se déroule un contrôle URSSAF.

Qui est concerné ?

Toute personne morale ou physique soumise à des cotisations sociales peut être contrôlée par l’URSSAF, indépendamment du nombre de salariés dans l’organisation en question.

Sont donc concernés :

• les sociétés ;
• les entreprises ;
• les travailleurs indépendants (micro-entrepreneurs, professions libérales) ;
• les particuliers employeurs ;
• les associations.

Quand l’URSSAF effectue-t-il un contrôle ?

En tant que chef d’entreprise, vous pouvez subir un contrôle de l’URSSAF à tout moment. Que votre entreprise ait moins d’un an d’existence ou plusieurs dizaines d’années d'ancienneté, les contrôleurs de l’URSSAF sont susceptibles de venir vous voir dès qu’ils le souhaitent.

Il n’y a aucune règle concernant la fréquence de ces contrôles, qui sont faits de façon aléatoire. Bien sûr, il y a davantage de probabilités que l’URSSAF vienne contrôler votre entreprise si vos déclarations comportent des erreurs ou des retards. C’est pourquoi nous vous conseillons d’être constamment à jour et rigoureux dans la gestion de vos notes de frais.

Que faire pendant un contrôle de l’URSSAF ?

Lors d’un contrôle, l’URSSAF évalue de nombreux sujets. Le mode de gestion des dépenses au sein de l’entreprise est passé au peigne fin. Autrement dit, les contrôleurs de l’URSSAF détaillent scrupuleusement ce qui a fait l’objet de notes de frais professionnels : frais de restauration, frais de déplacement, frais de logement, frais d’exploitation, frais d’abonnement... Tout doit être conforme à la réglementation en vigueur.

Pendant le contrôle de l’URSSAF, vous devez répondre aux questions des contrôleurs et leur donner accès aux documents demandés (factures, justificatifs, etc.), aussi bien en version papier que numérique. Notez que les contrôleurs de l’URSSAF épluchent aussi le processus de dématérialisation des notes de frais en vigueur dans votre entreprise. Ils ont également l’autorité nécessaire pour poser des questions à tout salarié.

Il est vivement conseillé de coopérer pleinement : les sanctions en cas de fausse réponse, de réponse partielle ou de non-réponse lors d’un contrôle de l’URSSAF peuvent coûter cher. En effet, en plus d’un redressement fiscal, vous vous exposez alors à des pénalités financières très élevées.

URSSAF et notes de frais : les erreurs les plus fréquentes

Une fois le contrôle effectué, l’URSSAF vous communique ses conclusions via une lettre d’observation. Celle-ci mentionne les erreurs constatées, ainsi que la somme à régulariser (le cas échéant). Pour vous aider à anticiper les erreurs les plus courantes en matière de notes de frais, nous vous les avons résumées.

Erreur n°1 : L'absence de justificatif

Toute dépense professionnelle doit être justifiée pour pouvoir être remboursée. En cas d'absence ou de perte de justificatif de notes de frais, il y a un risque réel de redressement fiscal et de requalification de la dépense en tant qu’avantage en nature. Chaque justificatif doit donc être conservé au format papier ou numérique afin d’être disponible en cas de contrôle.

Erreur n°2 : Le non-respect des barèmes en vigueur

Pour les frais au forfait, il y a des plafonds au-delà desquels des charges sociales seront applicables. Il faut donc vous assurer que le montant de l'avance consentie respecte bien ces plafonds. De même, il existe des barèmes pour calculer les indemnités kilométriques lors des déplacements professionnels. Le non-respect de ces différents barèmes engendre des sanctions.

Erreur n°3 : Les dépenses irrationnelles

Les dépenses professionnelles doivent être pertinentes dans leur utilité, leur fréquence et leur montant. Un contrôleur de l’URSSAF est en mesure de distinguer une dépense nécessaire au fonctionnement de l’entreprise d’une dépense assimilée à un avantage en nature : repas à répétition dans de très grands restaurants, hôtels de luxe, cadeaux disproportionnés, etc. En les requalifiant en avantages en nature, ces dépenses sont alors soumises aux cotisations sociales.

Si vous souhaitez aller plus loin sur le sujet, nous vous invitons à lire notre article “Comment anticiper un contrôle URSSAF sur ses frais professionnels ?”. Vous y trouverez les réponses d’un ex-inspecteur de l’URSSAF aux questions les plus fréquentes sur les contrôles de l’organisme.

Comment éviter ces erreurs passibles d’un redressement ?

S’il est impossible d’empêcher un contrôle de l’URSSAF, il est en revanche possible de vous y préparer au mieux en anticipant les erreurs. Cela implique un processus de gestion rigoureux concernant les dépenses engagées par votre entreprise. Concrètement, vous devez optimiser votre contrôle de gestion des notes de frais.

Pour cela, rien de tel que d’avoir un outil efficace de gestion des notes de frais. Ce type de solution digitale vous fait désormais gagner un temps considérable lors de la saisie, de la vérification et du remboursement des dépenses. Autre point décisif : vous êtes alors assuré d’être en conformité en cas de contrôle de l’URSSAF. C’est un sacré poids en moins !

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