Récupération de TVA :
un avantage peu connu de la loi française à (re)découvrir

Les frais professionnels sont des postes de dépenses importants pour tout chef d’entreprise. Or certaines dispositions peu connues de la loi française permettent de réduire leurs poids de façon automatique. L’Etat français offre en effet la possibilité de récupérer la TVA imputée sur certaines de ces dépenses. A ce titre, les dépenses professionnelles communément appelées ”notes de frais” s’inscrivent dans la catégorie de la TVA dite “déductible” et peuvent donc bénéficier, sous réserve d’être correctement enregistrées et suivies, de ce dispositif.

Quel est le fonctionnement de la TVA ?

Reprenons depuis le début le cheminement pour mieux comprendre. La taxe sur la valeur ajoutée est collectée par les entreprises qui jouent le rôle d’intermédiaire entre le consommateur et l’Etat.

On peut donc diviser cette TVA en deux types :

  • La TVA collectée, entendu comme la partie récupérée par l’entreprise auprès de ses clients sur ses ventes ou ses prestations.
  • La TVA déductible, qui est celle payée par le professionnel à ses fournisseurs sur ses achats, et ses frais généraux.

Qu’est-ce que la TVA déductible ?

La TVA déductible représente une somme que les professionnels peuvent soustraire au montant de TVA due à l’Etat . Ce montant est composé de l’ensemble de la TVA payée par le chef d’entreprise, le professionnel, ou le salarié lors de l’achat de matières premières nécessaires à son activité ainsi que certains frais professionnels.

C’est le même dispositif, au titre du particulier, à propos de la déduction d’impôt qui consiste à retirer de son revenu effectivement touché des sommes dépensées (par exemple le régime des frais réels) avant même le calcul de l’impôt : c’est l’assiette de TVA qui, de ce fait, s’en trouve diminuée.

Le bulletin officiel des finances publiques définit le mécanisme comme « l’opération consistant à mentionner le montant de la taxe déductible sur la déclaration visée à l’article 287 du CGI (1) même si ce montant ne peut pas être imputé en raison de l’insuffisance du montant de la TVA dont l’entreprise est redevable ». Les entreprises doivent donc, selon l’article 208 de l’annexe II du CGI, effectuer la déduction de la taxe sur les déclarations qu’elles déposent pour le paiement de la TVA.

Quelles sont les modalités de récupération de la TVA ?

La TVA payée pour les biens et services liés à l’exploitation de l’entreprise peut être récupéré de plusieurs manières, selon les cas.

Lorsque le montant de la TVA collectée est supérieure au montant de la TVA déductible, l’entreprise se doit de verser aux impôts l’excédent de TVA qu’elle a récolté et qui appartient à l’État.

Cependant, lorsque la TVA collectée est inférieure à la TVA déductible, l’entreprise dispose d’un « crédit de TVA ». Crédit qu’elle a le choix d’exercer de deux manières :

Soit elle choisit de se faire rembourser cette TVA.
Soit elle choisit de l’imputer sur son prochain excédent de TVA.

Ainsi, lorsque la TVA collectée est égale au montant de la TVA déductible, l’entreprise ne doit rien à l’État : il n’y a alors aucun excédent, ni crédit.

L’avantage de ce système de récupération est de réduire la trésorerie consacrée au versement de la TVA à l’État et, mécaniquement, faire des économies.

Attention toutefois, cette déduction est soumise à certaines conditions bien particulières et ne concerne que certaines catégories de dépenses.

Quelles sont les conditions à remplir ?

L’article 271 du Code général des impôts dispose que l’exercice du droit à déduction est subordonnée au respect cumulatif des conditions issues des dispositions de cet article, détaillées ci-dessous ;

Tout d’abord, les dépenses doivent être utilisées pour les besoins d’une opération économique réalisée à titre onéreux , c’est à dire une opération imposable à la TVA et ouvrant ainsi droit à déduction. Bien entendu sont exclues les activités exonérées de TVA. En clair, la TVA d’une dépense n’est déductible que lorsqu’elle est affectée à une activité imposable à la TVA. Entre donc dans le champ d’application d’imposition au régime de la TVA les activités de nature commerciale, industrielle ou artisanale, ainsi que les activités libérales, agricoles et certaines activités civiles, et enfin les activités extractives dans la mesure où elles se concrétisent par des livraisons de biens ou des prestations de services imposables.

Ensuite, les dépenses ne doivent pas faire l’objet d’une utilisation privative (notamment par le chef d’entreprise et par son personnel) supérieure à 90% de leur utilisation totale. Sont donc exclues les dépenses personnels “déguisées” en frais professionnels. La dépense doit être nécessaire à l’exploitation et à la vie de l’entreprise, à hauteur d’un minimum de 10% de la réalisation de son activité.

Enfin, la loi ajoute que ces dépenses ne doivent pas être visées par une mesure d’exclusion du droit à déduction . Ce qui est le cas par exemple, de certains véhicules ou engins bien spécifiques.

Quand s’exerce ce droit à déduction et sur quel justificatif ?

La loi précise que le droit à déduction court à partir du moment où la TVA devient exigible chez le redevable. Dès lors, la TVA devient exigible auprès du fournisseur. A noter également que ces dépenses doivent être justifiées par une facture comportant l’ensemble des mentions obligatoires : le nom, l’adresse, le numéro individuel d’identification à la TVA du fournisseur, le montant de TVA à payer, la quantité ainsi que la dénomination des biens livrés.

Point-clef : la validité des documents justificatifs,

Ce point se trouve précisé aux articles 289 ainsi que 242 de l’annexe II issue du CGI. La facture doit avoir été émise officiellement et être produite en version originale. En effet, il existe une obligation pour tous les prestataires de services ou fournisseurs de délivrer une facture pour services rendus ou biens livrés, soit directement ou par l’intermédiaire d’un tiers mandaté agissant au nom et pour le compte du fournisseur.

La facture doit comporter des mentions obligatoires : l’identité des parties, l’identification des biens livrés et des services rendus, la date de l’opération, le total hors taxe de la facture, ainsi que le montant de la TVA correspondante calculée selon les règles légales applicables à chaque secteur d’activité.

Seule sera considéré comme valide et, donc, acceptable par l’administration fiscale, une facture complète sans laquelle aucune déduction ne peut se calculer.

Quelles sont les dépenses exclues du droit de la déduction ?

L’article 206 de l’annexe 2 du CGI précise que certaines dépenses professionnelles sont directement écartées par la loi, et donc exclues du droit à la déduction.

Les dépenses de logement lorsque le bien ou le service est à titre gratuit pour les dirigeants ou le personnel de l’entreprise, à l’exception de celui du personnel de gardiennage, de sécurité ou de surveillance sur les chantiers ou dans les locaux de l’entreprise.

L’achat des véhicules de transport de personnes inscrits à l’actif de l’entreprise à l’exception des entreprises de transport de voyageurs, les loueurs de véhicules ainsi que les auto-écoles.

Les frais de transports de tous types (avions, trains, taxi, etc.).

Les biens cédés gratuitement ou à un prix inférieur à la valeur normale sauf quand il s’agit de biens de très faible valeur, à savoir une valeur unitaire de 65€ TTC par objet et par an pour un même bénéficiaire.

Certains produits pétroliers comme l’essence. Cependant, cette exclusion est en passe d’évoluer puisque l’article 31 de la loi n°2016-1917 du 29 décembre 2016 de finances pour 2017 aligne progressivement le droit à déduction de l’essence sur celui applicable au gazole. En effet, la déduction de la TVA sur le gazole est limitée à 80 % lorsque le gazole est utilisé pour des véhicules n’ouvrant pas droit à une déduction. A terme, en 2022, l’essence passera à une déduction de sa TVA à 80 %. A date toutefois, les produits pétroliers sont exclus.

Enfin, les services facturés liés à des biens exclus du dispositif listés ci-dessus.

Quelles sont les dépenses éligibles à la déduction de TVA ?

En dehors des exclusions imposées par la loi, en principe les dépenses professionnelles respectant les conditions générales sont toutes susceptibles de faire l’objet d’une récupération de la TVA par l’entreprise.

On peut citer à titre d’exemples :,

  • Les frais de repas (repas des salariés, des dirigeants, avec des clients, repas lors de réunions entre les collaborateurs de l’entreprise...).
  • Les frais d’hébergement concernant les clients.
  • Les frais de réception et de représentation.
  • Certains frais de déplacement.

Chaque année le montant de TVA déductible que les entreprises renoncent à récupérer représente quelques centaines de milliers d’euros. Pourquoi ? Par méconnaissance ou crainte des frottements administratifs que cela peut engendrer. La solution ? Un calcul automatique, transparent et directement traçable dans votre comptabilité.

La véritable question : comment faire cette économie de TVA en toute légalité et sans effort ?

La réponse : se doter d’un logiciel de gestion automatisée des notes de frais.

L’avantage pour une entreprise d’investir quelques euros dans un logiciel de gestion de notes de frais est que toutes vos dépenses déductibles seront prises en compte instantanément par l’application, qui va relever le montant exact de la TVA pour chaque facture, le calculer, et l’enregistrer pour historisation, toujours en lien avec le justificatif PDF de la dépense.

Ainsi, le montant global de TVA relative aux frais professionnels de votre entreprise sera comptabilisé et inscrit dans vos dépenses comptables. Et ainsi, plus aucune TVA déductible ne vous échappera. La moindre dépense engendrant une TVA déductible sera tracée et la somme de TVA ainsi reconstituée automatiquement par le logiciel sera soustraite de votre versement de cette taxe à l’Etat.

Finalement, vos montants de TVA seront toujours moins élevés : vous avez tout à y gagner. Cela sans compter sur le gain de temps que ce type de logiciel vous apporte, de façon générale, dans le traitement de vos frais.

Un investissement logiciel largement rentabilisé par les économies de TVA

Finalement, l’acquisition d’un logiciel de gestion de vos dépenses professionnelles est certes un investissement, mais il faut le voir, avant tout, comme un outil indispensable dont vous pourrez mesurer concrètement et immédiatement le ROI à travers la TVA récupérée ; faites vous-même le calcul et vous verrez que cela reste un investissement modeste (de l’ordre de quelques euros par mois selon les logiciels) bien souvent largement rentabilisé par les gains financiers de TVA.