Tout savoir sur la note de frais

Une note de frais est un document établi par un salarié dans le but de se faire rembourser les frais professionnels effectués dans le cadre de son activité professionnelle et dans l'intérêt de son employeur. Elle indique les différentes dépenses effectuées à titre personnel pour les besoins d’une mission professionnelle. L’objectif est d'en obtenir le remboursement.

Sont considérés comme notes de frais, les frais de déplacement professionnels (la note de frais kilométrique), les frais de repas et d’hébergement, les frais d’abonnement (téléphonique, Internet, etc.) ou encore les frais de télétravail.

Il n’existe pas de formalisme particulier pour établir une note de frais. La loi ne prévoit rien. Sur la forme, chaque entreprise peut librement mettre en place son modèle de note de frais. Cependant elle doit être détaillée avec soin pour éviter un redressement. Pour être en conformité avec l’URSSAF et l'administration fiscale, la note de frais doit impérativement contenir les champs suivants : 

• Date d’engagement de la dépense.
• Nom du salarié concerné (la note de frais est nominative). 
• Son service.
• Descriptif de la mission (motif).
• Lieu du déplacement.
• La nature des frais par catégorie (repas d'affaires, taxi, billet de train, logement…).
• Montants engagés.
• Indication de la TVA.
• Joindre les factures et les différents justificatifs.  

Chaque dépense soumise par le salarié au remboursement doit avoir été engagée pour les besoins de l'activité de l'entreprise. Cette condition est indispensable à la validation d’une note de frais. Une fois que ce point, non négociable, est intégré par tous, l'entreprise a le choix entre un remboursement des frais réels ou un barème forfaitaire. Concernant le forfait, le montant est le même pour tous les salariés de l’entreprise au même poste ou dans la même catégorie professionnelle.

Les frais professionnels doivent obligatoirement être remboursés par l'employeur. Le remboursement pourra se faire soit au réel sur présentation de justificatifs de nature à prouver la réalité de la dépense engagée, soit sous forme d'allocations forfaitaires.

Le remboursement des frais professionnels constitue donc une obligation pour l'employeur, dès lors que le contrat de travail du salarié ne contenir une clause prévoyant que les frais engagés pour les besoins de l'activité professionnelle soient pris en charge par ledit salarié. Selon la loi l’employeur dispose de 5 ans pour rembourser le salarié après présentation de la note de frais. Ce qui heureusement n’est pas le cas. 

Pour rembourser les frais, l'employeur peut opter soit pour un remboursement au réel, soit pour une indemnisation forfaitaire. Ce choix doit être mentionné dans une clause du contrat de travail.

Restauration   

La note de frais concernant le repas doit obligatoirement être accompagnée du reçu du restaurant, indiquant la date et le montant. Si le salarié a invité des clients, il doit renseigner leurs noms et leurs qualités au dos du reçu.

Plus d’info : Au-delà d'un repas d'affaires par semaine et par salarié, les frais de restauration doivent être traités comme des avantages en nature et la société doit également déduire le nombre de repas qu’elle prend en charge du solde des tickets-restaurant dont bénéficie le salarié.

Indemnités kilométriques

Le remboursement d’une note de frais kilométrique peut s’effectuer au réel ou au forfait en utilisant le barème de l'administration fiscale. Il permet de rembourser les frais de carburant, entretien et usure du véhicule et assurance. Le salarié doit indiquer sur sa note de frais le motif et les lieux de ses déplacements, le nombre de kilomètres effectués, les péages sur autoroute et leur montant ainsi que le nombre de chevaux fiscaux du véhicule (justifié par le certificat d’immatriculation).

Plus d’info : Ces notes de frais doivent être obligatoirement justifiées. Or, il est possible pour le salarié de procéder à une attestation sur l’honneur afin de bénéficier du remboursement d’une note de frais qui serait perdue si toutefois la politique de gestion des dépenses professionnelles de l’entreprise l’autorise. 

Hébergement

L'entreprise peut rembourser les frais d'hébergement d’un salarié s’il ne peut regagner son domicile en raison de l'éloignement dû à sa mission (minimum 50 km) ou la faible desserte par les transports en commun (minimum 1h30 de trajet). Afin que la note de frais soit prise en charge et remboursée, le salarié se doit produire obligatoirement une facture comme pour les autres frais.