Comment établir un ordre de mission ?
Les collaborateurs de votre entreprise partent régulièrement en voyage d’affaires et à chaque fois, ils utilisent leur carte bancaire personnelle pendant le déplacement : vous devez donc rembourser les frais engagés une fois la mission terminée. Pour limiter les abus et optimiser le processus de remboursement des notes de frais au sein de votre société, avez-vous pensé à établir un ordre de mission ?
Ce document est incontournable pour les entreprises où les collaborateurs sont souvent envoyés en mission à l’extérieur de la société.
Voici tout ce qu’il faut savoir sur l’ordre de mission.
L'ordre de mission : Définition
L’ordre de mission, c’est un document contractuel que l’employeur donne à son employé avant son départ en voyage d’affaires. Une fois l’ordre de mission en sa possession, le salarié est autorisé à se déplacer (que ce soit en France ou à l’étranger) pour les besoins de son activité professionnelle.
À quoi sert la lettre d’ordre de mission ?
Qu’il soit sous format papier ou numérique, ce document possède une double utilité :
- D’un côté, le salarié est aussi bien protégé pendant toute la durée du déplacement professionnel que s’il était resté sur son lieu de travail : la couverture du collaborateur en cas d’accident est optimale ;
- D’un autre côté, le salarié peut faire valoir ses droits au remboursement grâce à l’ordre de mission : s’il utilise sa carte bancaire personnelle pour inviter un client au restaurant, il pourra faire une note de frais et obtenir son remboursement.
Et l’employeur dans tout ça ? Pour lui aussi, l’ordre de mission est un document capital, car c’est grâce à lui que les dépenses pendant les voyages d’affaires sont mieux encadrées, ce qui peut permettre, à terme, de mieux maîtriser sa trésorerie en limitant les abus.
L’ordre de mission est-il obligatoire ?
Quand les voyages d’affaires se font rares dans une entreprise, les employeurs ne pensent pas forcément à établir un ordre de mission. Peut-être même ne connaissent-ils pas l’existence de ce document…
Pourtant, c’est un document obligatoire : sans ce dernier, ce n’est pas un déplacement professionnel, mais un voyage privé ! Et d’ailleurs, l’ordre de mission concerne tout autant le collaborateur en voyage d’affaires pendant 2 jours que l’employé envoyé pendant 6 mois chez un client pour une mission d’audit !
Que les déplacements professionnels soient fréquents ou pas dans votre société, c’est vraiment un document contractuel à ne pas négliger : il protège votre collaborateur pendant toute la durée de sa mission à l’extérieur, mais il est également indispensable pour encadrer au mieux les dépenses des salariés en voyages d’affaires.
Comment faire un ordre de mission ?
Certains éléments doivent obligatoirement apparaître sur l’ordre de mission pour que celui-ci soit recevable :
- L’identification du collaborateur (nom, prénom, numéro de l’employé),
- Des informations sur le déplacement (lieu de départ, lieu de mission, date et durée de la mission),
- La nature du voyage d’affaires (formation, salon professionnel, vente, prospection, etc.),
- Les moyens de transport utilisés pendant le déplacement (avion, train, voiture personnelle, voiture de fonction, etc.)
- Des informations précises sur le mode de remboursement des frais pendant le voyage (réel ou forfait, avec un montant global indicatif).
Cependant, il faut bien comprendre que l’ordre de mission doit être personnalisé pour s’adapter aux besoins des entreprises. Par exemple, si une société a l’habitude d’envoyer ses collaborateurs à l’extérieur pour des missions longues de plus de 6 mois, d’autres éléments peuvent figurer sur le document :
- Les conditions de rapatriement,
- La possibilité d’emmener sa famille,
- Le maintien de la sécurité sociale, des prestations familiales ou encore des régimes de retraite et de prévoyance,
- Etc.
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Attention : l’ordre de mission n’a aucune valeur s’il est uniquement envoyé dans le corps d’un e-mail. Il s’agit bien d’un document à part entière, qu’il soit au format numérique ou pas ! |
Un salarié peut-il refuser un ordre de mission ?
L’ordre de mission étant un avenant au contrat de travail, il ne peut normalement pas être refusé par un salarié : le refus vaut pour motif de licenciement.
Cependant, en pratique, un collaborateur peut tout à fait refuser un ordre de mission dans certaines conditions bien particulières :
- Si la mission confiée par l’employeur ne correspond pas au profil et à la fonction de l’employé,
- Si les conditions de la mission manquent de clarté.
Sur ce dernier point, le salarié est en droit de refuser l’ordre de mission en attendant que des éclaircissements soient apportés par son employeur.
En tant qu’employeur, vous avez tout intérêt à établir un ordre de mission clair et précis. Bien évidemment, on trouve des modèles sur Internet, qu’il suffit ensuite de personnaliser en fonction des besoins et des spécificités de la mission. Une fois que vous aurez mis à la disposition de vos collaborateurs ce document légal, les voyages d’affaires seront beaucoup mieux encadrés et vous pourrez enfin optimiser la procédure de remboursement des notes de frais.
Sur ce dernier point, notre outil de gestion des notes de frais vous sera forcément utile : contactez l’un de nos conseillers pour en savoir plus sur toutes ses fonctionnalités.