À l’ère du numérique, de moins en moins de documents papier sont utilisés, que ce soit dans le cadre professionnel ou dans le cadre privé. Des archives publiques aux dossiers médicaux en passant par les notes de frais, la digitalisation des documents gagne du terrain d’année en année et facilite grandement la gestion des données, notamment en entreprise.
Toutefois, la question de la conformité des documents numériques se pose inévitablement… Pour y répondre, la notion de valeur probante prend alors tout son sens !
Qu'est-ce que la valeur probante ?
Par définition, le terme "probant" signifie "qui prouve, qui possède tous les attributs nécessaires pour prouver". Ainsi, d'un point de vue juridique, un document à valeur probante est un document dont on peut à la fois prouver la légitimité et l'inaltérabilité. Plus l'information que porte le document est engageante, plus sa force probante est importante.
La notion de valeur probante a pris de plus en plus d'ampleur au cours de ces dernières années en raison de la digitalisation galopante des documents clés utilisés dans la vie de tout un chacun. Documents professionnels tels que des notes de frais ou des factures, documents personnels tels que des questionnaires médicaux... Ces documents ont désormais la même valeur au format numérique qu'au format papier.
C'est la raison pour laquelle il est capital que tous ces documents numériques possèdent une valeur probante, c'est-à-dire que leur authenticité soit toujours prouvable en cas de nécessité et qu'il puisse être démontré qu'ils n'ont subi aucune altération ; qu'il s'agisse de documents numériques natifs ou de documents numérisés à partir de documents papier.
Enjeux de la valeur probante
Vous l'aurez compris : tout l’intérêt de la valeur probante consiste à pouvoir démontrer à tout moment l'authenticité des informations contenues dans le document et l'absence totale d'altération. En effet, il est particulièrement aisé à l'heure actuelle de falsifier un document numérique via des logiciels grand public permettant de retoucher et d'éditer des fichiers PDF.
Par exemple, il peut être relativement simple pour un salarié de scanner sa note de restaurant à l’aide de son smartphone, de changer les montants (prix HT, TVA et prix TTC), puis d’envoyer un PDF modifié à sa solution de gestion des notes de frais dans le but d’obtenir un remboursement plus important.
Dans ce genre de situation (et dans de nombreuses autres), la valeur probante du document s’avère donc capitale, puisqu’elle apporte un niveau de sécurité supplémentaire à la gestion des documents.
Cet enjeu de conformité des documents numériques s'inscrit d’ailleurs dans celui, plus large, de la numérisation de tous les documents papier conservés par les entreprises, permettant une centralisation des données, une fluidification des processus et des économies non négligeables.
Quels sont les différents critères qui font qu’un document est probant ?
Pour s'assurer de la valeur probante d'un document, il est nécessaire de recourir à des solutions professionnelles respectant les critères imposés par la loi. Les solutions les plus utilisées sont généralement des applications pour smartphones et des imprimantes multifonctions dotées de la technologie adéquate.
Les critères légaux indiquant la valeur probante d'un document sont les suivants :
- le document numérique a été reproduit à l'identique, que ce soit en image ou en contenu, aucune retouche, modification ou altération n'est observable, et ce, que le fichier ait été compressé ou non ;
- le format du document numérique est unique, il correspond à un format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) qui permettent une conservation optimale des données et un fonctionnement harmonisé de tous vos systèmes ;
- un système de sécurité, de conformité ou d'horodatage est assuré, a minima selon les critères du Référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile.
Bon à savoir : Concernant l'archivage des documents à valeur probante, d'autres critères indispensables entrent en jeu tels que la pérennité, l'intégrité, la sécurité, la traçabilité, la lisibilité et la disponibilité !
Différence entre valeur probante et valeur probatoire
Bien qu'ils se ressemblent fortement et qu'ils soient souvent utilisés de manière équivalente, les termes "valeur probante" et "valeur probatoire" ne renvoient en fait pas exactement à la même notion.
Le terme "probant" signifie "qui constitue une preuve", tandis que le terme "probatoire" signifie "qui est destiné à prouver". Une nuance qui fait en réalité toute la différence : alors qu'un document à valeur probante a d'ores et déjà acquis le statut de preuve, un document à valeur probatoire pourra possiblement acquérir ce statut dans le futur.
Par exemple, une note de frais aura dès son émission une valeur probatoire (permettant de justifier une dépense donnée), mais sa valeur probante ne pourra être reconnue que suite au jugement d’un tiers (d’un commissaire aux comptes par exemple).
Un document peut donc avoir une valeur probatoire a priori ou une valeur probante a posteriori. Ces deux termes distincts sont par conséquent particulièrement utiles dans le monde de l'archivage (où l'on peut parler à la fois d'archivage électronique à vocation probatoire, ou encore d'archivage électronique à valeur probante).
Caractéristique des documents dont l’authenticité des informations ne fait aucun doute, la valeur probante est un enjeu central dans le cadre de la numérisation des documents professionnels. Vous connaissez à présent tous les critères qui permettent de l’obtenir et vous savez la distinguer de la valeur probatoire.
