Calcul des frais réels - Impôts & barèmes

Les frais réels représentent l’ensemble des dépenses engagées par un salarié pour son activité professionnelle. Ils comprennent entre autres les repas, les trajets quotidiens et bien d’autres postes de dépense liés à l’activité.

Les différences entre l’abattement fiscal automatique et le calcul des frais réels

Tous les salariés bénéficient d'un abattement fiscal automatique de 10% sur leurs revenus soumis à l’impôt pour compenser les coûts liés à leur activité. La déduction au titre de l’année 2020 est au minimum de 441 € pour chaque membre du foyer fiscal et ne doit pas excéder 12 627 € (plafond établi par l’administration fiscale).

Or, il est parfois judicieux d’effectuer une simulation avec et sans déduction des frais réels. L’outil de calcul de l’impôt 2020, anonyme et gratuit, mis à disposition sur le site impots.gouv.fr permet à chacun de vérifier quelle sera la déclaration la plus avantageuse.

Si les dépenses engagées au titre de l’activité professionnelle sont supérieures à l’abattement des 10% opérés par le fisc parfois, il est plus avantageux d’effectuer un calcul des frais réels. Pour en bénéficier pleinement les personnes concernées devront avoir en leur possession toutes les factures qui serviront de justificatifs en cas de contrôle par l’administration fiscale.

Quels sont les frais réels déductibles ?

Afin de pouvoir déduire les frais réels des impôts sur le revenu, il faut que les personnes concernées déclarent les dépenses engagées par des justificatifs et que ces mêmes dépenses résultent de l’activité professionnelle. Elles doivent être payées la même année que la perception des revenus et détaillées dans une lettre jointe à la déclaration de revenus.

Les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail dans la limite de 80 km aller-retour par jour. Les frais d’utilisation du véhicule dont le salarié ou son conjoint est propriétaire ou copropriétaire. Pour déterminer la valeur de ces frais réels il convient d’utiliser le barème kilométrique publié tous les ans par l’administration fiscale.

• Les frais de carburant des trajets effectués dans le cadre de son activité professionnelle
• Les repas pris en dehors du domicile (soit 19,35€ au maximum pour 2020).
• Les frais vestimentaires dès qu’ils sont spécifiques à la profession (bleu de travail, uniforme, etc.).
• Les frais liés à des formations professionnelles.
• Les cotisations versées aux syndicats ou au comité d’entreprise.
• Les frais de déménagement.

Plus d’info : Les justificatifs ne sont pas à joindre à la déclaration d’impôts, mais ils doivent être conservés durant 3 ans afin de pouvoir être produits en cas de contrôle de l’administration fiscale. Déclarer les frais au réel implique que l’ensemble des allocations et des remboursements pour frais d'emploi devra apparaître lors la déclaration d'impôt.

Alors comment calculer les frais réels ?

Afin de calculer le montant des frais réels, il est obligatoire de conserver les factures des dépenses effectuées dans le cadre de son activité professionnelle. À savoir les repas, les déplacements et tous les frais supportés pour exercer son travail.

Pour ce qui est du calcul des frais réels ; l’administration fiscale n’a pas mis en place d’outil spécifique permettant de calculer l’intégralité des dépenses professionnelles au réel. Voici un exemple de déclaration avec la déduction des frais réels :

• Salaire déclaré case 1AJ : 45.000 €
• Frais réels déclarés case 1AK : 5.000 €
• Revenu net imposable : 40.000 €
• IR : 6.144 €
• Revenu fiscal de référence (RFR) : 40.000 €
• Taux du PAS (prélèvement à la source) au 1er septembre 2020 : 13,4%

Plus d’info : en cas d’allocation pour frais d’emploi, qui totalisent l’ensemble des indemnités forfaitaires et les remboursements sur justificatifs sont à intégrer dans la déclaration de revenus dès lors que c’est le choix du calcul des frais au réel qui est choisi.

Quel barème pour les frais réels ?

Selon l’administration fiscale, en l’absence de justificatif pour les frais de restauration, la valeur d’un repas représente 4,85 € comme celle d’un repas pris à domicile.

Pour ce qui est des frais de transport les barèmes kilométriques et de carburant sont établis par le fisc. Ils prennent en compte les dépenses inhérentes aux moyens de locomotion, à savoir les primes d’assurance, l’usure entre autres.

Voici un barème et un indicateur qui permettent de calculer les frais kilométriques et la déduction possible sur les repas dans le cadre des frais réels. 

Calcul des frais réels 

 Sources : Service public

Textes de loi et références

• Arrêté du 15 février 2021 fixant le barème forfaitaire permettant l'évaluation des frais de déplacement relatifs à l'utilisation d'un véhicule par les bénéficiaires de traitements et salaires optant pour le régime des frais réels déductibles

Liste d’autres frais réels déductibles

En plus des frais de repas hors foyer et des frais d’usage du véhicule personnel à des fins professionnelles, il existe nombre de dépenses déductibles au titre des frais réels (liste non exhaustive) :

• Frais de voyages ou de déplacements professionnels (transport, nourriture, hébergement)
• Frais de vêtements spéciaux : frais d’achat (uniforme, bleu de travail, blouse, etc.) et d’entretien en cas de travaux très salissants, sous réserve de produire des justificatifs sur demande
• Frais de déménagement sous conditions
• Frais de documentation professionnelle : dépenses engagées pour se perfectionner dans l’exercice de sa profession (ouvrages professionnels, frais d’abonnement à des revues professionnelles, etc.)
• Frais de double résidence (sauf pour convenance personnelle)
• Frais de stage de formation professionnelle pour un salarié ou un chômeur inscrit à Pôle emploi (sous conditions)
• Dépenses consenties pour l’obtention d’un diplôme ou d’une qualification professionnelle, à l’exception des charges de remboursement (capital + intérêt) d’un prêt étudiant
• Cotisations syndicales et cotisations salariales au CE (comité d’entreprise) : dans ce cas, on ne peut pas prétendre à la réduction d’impôt égale à 66% des sommes versées (règle de non-cumul des avantages fiscaux)
• Dépenses au titre des locaux professionnels ou si l’employeur ne met aucun bureau ni local à disposition du contribuable pour exercer son métier (déduction limitée à une quote-part du loyer, des frais d’entretien et/ou de chauffage correspondant à la pièce du logement servant de bureau)
• Achat d’ordinateur : dépenses prises en compte en cas d’achat personnel et d’usage professionnel partiel ou en totalité. Seule la dépréciation de la valeur du PC est alors déductible à raison d’un amortissement par tiers sur 3 ans.
  
  

Calcul et déclaration des frais réels sur Impots.gouv.fr

Pour déclarer ses frais réels en ligne, il faut utiliser un module spécifique de déclaration (démonstration effectuée sur la base de l’outil 2021).

Étape 1

• Dans la rubrique « Traitements, salaires », il faut cliquer sur le bouton « option frais réels » pour chaque déclarant (déclarant 1, déclarant 2, chaque personne à charge ou ayant fait l’objet d’un rattachement au foyer fiscal). Une fenêtre spécifique apparaît, intitulée FRAIS RÉELS – NOM DU DÉCLARANT.

Étape 2

• En présence de frais de déplacements, cocher la case « oui ».
• Si « oui », indiquer le choix d’utiliser le barème kilométrique « oui » ou « non ».
• Si oui, il faut choisir dans les différents menus déroulants le nombre de véhicules, le type, la motorisation (type de carburant : essence, diesel, électrique, hybride, GPL, hydrogène) et la puissance administrative (3 CV et moins, 4 CV, 5 CV, 6 CV, 7 CV et plus).

Étape 3

• Il faut alors saisir le nombre de km parcourus dans l’année 2020 à droite dans le champ prévu à cet effet ainsi que les éventuels autres frais de déplacement dans une case dédiée (le détail de ces frais est à renseigner dans le champ « Détail » en bas de la page).
• A noter : il est possible de reporter toutes les informations saisies en 2020 en vue soit de les valider, soit de les mettre à jour.
• Une fois toutes ces informations saisies, le calcul des frais réels s’effectue automatiquement. En particulier, en cas d’utilisation du barème kilométrique, le montant des frais de déplacement pris en compte est calculé de façon automatique dès la saisie du nombre de km parcourus dans l’année.

Étape 4

• Enfin, il faut cliquer sur le bouton valider qui permet reporter le total des frais réels en case 1AK, 1BK, 1CK, 1DK, 1EK (selon le déclarant qui choisit l’option)…
• Attention ! Si plusieurs membres du foyer fiscal optent pour les frais réels, il faut répéter l’opération pour chacun des déclarants.

Lorsque les frais correspondent uniquement à l’usage de transport en commun, il faut inscrire directement la somme correspondante dans la case prévue pour les frais réels (1AK, 1BK, 1CK, 1DK, 1EK, 1FK).